保护Excel数据重要资料轻松上锁

平淡

首先新建一个名称为“辅助表”的新工作表，按提示输入员工的地址、电话号码等信息。定位到靠后的某个空白单元格（如B12），建立一个分配给每名员工的打开密码的列表（图2）。

再新建一个名为“初始表”的新表，内容按照图1的格式输入表头数据，定位到C2并输入公式“=IF（$A2=辅助表！$C13，辅助表！B2，""）”，向下向右填充到C5、D6单元格（图3）。

公式解释：这里使用IF函数进行判断来显示数据，当在A2的数据输入符合辅助表中对应的密码字符即C13数值，此时在C2单元格显示辅助表B2的数据（即张三的地址信息），其他类推;否则C2单元格就显示空白。这里注意“$A2”、“$C13”使用列相对引用，这样下拉后依次引用A2→A4、C13→C17的单元格。

同上，继续新建一个名为“订正表”的新表，定位到B2并输入公式“=IF（初始表！F2<>0，初始表！F2，辅助表！B2）”，向下向右填充公式。公式表示当初始表中的F2数据不为0（即张三地址信息进行修改时），那么B2就显示修改后的数值，否则显示原来辅助表B2的原始地址信息数据，这样员工修改后的信息数据会自动同步到该表中（图4）。

完成上述设置后切换到“初始表”，选中F2：G5，右击选择“设置单元格格式→保护”，去除“锁定”的勾选，这样在开启工作表和工作簿保护后，就仅有这些单元格可以录入编辑数据。同上，选中A2：A5，也执行类似的操作（图5）。

切换到“审阅→保护工作表”，勾选“选定解除锁定的单元格”，点击“确定”输入保护密码，再次输入确认密码，完成工作表的保护。这样整个工作表就只能在上述未锁定的单元格中输入内容（图6）。

在工作簿底部的列表中，按Ctrl鍵选中“订正表”和“辅助表”，右击选择“隐藏”。点击“审阅→保护工作簿”，按提示设置保护密码（密码建议设置成和保护工作表的一致，方便记忆），这里一定要记住这个密码，否则后续操作无法打开隐藏的工作表提取数据。这样两个表就被自动隐藏起来了，避免其他用户查看到在“辅助表”中设置的密码。没有工作簿保护密码无法取消隐藏。

由于默认每位员工输入密码并编辑完成文档后，当前操作员工输入密码会保存在A列。为了防止下一位操作员工查看到上次编辑员工的密码，可以在文档中添加一个宏来清除A列显示的密码。先启用Excel宏信任，切换到“初始表”后按“Alt+F11”进入ExcelVBA环境，双击“ThisWorkbook”，在弹出的窗口中从对象下拉框中选择“WorkBook”，在类型下拉列表框中选择“Open”，然后输入下列的代码生成一个宏。这个宏的作用是用户每次重新打开该文档后，A2：A5的数据都会被自动清空。完成后保存为.xlms文档（图7）。

Sub wordkbook_open（）

Range（"A2：A5"）.Select

Selection.ClearContents

Range（"A2"）.Select

End Sub

现在我们就可以根据“辅助表”中设置的密码，将上述文档发给每位员工，员工打开该文档后，他们就只有在A列输入我们提供的密码才可以看到自己的数据信息，并且只能在F、G列进行修改。没有对应的密码，当前操作者是无法看到其他员工的相关信息的（图8）。

每位员工修改的信息会自动同步到订正表中，该表被隐藏，其他员工也无法查看。而且每次将文档发给另外一个员工打开后，上一位员工保存的密码会自动清零，这样每个打开文档编辑的员工都无法看到其他人的信息数据。完成所有核对工作后，制作者只要点击“审阅→取消保护工作簿”，输入上述密码后取消保护，然后将隐藏“订正表”取消隐藏，将其中的数据提取出来即可。