浅谈地市级广播电视台档案管理的策略

邓欢欢

摘要：广播电视台是在党委、政府领导下的以从事宣传舆论工作为主要任务的事业单位，是贯彻执行党和国家关于意识形态和新闻宣传工作的重要载体。其档案管理工作对于保存档案史料、强化自身建设、加强社会主义精神文明建设都具有十分重要的意义。

关键词：地市级广播电视台;档案管理;文化

地市级广播电视台的档案作为一种原生信息资料，是本部门乃至本地区重要的基础性信息资源。它真实地记录了广播电视台各个部门的工作完成情况及各项活动开展情况，反映了党的新闻主流媒体宣传贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况及自身行政管理水平，是进行工作检查、经验总结、历史研究的真实凭据和重要依存。认真做好广播电视台的档案资料工作，对于保存档案史料、强化自身建设、加强社会主义精神文明建设都具有十分重要的意义。

如何做好地市级广播电视台的档案工作，本人在几年的工作实践中摸索出一些比较切实可行的做法。以本人所在的湖南省湘西土家族苗族自治州广播电视台（以下简称“湘西州广播电视台”）为例，作详细论述如下，供同行参考。

湘西州广播电视台前身为湘西电视台，始建于1985年，2011年州委、州政府根据文化体制改革有关文件精神，整合湘西电视台、湘西人民广播电台、《边城报》，成立了湘西州广播电视台。现为湘西州人民政府直属正处级公益二类事业单位，归口湘西州委宣传部管理。内设有新闻综合、湘西公共两个电视频道，FM106湘西人民广播电台，《边城报》社以及广电新媒体五个媒体部门，办公室、人事科、财务审计科、监察室等10个综合部门以及一家独资企业湘西州民族文化传媒公司。是集广播、电视、报纸、新媒体为一体功能齐全、受众广泛的主流媒体。广播电视节目信号覆盖全州9个县市区及四省市边区近300万人口。

作为湘西州唯一州级官方主流电视媒体，湘西州广播电视台每年产生大量的档案资料，现存有电视节目声像和光碟2800多盒.会计档案869盒、文书档案资料768卷、照片资料1633张，这些档案资料是广播电视台广大新闻工作者辛勤耕耘的结晶，同时也是地方文化宝库的重要组成部分。

一、掌握广播电视台档案资料的形成特点和规律

广播电视台是在党委、政府领导下的以从事宣传舆论工作为主要任务的事业单位，是贯彻执行党和国家关于意识形态和新闻宣传工作的重要载体。其档案资料的形成有以下特点：一是来文单位的多向性。广播电视台作为党和政府宣传工作的主体单位，除了各级主管部门以外，各级党委政府以及其他综合部门、甚至专业部门都有来文，数量多、范围广、门类杂的来文局面给档案管理带来一定难度。基于此，为便于查找和使用，要把需贯彻执行和普发性、要办和不要办、要立卷归档和不要立卷归档的严格区分开来，不能鱼目混珠。二是内容的广泛性。由于宣传工作涉及到整个社会的各个方面，因此，在开展业务活动中，形成了大量的、丰富的能够反映整个地区政治、经济、文化、社会科学、民生等各个方面的历史和现实内容的档案资料，范围很广泛，但是这却是宣传业务档案中的精品和最有价值的内容，需要档案工作人员以高度负责的敬业精神和耐心细致的工作态度去分门别类归纳整理。三是档案资料载体的多样性。随着科学技术水平的提高，广播电视档案资料的载体形式也越来越多，除了纸质档案以外，随着技术的发展，高清改造的完成，湘西州广播电视台对部分影像资料进行了迁移，重新组建了全新的媒资系统，实现了数字化管理。目前常用的档案存储载体有录音带、录像带、媒资系统电子贮存软件——磁盘，这些已成为广播电视档案资料的主要载体。四是业务档案资料形成的无规律性。由于广播电视台面向的是整个社会、涉及各个行业各个方面，除了正常工作形成的档案资料以外，往往还有许多意想不到的档案资料的来源。比如对偶发性自然灾害的报道和摄制，不仅是现实的重要新闻信息，而且是珍贵的历史档案和资料，它具有重要的保存和使用价值。深入地探讨和掌握这些档案资料的形成规律，对于档案资料的收集整理、保管和利用是十分必要的。

