企业的档案意识及档案人员的全局意识

唐雪梅

中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）06-093-02

摘 要 近些年我国核电事业有了飞速发展，从早期的适度发展已经转变成为了积极发展的态势。对于核电企业来说，在其运行过程中的档案管理是非常重要的，利用科学合理的档案管理可以对整个核电项目建设过程进行完整记录，以此来对企业运营管理提供准确参考。因此企业要意识到档案管理的重要性，不断优化自身的档案意识，同时也要加强档案管理人员的意识，全方位提升档案管理工作的质量以及效率。本文主要阐述企业如何增强档案意识以及档案人员提升全局意识，提升档案管理水平，促进企业的进一步发展。

关键词 档案管理 档案意识 档案管理人员

对于现代企业来说，想要在激烈的竞争中取得健康发展，一定要加强企业的管理水平，其中最主要的部分之一就是档案管理，这是企业完善现代管理体系、确保健康可持续发展的关键措施。因此企业一定要树立起档案管理意识，确保企业档案向着更加科学、现代化管理方向转变。

一、新时期核电企业档案的特点及档案管理的重要性

（一）核电企业档案特点分析

第一，档案内容复杂性较高。核电项目建设过程中会涉及到非常多的内容和领域，属于综合性的工程，会牵扯到建设单位、承包单位、勘察设计单位、监理单位等等，涉及到的人员类型也较多，包括法人、专业技术人员、档案管理人员，等等[1]。

第二，具有较强的专业性。核电建设档案具有非常强的专业性，重点形成在特殊的技术领域，属于非常重要的信息资源。例如在核电建设过程中涉及到具体施工方面的资料就包括钢筋安装、墙体砌筑、地面防水等等，这些资料档案都具有非常强的专业性。一定要确保专业资料档案的准确性才可以真正反映出核电建设项目的实际情况。

第三，具有不可重复性。现代数码技术的快速发展使得利用影像的方式记录核电建设的过程非常方便，但是并不用将所拍摄的所有资料都进行归档，这会造成较大的资源浪费并提升档案管理成本。所以在核电建设档案管理时一定要遵照择优选择的原则。同类照片或者影像要进行有效的筛选，将最具有代表性的进行存档，保证其清晰性、完好性、不可重复性。

（二）核电建设档案管理的重要性

第一，档案能够对核电建设的整个过程各种活动进行记录，可以以此为基础给企业进行决策、计划的制定以及经验总结提供参考和依据。

第二，通过档案能够对核电建设成果进行准确记录，档案的验收也是整个建设项目验收的关键部分，通过对档案的建立、验收整个过程的控制能够更好的确保核电建设的顺利实施；

第三，对文件的收集、整理、立卷、移交形成最终档案的整个过程，能够为核电建设保存最为真实、详尽的记录，从而为后续核电安全运行以及维护提供准确的参考依据，同时也为类似的核电建设项目提供有效的参照[2]。

二、企业要不断加强档案意识

（一）加强档案的法律意识

我国已经建立起了完善的法律体系，对于企业来说通过档案能够准确记录企业的行为，是企业从事相应经济活动的凭证，其对于维护企业的经济权益以及整个社会的市场经济秩序都具有非常重要的作用。所以企业一定要加强档案的法律意识，利用企业网络、内部社交平台、企业微信公众号等多种方式加强《档案法》的宣传教育，形成全员档案管理意识（如图1所示），确保企业的领导人员以及职工能够意识到档案的重要性以及法律意识，确保《档案法》得到有效落实。例如企业要定期组织职工实施《档案法》《保密法》等相应法律法规的学习和考试，以此来提升职工法律意识，将企业的档案管理归入到企业管理体系当中，确保档案工作法制化发展。

（二）加强档案的参与意识

企业档案要以服务企业生产经营为职能，要充分了解经营需求，尤其是加强企业基建、科研以及设计方面的动态性服务，在确保档案收集完整性的同时及时明确企业需求，提供相应的服务。档案管理工作要深入到每个部门以及項目建设现场，要积极主动到相应部门收集资料，要监督相关人员不断完善文件的归档，辅助业务部门完善档案资料的归档，特别是在企业项目验收、科研成果鉴定等方面档案管理人员都要参与其中，监督档案资料的整理，提升档案前期控制力度，不断完善档案的库存[3]。

（三）加强档案的服务意识

对于现代企业来说，开展档案工作要建立在服务企业经济发展的基础上来进行，档案工作属于服务性工作，所以档案工作也要以此为出发点最大程度发挥档案的效益。企业想要健康发展、提升自身竞争力，不仅要加强市场信息的收集，同时也要从档案资料中深入挖掘更有价值的信息，实现档案收集—整理—保管—统计—鉴定的全方位管理，全面服务于企业的管理决策，提升服务水平。

（四）加强档案的创新意识

随着近些年计算机网络技术的快速发展，数字化电子文件已经成为了最主要的形式，档案从收集到利用的全过程都在纳入到企业档案管理体系当中，档案管理部门需要充分结合现代信息化技术，实现档案的创新性发展。

