数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用探讨

李夏

摘 要：随着社会不断进步的今天，我国的信息技术得到了最大程度的应用。我国本就是人口大国，所以对各行各业的需求也更多。对于医疗行业，更是如此。目前，在医疗行业最突出的问题就是档案室的管理。档案室里的文件包括医院各方面的东西，时间久了，档案室塞得满满当当，用的时候却又手忙脚乱，管理起来更是难上加难。所以，在医院引进数字化档案管理系统非常有必要的。本文就医院档案管理的问题展开讨论，分析了当前档案管理中存在的一些问题，以及应用计算机数字化技术带来的解决方法。

关键词：数字化;档案管理系统;医院档案

社会不断发展，人们在追求用更好的方式来处理生活中所遇到的各类问题。随着信息时代的到来，在日常中生活中随处可见信息网络带给我们的便利。在医院档案管理中合理的运用数字化档案管理，可以处理很多不必要的麻烦。数字云端可以储存成千上万的资料，而且随时随地都可以调出来进行查看。一方面便于医院管理和审查，另一方面也给工作人员减轻了工作压力。

1 数字化档案管理系统简介

目前，我国的信息技术已经有了很好的发展，各领域因为信息技术的加入都轻松不少，人们的日常生活也变得更加便利。在医院引进数字化档案管理系统，好处颇多。数字化档案管理系统就是将原本纸质的文件全部储存在电脑云端，可以通过关键词和基本信息查出所有就医材料，以及医院内所有工作人员的信息和医院的整体概括。不管是哪个科室部门，或者是病人、医生需要以往的资料，都可以以最快的速度找到。既节省不必要的时间，又方便快捷。原来医院的档案管理工作是很繁琐的，档案数目多，保存不好的话很容易丢失。在真正需要用的时候又不能及时找出来，带来的损失是难以估量的。数字化档案管理要远比原来的管理方式方便，不仅在于查找方面，储存起来也是十分便利的。而且，它涵盖了医院各方面的文件，采用数字化管理不管是对于医院的发展，还是医生的医学研究都是十分有益的。

2 医院档案管理的现状

2.1 管理人员管理意识不强

可以说，目前医院档案管理工作做得并不理想。因为档案管理工作本就比较繁琐，而且工资收益并不高。医院本来也是缺人手的地方，每天病人那么多，医院当然更愿意安排人手在治疗病人方面，对档案管理方面自然也就没那么重视。长此以往，档案管理就变得越来越难做，而且经常是旧的没整理好，新的又来了，那么想要把所有档案整理好、分类好，就又增加了难度。

2.2 档案未进行统一管理

因为医院本身是有很多科室和部门的，如果档案没有及时统一的话，是很容易产生遗漏和丢失了。而且各部门也应该及时沟通交流，保证信息的通畅性。各种档案要及时送往档案室，进行登记和保存。在送往档案室之前也应该进行检查，确保档案材料没有重复和遗漏。

2.3 档案资料收集不完整

目前多数医院档案资料收集是不完整的。随着社会的不断进步发展，给病人诊断的方式不断更新变化，医院也时常出现设备更新，人员替换的情况，举办的活动也不在少数。这些有价值的文件都需要整理成材料，归入档案室管理。其次，不同文件要按照不同的时间标准划分，具体有永久、长期和短期这三类。但是，因为以前技术和信息的限制，很多材料没有得到妥善保存，有部分甚至丢失了。而且，医院往往只选取了一些重大事件或者是罕见病例进行了记录，导致很多时候在查找以往档案时根本找不到任何材料。

3 数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用优势

3.1 能够有效保存珍贵档案原件

通过数字化档案管理系统，可以更有效地保存医院内所有的有效资料。不管是纸质的，还是电子版的，又或是打印出来的片子，都可以储存在电脑云端。就算病人要用也只需要把信息调出来就可以了，可以有效地防止档案资料丢失。而且，减少了去档案室查找的时间。

3.2 可有效改进文件归档方式

在原来的医院档案管理中，每一份档案都需要管理人员花费大量的时间进行分类和整理。而且，档案管理的人员工作人员并不多整理起来也更是难上加难。一旦哪一个科室的档案出现问题，又要重新找出来，甚至可能会影响到后续一系列档案的排序问题。但是，现在应用数字化管理系统，可以很有效地解决这一问题。原本需要几个人完成的工作量，现在只需要一个人即可操作完成，而且花费的时间更短。就算出现一个两个错误查找出来也更加方便，不至于打乱所有的材料。数字化管理系统很大程度上解放了管理人员的双手，提高了他们的工作效率，用数字化的方式减轻了工作的压力。

3.3 便于档案资源的整合与共享

医院对档案资料进行保存，目的还是在于后期的使用。比如：医生对于一些罕见病例的研究，可以及时在数字管理端找到相关的资料;对于常见病例也可以通过档案资料进行总结，从而找出最有效的解决方法。数字化的档案管理方式，可以让资源得到最大的利用。不管在哪里，只需要輸入关键信息、字眼就可以找出与之相关的所有档案资料，这对于医疗行业的发展也是有极大的好处的。

4 数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用

4.1 数字化档案管理系统在人事信息管理方面的运用

在医院引进数字化档案管理系统，可以很好的处理医院人事信息的登记和管理。每个工作人员进入到医院的各个岗位之前都是要将自己的人事信息汇报填写，上交保存。填写的内容包括自己个人身份信息和一些特长方面等问题，有助于后期对人员的合理分配。但是，在一层一层的递交和誊写过程中，很容易出现错误，而且不容易发现。就算发现了，还需要一层一层的改，费时费力效果不好。但是，引入了数字化档案管理系统就可以让新入职的工作人员自行在档案系统中，填写自己的相关信息并进行检查，确保信息的准确性。减少了一层一层递交信息的麻烦，同时也降低了出现错误情况的概率。而且，查找起来十分方便快捷。其次，医院还可以建立专门的人事档案管理。将人事档案与病例档案分开管理，逐步带领各个部门走向规范化。

4.2 数字化档案管理系统在患者数据管理方面的运用

运用数字化档案管理系统，可以更好地整理医院的数据。在以往的研究中，对于某一病的研究需要调走档案室里与这一病例相关的所有资料。这样通常会给管理人员带来巨大的工作量。而且，档案材料的查找和递送的过程很容易造成档案的丢失和损坏。但是在数字化档案管理系统中，只需要输入关键字词，就可以找出与此相关的所有档案材料。随后直接进行打印即可，原件还在档案室，数字化地保存方式可以很好地避免丢失的问题。

4.3 数字化档案管理系统在重要数据安全方面的运用

医院档案资料的安全性是非常重要的。不管是以前档案室管理，还是现在引入的数字化档案管理系统，对于信息的保护是一定要做到位的。以往要查找资料就是去档案室进行调查，虽然档案室有人员看管，但是避免不了会出错，很容易导致医院信息泄露。但是，现在用数字化档案管理系统可以很有效的避免这一点。除了医院等专业部门，其他人是不可以进入网站查找信息的。就算是病人自己，也需要通过医生才能查找到病历的相关信息，需要备份的话也只能通过医院提供的途径才能进行。可以说安全性和隐私性，得到保护。

5 结语

综上所述，医院档案资料的管理是非常重要的。合理的运用数字化档案管理系统，可以有效地提高工作效率，保证档案材料的安全性，为档案管理工作人员减轻工作压力。

参考文献

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