二、广播电视台档案资料的分类

按照广播电视台档案资料形成的特点和规律，广播电视台的档案资料工作可以分为以下几个方面：

1.文书档案

归档文件整理方法是以“件”为单位，按照文件材料的来源、时间、内容和形成规律采取按“年度、机构、问题、保管期限归类。它是按照一般党政机关文书档案资料的分类、立卷程序和要求，以办公室和人事科为主，进行收集、整理、立卷和保管。

2.影像档案

湘西州广播电视台影像资料目前除了媒资系统保存的资料外，还有资料带（碟）2416盒，类型包括KCA-60BRS带（3/4带）582盒。大1/2新闻留底带470盒，BETACAM带256盒，DVCOM带210盒，DVD光碟新闻留底和专题898张，媒资系统有新闻留底、自办栏目和部分往年优秀专题。这些影像资料是湘西州广播电视台工作人员付出无数艰辛和汗水，用摄像镜头一帧帧记录下来的湘西州三十多年来经济社会发展的历史，是积攒下来的独一无二的宝贵财富。

3.专业设备档案

广播電视专业设施设备档案是保证广播电视台进行采、编、播正常工作开展的必备档案。做好这部分档案资料工作，就像做好工厂、科研部门的设备档案一样，要根据设备的型号及用途，按形成过程整理立卷，必须详细完成鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订、装盒等流程，漏一不可、错一不可。

4.其他档案

广播电视台的日常档案除了文书档案、影像档案和专业设备档案外还有其他不少类别的档案。比如会计档案，它如实地反映了广播电视台的经费来源和财务开支，对于领导者决策和事业产业发展是不可缺少的。再比如照片档案，它记录了广播电视台从创业初期的租房办公到现在拥价值1个多亿的高规格办公用房的发展变化过程。再比如每年隆重举办的春节晚会、各种大型活动等照片，它都是历史现场的真实写照，具有非常重要的历史意义。

三、广播电视台档案资料工作具体操作

本人根据广播电视台档案资料的特点和规律，经过多年的具体工作实践，对这些特点和规律加以整理归类，逐步摸索形成一套做好档案资料工作的具体操作方法：

1.分工负责

首先是领导重视，把档案工作纳入议事日程、纳入考核目标，成立台档案领导小组，由台党委书记、台长任组长，分管党委委员、副台长任副组长，由办公室主任、财务科科长、人事科科长为成员，下设办公室，由台办公室主任兼领导小组办公室主任，各业务部室还确定一名资料员，负责收集部门档案资料，确保有专人专抓。档案员日常要按时上门签收，督促和指导他们及时做好文件材料的收集、做到心中有数，从而保证活动结束后，档案完整、及时归档。

2.分开立卷

由于广播电视行业专业性很强，各业务部门整理的案卷，一般都应由该部门的专业人员自己整理，因为他们业务熟悉，便于立卷准确，也便于后期合理利用。

3.统一规范

根据上级主管部门和档案部门的规定，无论什么类型的档案，都要按照要求统一卷皮、填写目录表、使档案年检合格、标准统一、整齐美观、便于查找。

4.集中管理

分开整理的案卷，要根据不同的载体，不同的内容分门别类地移交到综合档案室。然后由档案員鉴定查实、办理交接手续，依次再统一编号、上柜、进行集中管理、编制查阅档案资料的检索工具、著录卡片、专题参考资料。对于录像、录音以及磁盘载体的档案资料，则由专人专房管理，台综合档案室备有目录，并由综合档案室统一分类和排列。只有这样对全台档案及有关资料进行集中管理和分门别类，才能保证档案资料的完整和安全，才能便于后期利用，该地区的广播电视台的档案资料工作才算完整无缺。

5.档案整理移交

根据地方档案局的要求，还需要完成每年档案年检工作，编写广播电视台全宗介绍，包括单位名称，机构沿革，全宗概况（全宗档案归档范围、立卷说明，档案时间，案卷装订方式，检索工具）填写移交清单，文字说明及签字等交接手续。这是档案工作的重要一环，档案工作人员更要以高度的责任心和使命感做好这项工作。年检工作的顺利通过，也就意味着该年度的档案工作顺利完结。

参考文献：

[1]范素霞. 地市级电大档案管理设想[J]. 河南广播电视大学学报， 1996.

[2]张桂香. “地市级报纸档案的建立和完善.” 采.写.编 （1996）.

[3]王辉. “浅谈地市级电视台联办栏目的设置——以《聚焦社保》栏目为例.”西部广播电视 No.364.20（2015）：183-183.