浅谈医院紧急采购档案管理的规范措施

摘要：面对紧急情况的突然爆发，对医院防护用品等物资的保障机制提出了更大的挑战。在紧张的形势下，医院均采取了防控物资的紧急采购流程，但是由于时间紧迫，紧急采购流程缺乏规范，造成紧急采购档案管理的混乱和无序。所以探索制定规范化的紧急采购档案管理意义重大，本文将对紧急情况下医院紧急采购现状和紧急采购档案管理存在的问题进行分析，并提出相应的规范化措施。

关键词：紧急情况;医院;紧急采购档案管理

1.紧急采购现状及存在的问题

现阶段我国医院紧急采购的秩序相对混乱，呈现出采购市场紧急和短缺并存的情况，各个采购方通过各种途径，利用各路人脉和手段抢购物质，造成了积极恶劣的影响[2]。其次目前紧急采购流程缺少具体的操作流程和规则，紧急采购活动尚处于一个摸索的阶段。并且在选择供应商的过程中，由于各种因素的影响，时间紧迫、任务紧急，导致选择时很容易出现违法乱纪的情况。在采购的过程中各种资料、记录凭证等缺失或者不完整，紧急情况下的采购随意性较大，采购过程缺少相关记录。最后目前对于采购的监管难度较大，由于缺少相关法律法规，各个监管部门的权责划分不清，导致监管不到位。

2.紧急采购档案管理现状及存在的问题

目前较多医院缺少专门针对紧急采购的档案管理规章制度，在档案管理中仅停留在收集档案这一层面，档案收集整理工作和实际业务不同步。采购档案管理制度的缺失导致档案管理的混乱，此外，在进行档案移交和归档的时候也欠缺完整性。同时部分医院在档案管理中职责划分不清，各自为政，存在重复管理或者管理不到位。这主要是因为档案管理标准不统一造成的，缺乏严格的流程和规范。并且部分档案管理人员欠缺专业业务和知识，导致归档意识不强，档案管理工作呈被动状态。

3.紧急采购档案管理的规范化措施

3.1重视紧急采购档案管理

对于档案管理工作人员和采购工作人员，需进行定期有针对性的培训，通过专家授课，学习观摩、专业技能培训等活动来提升员工的职业技能和安全意识，提高档案管理工作人员的专业水平和业务技能，转变对紧急采购档案管理的应用意识，提高档案资源利用效率。

3.2划清采购档案管理职责

在日常管理中，通过制定的规章制度，有效的约束采购相关人员按照采购档案管理的要求认真的做好每一次采购工作。购人员采购完毕要及时将紧急采购项目档案按要求初步整理，移交档案管理人员。以免造成采购档案分散或遗失情况的出现。

3.3制定紧急采购档案管理制度

制定紧急采购档案管理制度，有利于更好的整合档案，快速的调取和整理，促进档案管理工作良性发展。建立统一的档案分类标准，完善收集和储存制度。优化档案借阅制度，明确档案的借阅主体，防止档案丢失。建立健全销毁制度，根据国家规定的程序严格执行。

3.4采购档案收集与采购工作同步开展

3.4.1紧急采购前

采购前应该明确哪些资料需要进行归档管理，怎样对档案的保管期进行分类。这样做不仅可以便于采购人员对负责项目所需的归档文件进行收集和整理，而且能够规范采购人员的采购行为。在有了明确的清单后，采购人员可以按照步骤和清单内容完成采购。同时，制定规范合法的采购标准模板，进一步规范化采购流程，提升采购效率。

3.4.2紧急采购中

采购人员根据制定的采购文件归档范围、分类和保管期限的相关制度，分成多个阶段落实资料收集工作，明确在某一个过程需要收集什么资料，需要提交什么资料，从而降低采购过程中的人为和管理风险。

3.4.3紧急采购后

加强事后监管，重点检查采购项目原始档案。采购人员应妥善保管采购档案，为各种监督检查工作提供重要依据。

综上所述，紧急采购是特殊工作形式，由于情况的特殊性在采购的过程中也存在較多问题，目前对紧急采购缺乏相关的规范化流程。国家和医院应不断探索，制动科学、合理的流程，确保紧急采购的规范、有效。

参考文献：

[1]何卫. 浅析医院政府采购档案管理[J]. 中外企业家， 2019， 636（10）：141-142.

[2]芦艳玲. 浅谈医院档案资料管理工作的规范化[J]. 赤子， 2018， 000（016）：132.

[3]Shin D J ， Athamanolap P ， Chen L ， et al. Mobile nucleic acid amplification testing （mobiNAAT） for Chlamydia trachomatis screening in hospital emergency department settings[J]. Scientific Reports， 2017， 7（1）：4495.

[4]周敏. 浅谈规范医院基建档案管理的体会[J]. 养生保健指南， 2018， 000（027）：198.

作者简介：

于爱丽（1985— ），女，山东乳山人，研究生，广东省中山市第二人民医院，三级。