用好周报制度，勿忘“三板斧，九字诀”

李海燕

关于周报，不得不说这么一个小小的管理工具，却大有门道。

上一期，笔者和大家沟通了什么是好周报。即使再好的管理工具，也只有用起来，你才能真正体会其魅力所在。正如笔者每写一次周报，都会有新的感知和收获。

同时，我也在看团队每一位伙伴的提交情况。从推行周报机制到现在写文章时为止，已经10多期了。既然说21次才能形成习惯，那么大家已经熬过了最不适应的时候。于是，我近日给公司管理干部又一次分享并復盘了周报的推行及内容，以期每个人可以注入心力，让周报真正助力公司业务发展，并能让员工进入“十分”状态。

如果你的公司刚开始推行周报，那么到底要注意什么？有什么要诀？在此，笔者本期与大家分享一下周报推行的“三板斧、九字决”，相信周报的内涵及推行要点便一目了然了。

一板斧：时必督

为使周报更有价值，我们确定了周报提交的时间，即员工周六提交，管理者周日提交。为什么这样规定？其核心目的是为了让管理者可以先了解下属的工作状态、完成情况，以及需要的关注点等方面。

在初期推行此事时，我发现大家往往不记得何时提交周报。这时，监督提醒变得尤为重要，先解决从0到1的问题。因此，做还是不做是推行周报的第一步。

于是，我们一般通过晒周报及系统提醒“双轮驱动”的方式来施行周报制度。要想做好周报，应用信息系统将使这项工作更智能化。

晒周报即在公司的管理干部群里，晒每个部门所有成员周报提交的情况。比如，xx部门人数：xx人;按时提交：xx人;未按时提交：xx人。

以这种群里通晒的方式来督促周报的按时提交率。还有一种方式，即在信息系统中，可以实时清楚下属的周报提交情况，没有按时提交周报的员工，则会被提醒（如系统提醒、邮件提醒、短信提醒等）。提醒之路无处不在，只为大家按时提交。

这看似小事，但坚持起来却并不容易。并且，这也是周报推行过程中的首要一步，千万不可小视。

二板斧：收必评

各位试想，如果你提交的事项得不到反馈，将会是什么感受？人在发出一个信息后，接下来的就是期待有一个反馈。

反馈有两种方式，即一级反馈及二级反馈。一级反馈，是指收到员工的周报以后，只反馈评价结果，即好或不好，但并不说明具体原因;而二级反馈，是指不仅明确评价结果，同时还要写出好与不好的原因到底是什么。

比如，某个员工将所有的工作均明确出了工作的成果，但没有总结与反思，周报呈现的是以下内容。

招聘：本周面试42人，初试通过11人，复试通过5人，发offer2人——设计师1人、数据专员1人……

你看出来，这有什么问题吗？与“优秀周报”做一下对比，想必你一定会找到问题点。而作为直接领导，你将会怎么做呢？你可以回复“收到、加油”，也可以进行有意义和价值的点评。

有一位管理者，对周报进行了明确的二级反馈，即从周报的表达中帮助员工尝试突破，从讲事实到讲目标、讲结果、讲路径和讲收获。

到了提交新一期周报时，此员工将周报修改为：

“本周目标：数据支持1-2周内到岗，设计师、客户经理持续补员;策略：数据支持调整为第一需求，重新盘点岗位技能要求后调整面试内容;结果：本周面试31人，初试通过9人，复试通过5人;发offer3人——数据支持1人，室内设计师1人，客户经理1人;到岗2人——数据支持1人，室内设计师1人。

“总结：招聘结果不好时，及时深入了解招聘需求、技能、岗位等详细信息。很多时候，招聘效果不好是方向有问题，调整后可更好地解决问题。”

因此，大家可以比较一下有反馈与没反馈的区别，以及一级反馈与二级反馈的区别。管理者用短短几句话对于下属的反馈，将会成为下属成长过程中的关键点。

周报制度的优势是什么？一是所有人写周报时不再糊弄，因为开会时所有部门同仁都会看到;二是周报内容将作为工作评价的基础，于是需要字斟句酌、认真考量;三是白纸黑字确定的事项，未来可查

从改进后的这段工作总结中，你有没有发现这样的周报很有价值，即：找到了招聘的突破口，并进行了反思、沉淀与描述。不仅如此，管理者还会看出员工的成长。同时，从管理者的反馈中，也可以反映出管理者的认知、能力与水平。只做一级反馈的管理者，看不到员工出现问题的核心点，则无法提出，也无法帮助员工成长; 而能给出二级反馈的管理，也通常是一位合格的管理者。

三板斧：会必议

对于一个组织来讲，仅通过考核推进工作无疑过于被动，因此过程管理与结果考核就显得尤为重要。而过程管理常用的一个工具，就是开例会。很多企业都是开周例会的，笔者也是如此。每个部门在开周例会的同时，均要先讲一讲上周的总结与本周的计划。各位有没有发现，这和我们推行的周报又是一脉相承的。

但在企业发展过程中，经常出现“两张皮”的现象，即说的是A、做的是B、考核是C，这也是我的亲身经历。于是，我常想一些企业在这么“不靠谱”的前提下，还能取得不错的业绩，如果真正能够做到3A，即说的是A、做的是A、考核是A，那么这家企业得有多牛啊！

而周报就是这样的一个神奇的工具，可以帮助我们实现3A。

具体怎么做？笔者给大家推荐一个“三字诀”。过去，来沟通工作进展、问题和对策，都要做会议纪要，现在就不用了。因为在周报的系统上，均明确写着大家的总结与计划。在开会的过程中，只要认真地对应周报内容来汇报、讨论、复盘、推进就可以了。

试想，这样做的最大好处是什么？一是所有人写周报时不再糊弄，因为开会时所有部门同仁都会看到;二是周报内容将作为评价的基础，于是需要字斟句酌、认真考量;三是白纸黑字确定的事项，未来可查。于是，大家会变得更加认真高效。同时，这也成为彼此学习的机会，每个人都会看到别人的周报，当所有的事从桌下搬到桌面上的时候，往往会减少许多职业倦怠感与懒惰。这岂不是一举两得？组织、个人都受益。

可见，小小的周报对组织大有作用，但若没有耐心、恒心、毅力，也不可能成功。所谓“念念不忘，必有回响”，就让我们静待花开。

（本文作者系爱空间科技副总裁、资深人力资源从业者）

责任编辑：庄文静