机关单位疫情防控工作文件材料归档原则探析

姜素兰 谢永宪

摘要：各级党政机关和人民团体在疫情防控工作中形成了大量有保存价值的文件材料。对于这些材料的归档，要坚持全面性、全程性、及时性原则，确保疫情防控工作文件材料齊全、完整、规范、有序、安全、可用。

关键词：新型冠状病毒肺炎 疫情防控 文件材料 归档 档案

新型冠状病毒肺炎（以下简称“新冠肺炎”）疫情防控是一场人民战争、总体战、阻击战，没有哪个机关、哪个人可以置身事外。在党中央的统一领导和及时部署下，经过我国各级党政机关和人民团体的紧急行动、全力奋战，疫情防控形势持续向好，正在扩大疫情防控阻击战的战果。在这个过程中，各个机关单位响应号召，迎难而上，开展了大量扎实、有效的工作，发生了无数感人奋进的英雄事迹，同时形成了数量可观的疫情防控工作文件材料。

根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关法律、法规、规章对档案工作的相关要求，机关单位疫情防控工作文件材料需要坚持全面性、全程性与及时性原则，实现文件材料的集中统一管理，确保疫情防控档案的齐全、完整、规范、有序、安全、可用。

一、遵循全面性原则，确保疫情防控工作文件材料齐全、完整

疫情防控工作文件材料归档要遵循全面性原则。在疫情防控工作中机关单位形成的所有来源、所有内容、所有类型、所有形式的文件材料都要归档，做到应收尽收、应归尽归。

（一）文书类文件材料

这类文件材料主要包括纸质文件和电子文件，具体内容包括：

1.中央、国务院及有关部门，市委、市政府及有关单位，市新冠肺炎疫情防控工作领导小组及有关机构关于新冠肺炎疫情防控工作的指示、决定、通知等文件材料。

2.各级领导在疫情防控工作中的重要批示、指示和讲话等文件材料。

3.各级领导检查、调研本单位疫情防控工作时做出的指示、讲话等文件材料。

4.上级机关在疫情防控工作中制发的规定、意见、通知，以及召开专门会议的文件材料。

5.向上级机关报送的请求、报告、函及复函等文件材料。

6.本机关和各部门在疫情防控中形成的各项制度、工作方案、应急预案，以及制发的通知、意见等文件材料。

7.记载和反映本机关和各部门疫情防控专项工作的文件材料。

8.记载和反映本机关疫情防控期间复工复产的文件材料。

9.记载和反映本机关支援全国疫情防控的文件材料。

10.本机关防控健康宣传活动中形成的宣传图册、宣传画、战“疫”作品，以及新闻宣传报道等文件材料。

11.本机关在人力、经费、物资等保障工作中形成的文件材料。

12.本机关和各部门关于疫情防控工作的全面总结、会议记录、大事记等文件材料。

13.其他有保存和利用价值的文件材料。

（二）声像类文件材料

这类文件材料主要包括照片、录音、录像等，具体包括：

1.各级领导检查、调研本单位疫情防控工作中形成的声像材料。

2.召开的各种会议以及举办各项宣传活动中形成的声像材料。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存价值的声像材料。

（三）实物类文件材料

这类文件材料具体包括：

1.各级领导、社会知名人士检查、调研本单位疫情防控工作中形成的题词、签名等。

2.在疫情防控工作中获得的集体和个人荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗、牌匾、光荣册等。

3.在疫情防控工作中形成的其他有保存价值的实物类文件材料。

二、遵循全程性原则，确保疫情防控工作文件材料规范、有序

疫情防控工作文件材料归档要遵循全程性原则。机关档案室要全程参与疫情防控工作的文件材料整理，担负监督、指导的职责，在流程与规范上，确保疫情防控工作中所有时间点上形成的文件材料都符合归档质量要求。

（一）提前介入，全程进行“线上”业务指导

疫情期间，为了更好地记录和保存机关单位战“疫”实况，档案室可以通过电话、微信、视频会议等方式，开展疫情防控文件材料归档工作的业务监督指导，使各部门档案员明确归档责任和任务，熟悉工作流程、标准和要求，具备完成工作的业务技能和意识，做好前端控制。档案室党员干部要发挥带头模范作用，值班值守，确保疫情防控期间档案工作的每个流程安全、规范、科学、无误。

（二）明确重点，加强归档文件材料质量控制

疫情防控归档文件材料的质量控制贯穿始终。归档文件材料质量应满足《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》等相关规范性文件的质量要求。第一，归档文件材料须为原件，题名、时间、作者等要素要准确。第二，纸质归档文件材料应字迹清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸书写。第三，归档文件材料不能含有易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。第四，电子文件应与其元数据一并归档，且确保元数据齐全完整，无遗漏或残缺，电子文件与其元数据应建立持久有效的关联。第五，电子文件应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。第六，归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、坚持及时性原则，确保疫情防控工作文件材料安全、可用

疫情防控工作文件材料归档要坚持及时性原则。在疫情防控工作的文件材料整理过程中，机关档案室要及时发现问题、解决问题，为归档文件材料的安全、可用提供专业技术保障。

（一）及时跟进，确保疫情防控工作文件材料安全

疫情防控工作中，各部门、每个人都处于高度忙碌和紧张状态，加之有些部门对文件材料归档工作不熟悉，容易产生忽视文件材料归档工作的情况。机关档案室应具有全局性眼光，明晰机关疫情防控工作的整体布局，清楚形成重要文件的关键节点，掌握应归档文件材料的分布、运转和管理情况，制定单位疫情防控文件材料归档范围及疫情防控档案保管期限表，及时开展收集工作，留存具有保存价值的文件材料，避免散失。

（二）随时归档，确保疫情防控工作文件材料可用

习近平总书记在中共中央政治局常务委员会上指出，“各级党政领导干部特别是主要领导干部要坚守岗位、靠前指挥，在防控疫情斗争中经受考验，深入防控疫情第一线，及时发声指导，及时掌握疫情，及时采取行动，做到守土有责、守土尽责”。疫情防控档案是疫情最真实、最可靠的信息源，是各级政府部门快速、及时做出判断、采取行动的重要参考依据。因此，疫情防控工作文件材料要做到及時归档、随时归档，保证归档过程的有序化和条理化，将机关档案室打造成为疫情防控工作的可靠信息源。

四、结语

档案是连接过去、现在和未来的桥梁。疫情防控工作档案可以真实、完整地再现机关单位战“疫”历史场景，使之留存于后人，传播于世界。习近平总书记在中共中央政治局常务委员会上指出，“疫情防控不只是医药卫生问题，而是全方位的工作，各项工作都要为打赢疫情防控阻击战提供支持”。档案工作者要认真领会总书记的疫情防控工作精神，把思想和行动统一到党中央的部署上来，把归档工作抓实抓细抓到位，始终做到守土有方、守土有责，奋力夺取疫情防控阻击战的最终胜利，服务防疫工作大局。

*本文为北京联合大学“普通本科专业核心课程建设项目——档案管理学”“研究生学科特色课程建设项目——现代档案管理理论与实践”两个阶段性研究成果。

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作者单位：北京联合大学