提高科研机构档案管理水平的主要策略

刘昊星

(天津国际生物医药联合研究院 天津300457)

0 引 言

档案管理对一个单位或机构来说是最基础也是最重要的工作之一，科研机构作为凝聚科学成果的主要阵地，档案管理工作就显得尤为关键。档案资源为科研机构的可持续发展提供了基础和遵循，亦成为评判科研机构研发管理水平高低的重要指标。科研机构做好档案管理工作，充分发挥档案资源的价值，对于促进其高质量健康发展，具有十分重要的意义。

1 科研机构档案特征

1.1 档案类别特征

科研机构的档案包括纸质档案、电子档案、实物档案和其他载体档案。除上述原生档案外，科研机构还应按年度编辑制定档案数字化成果。随着当代社会信息化水平的不断提高，电子档案已占据越来越重要的位置，但纸质档案依然是数量最大、使用最为广泛的档案类别。对于科研机构来说，纸质档案除了日常行政业务产生的文书档案外，最为重要的一类档案非科技档案莫属。无论是科研数据、实验记录等反映科研过程的材料，还是研究报告、论文、专利等作为科研成果的材料，都在科技档案之列。科技档案较为完整地反映着一个科研机构科技工作的发展历程和水平，也为科研机构未来的发展起到了导向作用。因此，科技档案的收集整理和使用对于科研机构至关重要。

1.2 档案使用特征

科研机构的档案，主要有 2方面用途，最为普遍的一种是参考备查，作为历史凭证之用；另外一种是为科研机构的各项事业发展提供服务。其中，科技档案的作用尤为凸显。科技档案产生于科学研究活动，汇聚着研究人员在研究创造中的智慧成果、方法经验，兼具创新性和实用性。鉴于上述特性，科技档案对科学研究具有服务性和借鉴性，能够为科学研究把握方向，为重复性的科研活动提供指南，为创造性的科研活动提供基础，而这也是科技档案更加具有科学价值的重要体现。

2 科研机构档案管理目前存在的问题

2.1 档案意识薄弱

科研机构人员由于在日常工作中容易出现重视科研活动过程，忽视结果资料整理的问题，导致出现档案收集不完整甚至丢失的情况，从而降低了档案的科学价值；同时，部分管档人员专业程度不高，对档案管理的严谨度不够，将中间稿、复印件纳入归档范围，造成原始资料缺失和重复归档等情况。这些现象都严重影响了科研机构档案的科学性、系统性和规范性。此外，许多科研机构在档案保管方面能够按照规章制度执行，但对档案的使用不专业、不重视，档案归档后便束之高阁，或仅仅作为凭证偶尔借阅使用，忽视了档案服务于科研工作的重要特性。

2.2 档案归档不全面

科技档案是科研机构档案的重要组成部分，大部分科研机构的通用做法，是由科研管理部门作为科技档案的归口部门，负责将各课题组或研发团队的科技档案进行收集、整理并统一立卷，随后按档案管理要求移交管档部门。由于科技档案中涵盖了众多实验数据、技术报告等科研成果，研究人员往往对研究成果能否得以妥善保密存在担忧，从而出现了一些研究人员不愿积极移交档案资料，或将资料私自留存、留作他用等情况，这些现象破坏了科研机构档案归档的完整性，同时是导致科研机构技术资源流失的重要原因之一。

2.3 档案信息化管理程度低

目前，大部分科研机构的档案中，占主要比例的仍为纸质档案。纸质档案虽具有真实性高、直观性强、不易篡改等优势，但存在不便于查阅，占据空间庞大、易受损毁等缺陷。在科学技术迅猛发展的今天，仅依赖于传统纸质档案的管理模式已不再适于科研机构的发展，档案管理的信息化成为必然趋势。但与此同时，由于信息化档案管理依托于计算机、互联网，部分科研机构还未能将计算机等信息设备运用于档案管理，实现信息化档案管理还任重道远；抑或部分科研机构存在着互联网泄密、计算机故障导致档案丢失等问题，档案管理的安全性面临挑战。

2.4 档案管理人员水平有待提高

在现有档案管理模式下，档案管理人员的工作流程简单、重复性高、技术含量低，因此科研机构无论在人员遴选还是教育培训等方面，都对档案管理人员有所忽视，往往倾向于投入较低的人力成本。但在新形势下，科研活动日新月异的发展决定着低技术、低成本的人力资源无法胜任档案管理这一重要岗位。效率低下、创新能力的缺失将严重阻碍档案管理工作的运行，并造成时间和人力的双重浪费。部分档案管理人员甚至无法正确甄别、厘清需要归档的资料，或档案分类混乱不清，对档案管理工作的高效有序开展造成严重不良影响。

