探讨人力资源和社会保障局个人档案管理的措施

徐莹

摘 要：在人社局之中档案管理是整理信息的基础工作，主要是收集、整理、统计和储存各类信息，并向社会或是个人提供相关信息服务。但现阶段在个人档案管理之中还有很多问题和不足存在着，这将在一定程度上影响工作效果，从而需要采取有效的措施来解决，将管理水平提高，充分发挥出个人档案管理的作用。基于此，本文主要针对镇江市人社档案管理中心档案管理展开分析，首先分析加强个人档案管理的意义，提出管理中存在的问题，最后提出有效开展个人档案管理的措施。

关键词：人力资源;社会保障局;个人档案管理

【中图分类号】G275  【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）18-0290-01

在档案管理中心中其开展的个人档案管理工作会比较繁杂，因此档案管理者为有效进行档案管理，应该端正态度，创新自身思想，探索出更合理、有效的管理方法，保证顺利开展个人档案管理工作。根据现阶段档案管理中心管理工作来讲，其中个人档案管理还有一些问题存在着，若是没有及时解决这些问题，将会在一定程度上影响档案管理工作，并且也会对档案管理中心开展的其他工作造成影响，所以需要应用合理的措施加强档案管理中心个人档案管理。

1 加强个人档案管理的意义

档案管理中心所开展的个人档案管理主要内容是收集、统计和保管个人档案。这一工作的开展紧密联系着社会各层次合理统筹管理人力资源，对失去劳动力后的社会群众生活保障、构建和谐社会有一定影响，所以需要加强个人档案管理，将管理水平提升，将这一工作的作用充分发挥出来，使企事业单位合理了解并掌握不同人才信息，以此来优化人才结构，提升市场竞争力，促进各行业可持续发展。

2 个人档案管理现存问题

2.1 档案管理未实现电子化

目前我国网络技术发展速度较快，人们生产生活中广泛应用计算机技术，其能促进社会进一步发展。目前一些企业、事业单位、学校图书馆等实现了档案管理的电子化，能够将办公效率大幅提升[1]。目前档案管理中心开展档案管理工作中不断探索电子化档案，但是还没有完全掌握现代技术和电子信息化设备，从而难以共享信息，无法及时核实相关信息，办公效率随之降低，无法及时完成大量工作。

2.2 管理人员需进一步提升业务素质和水平

个人档案管理属于具有较高系统性的工作，有着较大的工作量并且比较繁琐。因此，档案管理人员应熟练了解和应用先进管理技术，并且掌握档案管理专业知识，具备较强责任感、良好职业素养和严谨工作态度及思维。除此之外，应该加强档案管理人员在思想道德方面的建设，使其认识到档案管理对于保障社会的重要性。档案管理人员也需要熟练应用计算机技术，掌握更多信息化和数字化的先進技术，使其具备较高业务素质和水平。

3 个人档案管理的措施

3.1 优化档案管理理念

为了有效开展人社档案管理工作，应该积极宣传和推广档案管理工作，并与相关机构合作，在管理中投入各项资源，建设基础性档案管理的设施。人力资源社会保障档案管理中心在整理档案工作做好，并对现有档案进行完善，所以需要完善构建人社档案管理综合性的服务，以保证有规范、完整的档案。除此之外，需要转变管理观念，通过这一途径，加强管理人员以及领导人员的档案管理理念，以此在日常档案管理工作中合理处理相关档案管理难题。加强档案管理综合服务，对职责进行有效协调，从而有序开展档案管理整体事务[2]。

3.2 有效开展宣传教育工作

进行个人档案管理时，档案管理中心领导层应从不同层次把握这一工作，应提高自身的思想认识，认识到个人档案管理的重要性。领导者可应用现代化宣传以及教育载体，对管理人员进行管理相关知识的教育，根据岗位职工具体情况，进行系统、有层次的教育，使其在相关知识学习中认识自身工作重要性，从而将个人档案管理意识提高，并积极投入到管理工作中，从而有效管理个人档案资源，为单位或是个人提供良好档案服务，以此在根本上提升利用档案资源的效率。

3.3 提升管理人员的综合素养

管理人员是开展档案管理工作的主体，管理人员管理能力以及专业素养对于档案管理合理开展具有重要意义，因此需要提高工作人员综合素质。人力资源社会保障档案管理中心应该在档案管理方面对管理人员进行合理培训，其不仅要掌握管理知识和技能，也需创新管理观念，掌握新型档案管理制度法规[3]。在培训和教育过程中，需要注重培养档案管理人员的职业素质，以此顺利开展档案管理工作。除此之外，可通过理论结合实际的方式来培训档案管理人员，管理人员在掌握新理念后需要应用到实际管理工作中，提高档案管理工作效率。人社管理机构应优化选人机制，合理聘用专门档案管理的人才，加强管理效率和质量。

3.4 完善个人档案管理制度

为保证个人档案管理具有良好效果，应该完善相关管理制度体系，以此来指导和规范管理工作，这要求管理制度实践性较强，并在不同层面来分析个人档案管理中存在的问题以及制度存在的漏洞，根据这些问题制定有效措施来规范制度。从而可在协调统一中细化管理制度，在工作中落实管理制度，在个人档案管理中提供依据，将制度作为中心，以政务公开为基础来优化管理流程，监管过程中需要对内部管理情况进行定期检查，以有关规定为基础，惩处违反法律以及纪律的行为，将制度作用充分发挥出来，进而提升管理权威性，并及时更新档案信息，保证其质量[3]。

3.5 强化个人档案管理信息化

目前信息技术持续发展，档案管理中心可应用信息化设备进行管理，以此提升工作质量和效率，用电子档案逐渐取代纸质文件。例如，应用扫描仪，能够快速实现纸质档案电子化，其具有主动纠偏、校对和去黑边等优势，可实现档案电子化，方便信息的共享和查阅，并且能够保障档案信息的安全性。在个人档案管理实现信息电子化是必然的发展趋势，加强信息化建设，满足个人档案管理要求，并配备管理信息化技术和基础设备，实现电子档案管理，避免损坏档案原件。

结束语

档案管理中心档案管理紧密联系着民生，而目前档案管理中心开展档案管理工作具有一定难度。因此需加强个人档案管理，应用良好的信息技术，优化建设平台，合理开展管理工作，促进社会进一步发展。

参考文献

[1]胡娟.人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究[J].办公室业务，2020，（5）：144，146.

[2]韩辉.人力资源和社会保障局个人档案管理的措施研究[J].卷宗，2019，（24）：8.

[3]李在江.探讨人力资源和社会保障局个人档案管理的措施[J].西部皮革，2016，38（2）：153.