浅谈人社局档案管理

孙元媛

摘 要：档案管理是人力资源社会保障档案管理中心开展管理工作的重要组成部分，档案管理工作在档案管理中心中具有非常重大的意义，因此需要重视提升档案管理的整体质量水平。本文首先分析人力资源社会保障档案管理中心开展档案管理工作的重要性，探讨档案管理现存的问题，并提出有效加强档案管理的途径，以此将人社档案管理效率和质量提高，使档案管理工作发挥出更关键的作用。

关键词：人力资源社会保障档案管理中心;档案管理;信息化

【中图分类号】G271  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0293-01

档案管理包括内容复杂多样的工作，将这一工作做好，对于社会经济、文化以及政治等发展具有重要意义，科学有效地开展管理工作，可保证档案管理工作的真实性和安全性。现阶段我国社会与经济发展速度较快，人们对于档案管理有着越来越高的要求，人社档案管理中心应该紧跟时代发展步伐来有效应对和优化档案管理问题。采取具有针对性的信息来解决档案管理管理中目前还存在的问题，加强工作人员的档案管理能力及素质，加强管理信息化，并完善构建档案管理制度。并且应高度重视档案管理工作，以此来满足人们在档案管理方面不断提升的要求，向各项工作提供更好地服务。

1 人力资源社会保障档案管理中心档案管理的重要性

對于国家方面来说，人社档案管理在我国发展过程中属于根本性事业，其主要任务是在人力资源方面保障我国各项事业的发展，并且在我国信息系统架构中的重要环节。人社档案管理工作紧密地联系着每个人日常生产生活，在学生就业、人员晋升和开展各种社会保障事业等都在数据方面给予了支持。人力资源社会保障档案管理中心在档案管理方面有着较为宽广的范畴，这能够支持政府执行行政职责，人力资源社会保障档案管理中心有效进行档案管理，能够使政府快速、有效的获取公民相关信息，将行政效率加强，减小行政工作开展的难度[1]。

2 人力资源社会保障档案管理中心档案管理现存问题

因为现阶段人力资源社会保障档案管理中心在管理档案时没有使用大量现代化技术，使得人力资源社会保障档案管理中心档案信息和有关部门信息无法进行同步交互[2]。尽管目前人社档案管理中心很重视现代化技术，并且开展了进行档案管理及数字化加工。在财政方面，已经在积极争取项目金，但由于资金不足，将难以完全实现档案信息数字化管理。除此之外，档案系统并没有全市联网，不可以查找京口区、润州区、丹徒区等辖市区档案。没有电子档案，系统里可参考的信息不足，只能一遍遍的跑库房翻阅档案，耽误时间。档案管理中心开展档案管理工作时，应加强信息化技术，投入较多的管理专业人才，以此来提升档案管理水平和效率。但从现阶段档案管理实际情况可知，工作中缺乏档案管理的专业、信息化人才，档案管理工作很难提升效率和质量。

3 加强人社档案管理的途径

3.1 合理配置各项资源

档案管理中心所开展的档案管理工作比较繁杂，因此应该有效配置人力资源。相关机构需要配备合理的档案管理人员，从而使得档案管理人员在素质和能力上符合管理工作要求，此外，需要明确分配档案管理人员的工作职责，保障档案管理人员有明确的职责和权利。另外，人力资源社会保障档案管理中心严格按照档案管理实际情况构建档案库，同时确保各档案库中具备完善的资源，提供档案管理工作良好的基础设施条件。在人力资源方面，档案管理中心需要做好储备人才和组建人才队伍的工作，可对外招聘更多专业性强、素质高的管理人员。

3.2 提升管理人员的综合素养

档案管理中心应该在档案管理方面积极、系统的培训工作人员，其不仅要学习新型档案管理制度法规，也要根据时代发展创新管理观念[3]。开展档案管理培训过程中，需要注重培养档案管理人员的职业素质，使其具备更良好的职业技能，以此顺利开展档案管理工作。除此之外，在档案管理方面培训管理人员时，应重视理论结合实际，工作人员掌握了新理念后应该落实到实际的管理工作中，将档案管理工作效率提高。人社管理机构应对选人机制进行优化，合理聘用专门档案管理的人才，加强管理水准。

3.3 建设档案管理信息化

在现阶段档案管理的趋势是档案管理信息化，档案管理中心需根据时代发展要求，管理中应用现代化技术，保证实现档案管理信息化。开展档案管理工作时，可通过电子档案来管理，以此提升档案管理效率。除此之外，可建立比较优质信息化档案管理平台，在大数据平台上实现多部门电子协同化办公，从而共享信息资源。

3.4 加强应用电子信息设备

传统档案管理方法会消耗一定人力物力，尤其是在存档方面，会增加工作人员的工作量，而在这一环节中应用扫描仪，能够快速实现纸质档案电子化。扫描仪具备主动纠偏、校对和去黑边等优势，能够轻松扫描不同厚度的档案，可以节省大量的人力和物力，还能够节省一定成本，实现档案电子化，方便信息的共享和查阅，并且能够保障档案信息的安全性。

3.5 落实档案库房“八防”

档案库房“八防”指的是防高温、防鼠、防潮、防虫、防尘、防盗、防光和防火等内容。档案库房附近不应放置易燃易爆物品和容易造成空气污染的物品，不适合设置在地下或是顶层;库房周边严禁出现明火，构建防火制度，配备消防灭火设备;库房须设有防盗门窗，并可配备电子监控设备，对库房情况进行严密监控;库房内需要配挂防光窗帘，防止阳光直射，应该使用白炽灯，防止日光灯紫外线破坏纸张;库房内应配备去湿机、空调设备、吸潮剂、使库房温度和湿度达到平衡;配备吸尘器，以及时吸取灰尘;档案柜上放置防虫和防霉药品，防止其损害档案，并定期进行检查。

结束语

人力资源社会保障档案管理中心开展档案管理工作具有重要意义，而目前人力资源社会保障档案管理中心档案管理还有一些问题存在着，针对这些问题需要优化管理观念、提升管理人员素质、完善管理制度、加强管理信息化，以此促进档案管理工作顺利开展。

参考文献

[1]闫虹娟.大数据时代人社档案管理初探[J].兰台世界，2019（S1）：76.

[2]湛玉凤.浅谈信息化时代人社档案管理途径[J].办公室业务，2019（02）：111.

[3]袁亮.浅谈加强人社局档案管理的举措[J].赤子（上中旬），2017（01）：188.