2.5 档案开发利用度不高

由于受档案管理人员专业水平、管理方法、运营思路等方面所限，部分科研机构的档案管理工作依然停留在收集、整理、立卷、归档、借阅等几个步骤，使档案呈现简单的数量积累，而对档案的分析研判及编订档案鉴定成果十分少见。即使有编研分析也多以大事记、年报等简单的成果性资料为主，内容的实用性和编研的专业性均不够强，档案中更多有参考价值的信息不能被有效利用，暴露出在档案开发利用方面的延滞和缺陷。

3 提高科研机构档案管理水平的主要策略

3.1 提高科研人员的档案意识

科研机构的档案工作虽然是以档案管理人员为主，但大部分的档案来源于科研人员，提高科研人员对档案管理重要性的认识，是科研机构做好档案工作的必要条件。一方面，要强化对科研人员档案管理的培训教育，使其在日常工作中能够按档案管理的要求及时、完整、准确地收集档案资料；另一方面，要促进科研人员与管档人员的沟通交流，既要交流双方如何在档案收集、整理、移交工作中相互配合，更要使管档人员了解科研人员在档案管理工作方面的需求，以此推动科研机构的档案管理更加符合自身机构的发展特点，并在此过程中深度发掘档案的实用价值，形成以档案工作促进业务工作的良性运转机制。

3.2 规范档案归档范围

科研机构的档案归档范围与行政机关单位有着一定差异，因此在归档范围的界定上要更加细化，标准更加明确，以此确保将所有具有价值的文件资料纳入馆藏范围，特别是对实验数据和影音资料，要加大接收力度，改变以往纸质档案“一家独大”的局面，推动科研机构的档案结构越来越科学、合理。同时，档案管理部门与保密工作部门要密切配合，使档案管理的归档范围符合保密工作要求，尤其对于科研机构的自主创新项目和研发成果，要按照工作密级的要求严格规范管理，这样也可打消科研人员对于信息泄密的顾虑，从而使移交的档案更加全面、完整。

3.3 提高档案编研和服务水平

档案管理工作中保管固然重要，开发利用更是新时期档案工作的重点环节。因此，档案管理人员要准确把握自身科研机构的工作特点和发展动态，提高编研档案的专业化水平，有针对性、有计划性地开展调查研究，使编研成果对业务工作起到指导借鉴作用，为科研工作开展提供有力支持。同时，档案管理人员要摒弃被动服务的理念，发掘档案工作的服务作用，主动与科研人员协调沟通，主动了解科研前沿信息和研发项目执行规律，积极贡献档案编研成果，使档案工作的开发利用更加精准高效，力争将档案管理转变成研发工作的关键一环。

3.4 提高档案信息化管理程度

现代化信息技术的日臻完善，对档案管理提出了更高的目标和要求。计算机和网络的广泛应用，已使档案的信息化不再拘泥于运用扫描和缩微技术，更应研发交互式、可协同化的档案信息系统，使收集、检索、统计、分析等多种功能集于一体，使研发机构的各个部门、研发平台不仅能够及时将新增档案上传归档，还可提供分类导航检索，在线随时调取可公开的档案资源，使科研人员更加快速、便捷地查阅到所需资料。此外，档案信息系统还可与办公系统进行模块整合，实现档案调阅的线上审批，形成档案管理全流程的高效运行。

3.5 提高档案管理人员职业素养

科研机构档案管理水平的高低最关键取决于管档人员的职业水平高低。档案管理人员不仅要转变观念，提高主动服务的意识，还要随时掌握前沿计算机信息技术，确保能够熟练使用档案信息系统，为科研人员提供高质量的档案服务。科研机构在选拔聘用档案管理人员时，亦应转变低成本、低技术的用人标准，而应加强档案管理干部队伍建设，优化管档人员的年龄层次和学术背景，使更多高知识、高技术人员加入档案管理队伍，为档案管理队伍增添新的力量。同时，科研机构要加强对档案管理人员的在职教育培训力度，不断扩充档案管理人员的知识储备和管档技能，使其了解提高档案管理水平的必要性和紧迫性。

3.6 推进档案管理向档案治理转变

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：“加快完善档案治理体系，提升档案治理能力，为夺取全面建成小康社会决胜阶段的伟大胜利作出积极贡献。”当前，我国正处于改革发展的关键时期，各项事业需要坚持统筹协调的发展理念。档案管理亦已不再适于固步自封、独门独户的管理方式，而应与社会有效对接，使档案管理主体实现互动性、多元化，管档事务通过市场化机制运营，实现档案治理内容进一步扩展，档案资源得到相互补充。

总之，档案记录着科研机构的历史沿革和发展成就，是科研机构十分宝贵的资源和财富。科研机构要充分认识档案资料的重要价值，通过完善档案管理工作机制，提高档案管理技术水平，提升档案资料的开发利用程度，为科技研发工作提供支撑和服务，以此推动科研机构各项事业实现高质量发展。■