浅谈如何加强体育赛事电子档案管理

宋婷婷

秦皇岛市作为举办过奥运会和亚运会的体育名城，每年开展的体育活动约110余项，产生了大量档案资料。随着计算机、网络、多媒体技术的发展，档案载体也由传统的纸质向电子数码方面发展，产生了大量的电子档案。目前秦皇岛市体育局保存有体育赛事电子档案光盘200余张、音像资料500GB，真实记录和再现了体育赛事的整个过程与各方面情况，在指导、协调全市竞技、群众体育活动，组织运动员赴全国各地参加比赛，主办、承办各项大型体育赛事，全面贯彻实施全民健身计划等方面发挥了至关重要的作用。为了加强对体育赛事电子档案的管理，形成了一套完整体系和制度，充分发挥档案作用为赛事服务。

一、领导重视，建立健全各种管理制度

没有规矩不成方圆，建立健全科学的管理制度对加強档案工作意义重大。一是明确分管领导，由分管领导负责档案管理工作，并将档案工作列入议事日程。对档案工作的机构设置、人员配备、库房建设、业务建设、所需经费等方面发现的问题及时研究解决。二是制定符合单位档案特点的档案管理办法并纳入机关管理制度中。建立了文件收集归档制度，档案保管、整理、利用、保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理、电子档案管理等专项制度。制定了符合本单位特点的档案归档制度，以保证归档文件的齐全、完整。由于制度完善，档案工作做到了有法可依，有章可循，逐步实现了依法治档。三是明确专人负责档案的收集、保管、利用。局里明确一人负责档案工作，其他社团设置一名兼职人员负责本部门体育赛事档案工作。遇到重大赛事，则直接派人全程参与收集。四是实行绩效管理，制定明确的岗位绩效目标。明确职责和任务及完成时限，保证赛后及时收集、归档，确保档案齐全完整，并进行规范整理，最后由局档案室统一保管。并将此项内容作为工作人员的评先及奖惩依据。

二、增强档案意识，提高服务理念

档案意识，是指人们对于档案和档案工作在国民经济、文化和社会生活各个方面所起作用、所处地位的认识。档案意识的强弱，直接影响着人们对档案工作的认识程度。一是结合档案目标管理认定工作，将档案工作纳入议事日程，得到领导的大力支持，使档案工作准确清晰、健康发展。二是领导带头做好体育档案资料的归档工作，将外出参加外地举办赛事的活动手册、宣传资料以及采集到的视频资料及时交档案部门作为档案资料进行保管。三是树立“为国守史、为党管档”意识。每年利用国际档案日及法制宣传日，开展《档案法》宣传教育，提高社会的档案意识。通过举办展览、培训、参观学习、交流经验等方式提高工作人员的档案意识，增强从事档案工作的自豪感和荣誉感。

三、完善设备设施，提供物质保障

秦皇岛市体育局十分重视体育赛事电子档案工作，为电子档案的保管提供强有力的物质保障。一是按照电子档案管理要求设立专门的档案室，并按照库房“八防”标准严格进行管理。二是配备与各部门相互兼容的计算机及操作系统，保证归档的电子文件有效识别。三是购置档案柜、空调、防磁柜、消毒机等设施设备，专门用于声像、电子档案的保管。

四、科学分类，规范管理

为规范管理每年产生的大量体育赛事档案，首先进行科学分类。按照比赛项目结合年度的整理方法对体育赛事档案进行分类，并划分保管期限。整理过程中遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系。其次将整理好的档案分门类录入计算机，录入时严格按照著录规范进行，确保不漏项，实现档案计算机检索，利用计算机进行管理，提高了查全率、查准率。同时按照档案信息化要求，对非电子档案进行数字化，实现资源共享。再次按照档案的内容及载体分类保存。按照文件、照片、影片、光盘及实物等分类保存。最后，电子档案至少制作两套，一套用于封存保管，一套用于平时利用。同时对入库的电子档案每两年进行一次抽检，抽检率要不低于40%，确保发现问题及时补救。

五、发挥参考作用，为社会服务

档案工作的最终目的就是为了利用。体育赛事电子档案是重大体育活动过程中直接形成的具有保存价值的录音、录像等，真实记录了比赛的各个环节。由于赛事电子档案客观真实、体积小携带方便、可以多次复制并反复利用也不损失其原貌的特点，可以随时随地满足多人同时对同一档案的需求，提高档案的利用率，最大限度发挥档案的作用。

秦皇岛市体育局在进行大型赛事组织之前，都调取往年的比赛录音、录像，详细分析各环节设置的特色及应注意改进的问题，吸取比赛中的教训，总结相关重大体育赛事举办经验，制定更加完备的赛事工作计划，达到事半功倍的效果。如2018年秦皇岛国际马拉松暨全国马拉松锦标赛，查阅前几年马拉松赛事电子档案资料，参考之前马拉松赛前准备、赛中运营及赛后收尾工作，掌握有效数据，制定《2018年马拉松总体工作方案》《目标责任分解表》《倒排工期表》，为此次马拉松成功举办打下了坚实的基础。

利用赛事电子档案进行宣传。我们利用赛事电子档案制作成宣传片，在电视、微信、微博等网络平台上播放。通过真实再现赛事过程中的各种奋勇拼搏、激励人心的场景，来丰富和拓展秦皇岛体育名城的内涵，成为宣传赛事、扩大赛事影响力的有利武器。为推介秦皇岛，宣传秦皇岛起到了很好的社会效果。

六、加强体育社团管理，规范赛事活动档案

秦皇岛市体育局按照体育社团发展的总体要求，推进“放管服”改革，实现行政监管、诚信自律与社会监督有效结合。制定体育社团赛事管理办法，加强业务主管单位对社团业务范围内活动的业务指导和赛事的跟踪管理。不断完善赛事活动管理体制和运行机制，保证赛事档案归档齐全完整。利用档案服务“体育+”和“+体育”，推动体育与文化、旅游、卫生、教育、健康、养老等深度融合，促进体育与相关领域形成相互包容、相互融合的发展新格局，助推沿海强市、美丽港城和国际化城市建设。

体育赛事电子档案就是为了更好地服务赛事，提高赛事水平。在如何加强赛事档案管理和服务理念上不断创新和优化，以适应新形势下体育赛事电子档案的管理。

作者单位：秦皇岛市体育局