利用颜色将重复数据标识出来

老万

Q：在编辑制作表格时，有时会从其他的地方复制粘贴一些数据，但有的时候会造成数据重复粘贴的情况。如何能将表格中重复的数据高亮标识出来？

A：在Excel 2019中点击“开始”标签中的“条件格式”按钮，在“突出显示单元格规则”菜单中选择“重复值”命令。这时会弹出一个对话框，直接点击对话框中的确定按钮，就可以用粉红色的颜色显示出重复的数据。

在数字前添加不同的箭头符号

Q：领导要求我们在制作表格时，在数据前通过不同的箭头符号来表示，比如增加的数额就用向上的箭头表示，反之则用向下的箭头表示。除了手工设置以外，还有其他的设置方法吗？

A：在Excel 2019中选中要处理的表格，点击鼠标右键，选择菜单中的“設置单元格格式”命令，在弹出的对话框中选择“自定义”标签，在“类型”输入框中输入“[>0]↑0;[<0]↓0”即可。一键完成表格内容的求和

Q：在制作表格的时候最常使用的一个操作，就是对指定的信息进行加总求和，通常都是利用相关的函数来完成的。除此以外有没有其他的解决方法？

A：在Excel 2019中通过鼠标选中要进行求和的行和列，并且分别向左及向下拓展出一行和一列的距离。接下来按下快捷键Alt+“=”，就可以分别得出每一行、每一列以及所有的汇总数据。

将PPT文档一键导出GIF格式

Q：PPT文档是最常见的一种文档格式，但是要想运行它必须安装相关的办公软件，而有些电脑中并没有相关的办公软件。为了避免这样的情况出现，能不能将PPT文档转换成常见的GIF文档格式？

A：启动PowerPoint 2019并打开文档，在“文件”标签中选择“导出”选项，在列表中选择“创建动态GIF”选项，再选择需要的GIF文件质量以及相关信息，最后点击“创建GIF”按钮，就可以进行文件的转换操作。

将不连续内容一次性剪切

Q：在编辑文档的时候，经常会用到剪切功能，由于有些内容并不连续，需要剪切多次才能完成操作。有没有更加简便的方法，可以让用户一次性完成剪切操作？

A：在Word中通过鼠标和Ctrl键的配合，将要剪切的内容进行选择，按下键盘中的快捷键Ctrl+F3。需要提醒大家的是，剪切的内容分为几部分，就按几次Ctrl+F3。剪接完成后再按快捷键Ctrl+Shift+F3，就可以一次性地将所有剪切内容进行粘贴。