第一，要严格遵照国家已有档案标准规范（例如《中国档案分类法》《档案著录标准》等）加快原有纸质化档案的数字化转变，建立起企业的档案信息管理系统，能够通过网络方便的进行浏览、检索以及应用，在授权范围内各个部门都可以利用网络了解并利用档案，并且也能够确保企业信息资源得到保护。另外，要加强企业档案数据库的建设，遵照标准规范对于档案进行分类归档，可以利用扫描设备快速将其录入到数据库，同时也要对其实施剪裁、拼接、修改以及压缩之后存入到相应硬件设备中。相应授权用户能够对数据库内容实施浏览以及检索，以便提升档案的利用率。

第二，档案管理的现代化发展要按照两阶段分步实施，首先要加强档案现代化管理系统的建设和完善，加强和项目建设相关部门的沟通建立起相应的信息数据库，确保相应人员能够及时获取所需信息，以此来推动项目建设发展；之后档案管理部门要按照国家以及行业相关的企业档案管理规定建立起满足网络化档案管理的相应标准规范和管理制度，针对网络化档案管理方面的问题（例如相关资料的审核、审核手续的确认、用户极限设定、过期资料的收集以及销毁等）进行明确规定，不断提升管理水平。

三、企业档案管理人员的全局意识

企业档案管理人员所具有的意识直接影响着档案业务的工作质量和效率，对于推动企业档案工作发展具有重要作用。随着信息化、数字化技术的快速发展，企业的档案管理工作也有了全新的局面，档案管理人员要与时俱进，形成全局意识，进一步推动企业档案管理工作的发展。

（一）档案管理人员要具有较强的服务意识

档案工作的相关社会活动、职能以及工作方式都体现了其服务的属性，其属于服务性比较强的工作，所以档案管理人员一定要意识到此种属性，要在工作中树立起以人为本的服务意识，这是做好档案工作的基础。在实际工作中要积极主动、热情周到，能够主动深入到各个部门了解对于档案应用的需求，进入到项目建设现场明确项目建设过程中对于档案的利用情况，分析档案对于各部门和项目建设所起到的作用，以此为基础积极主动的优化调整档案工作流程、创新服务手段，提升档案利用率。

（二）档案管理人员要具有较强的法律意识

《檔案法》对于档案的收集、整理以及利用等都进行了较为明确的规定，所以档案管理人员也要严格遵照法律的规定进行工作，严格按照《档案法》规定的内容进行工作，绝不超越限定范围。在工作中一旦发现存在违反法律规定的行为要及时上报，严重情况下报送相关执法机关进行处理。这样不但能够对自身工作进行有效规范，同时也可以确保企业的档案管理工作逐渐形成“依法治档”的局面。

（三）档案管理人员要具有较强的保密意识

从国家层面来看，档案直接关系到国家的安全、相关政治和军事活动以及经济发展情况，而对于企业来说，档案同样影响着企业的经济活动以及经营发展，特别是对于核电企业这种具有较强技术要求、影响国家发展建设的关键性企业来说更是如此。所以对于企业档案管理人员来说，一定要严格遵照《保密法》的规定开展工作，要不断提升自身的保密意识，通过教育培训等方式加强事业心和责任心的建设，形成较强的保密意识和严谨的工作作风。要确保所负责的工作流程清晰、手续完整，同时要避免无意识泄密行为的发生。因为档案管理人员会时长接触到企业核心内容（包括技术数据、经济数据等），这些影响到企业发展的关键性内容会随着档案工作人员的某些社会活动转移到不同类型的场合当中，在这些场合档案工作人员容易形成无意识泄密行为，会对企业甚至国家造成严重损失。因此档案管理人员要在思想深处形成严格的保密意识，不管在何种场合都要避免相关资料的外泄，严守企业核心机密，将其作为自身的职责以及义务。

（四）档案管理人员要具有较强的创新意识

社会的发展需要建立在创新基础上，同样企业的档案管理工作也要建立在创新发展基础之上，缺少创新意识就很难处理好目前档案工作在理论和实践方面的矛盾。特别是随着技术水平的快速提升，核电项目所涉及到的内部不断增加，所形成的档案类型也呈现出多样化的趋势，所以档案管理人员要不断创新发展，建立起锐意进取的创新精神，与时俱进，只有这样才可以真正解决档案工作的问题，提升档案工作质量和效率，摸索出企业档案工作的全新发展方向。

四、结语

企业面对激烈的市场竞争要不断加强管理水平，其中最主要的内容之一就是档案管理。企业要意识到档案管理的重要性，建立起法律、服务、创新等多种意识，完善企业管理范围，从根本上推动企业管理水平的提升，为企业健康可持续发展打下良好基础。

参考文献：

[1]李文慧，马春华.浅析企业档案信息化管理及利用[J].经济研究导刊，2020（3）：15-17.

[2]王巍.关于企业档案人员应具备的能力的思考[J].办公自动化，2017（1）：18-19.

[3]刘亚军.试述企业档案意识薄弱的原因及对策[J].兰台世界，2017（7）：88-91.