高校基建档案管理工作的再认识

摘 要：高校基建档案是校园建设的历史见证，是管理部门开展审核、稽查、管理、验收以及学校将来维修乃至改建扩建的重要依据。不仅对同类项目建设有借鉴的样板作用，也是维护产权的重要依据。因此了解基建档案的管理现状、掌握其内容、特性，对做好归档工作很有必要。

关键词：档案管理;高校基建;再认识

1 高校基建档案概念

高校基建档案就是高等院校为了建设校园、美化适宜教学科研的工作环境、创造浓厚的学术文化氛围而实施的一系列基本的重大的建设工程项目而产生的一些有保存价值的可以借鉴利用的归档资料，简称为高校基建档案。这些归档资料既有在基建工程进展过程中直接形成的、有保存价值的行政审批文件、校园内历届建筑物、构筑物的各类设计和施工图表，也有地上、地下水电暖气管线等基本铺设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录，还有一些声像载体等材料。这些基建文件、规划施工图表等档案是高校校园建设与发展的成长见证和真实的历史记录。

2 基建档案的“八个”内容

高校基建档案因基建工程项目不同，档案内容也有差异，一般可分为八大类：

1）依据性文件：主要是上级批复的项目建议书、任务计划批文、审批表。规划、消防、环保、卫生等政府部门审批的文件。

2）基础性文件：包括工程地质、水文、气象、地震勘察报告、化验试验报告及其说明文件，以及征地、拆迁安置等文件。

3）工程设计文件：包括项目的方案、初步设计、施工图设计、设计评价及审批等文件。

4）工程管理文件：包括建筑红线图、建筑工程规划许可证、施工许可证、招标文件、投标文件、承包合同、协议书、产权证书。

5）工程施工文件：土建工程及水、电、煤气、暖气等设备的安装工程施工文件。具体有：（1）开工报告、工程技术要求，图纸会审纪要，设计变更及材料代用单等文件材料。（2）施工组织设计、技术交底、技术措施、安全措施;（3）原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;隐蔽工程验收记录、混凝土、砂浆等配合比例以及试验报告，混凝土、砂浆试压报告、钢材机械性能试验报告，水泥、砖检验报告、混凝土工程施工记录、主体结构验收记录;（4）工程竣工验收及质量鉴定报告、全部竣工图纸;（5）单位工程质量检验及综合评定、观感质量评定等文件材料，工程质量事故记录及处理的文件材料，施工技术总结等。（6）备案文件。

6）基建财务文件：包括工程预算、工程竣工结算、设计变更通知、审计结论、审计报告书等文件资料。

7）监理文件：包括监理中标文件及有关合同、协议书，监理规划、细则、监理月报、监理通知、监理工程评价及工程例会纪要。

8）施工图纸。包括总平面布置竣工图，建筑工程结构设计图、结构工程竣工图，室内外各种管线设计图，装饰工程竣工图;供水、排水工程图，强电弱电铺设工程图，通风、空调工程设计图，以及其他特殊专业工程竣工图等。

3 高校基建档案的“五”性与归档工作的关系

由于高校投资主体的多元化和管理的多重性，增添了档案管理工作的复杂性和社会性。对高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性都提出了较高要求。如果要对基建档案的建设与管理开展与时俱进的现代化改进，了解并抓住基建档案的特点是十分必要的。

1）项目过程的完整性。基建档案是在基建项目建设过程中形成的。包含了从酝酿项目的建议书，到开展项目的可行性研究、编制初步设计，到根据实际情况更改设计文件、开展地质勘察、再到设计招标、签订有关合同，开展工程施工，最后竣工验收等整个过程形成的文件材料。如果档案材料完整齐备，就能清楚地展现出整个工程的来龙去脉。如果档案材料缺失，就会造成断层情况，给今后档案查找利用工作造成障碍。

2）项目文件来源的广泛性。基建项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，其材料来源涉及政府各部门的审批、设计部门的论证设计、施工单位的建设、监理单位的监理、质检部门的质量评定以及供货单位提供建筑材料和建筑设备的验收检验材料，最后还有安全、消防等部门的鉴定性文件。这使得基建材料的来源具有了广泛性、复杂性。广泛性增加了文件收集工作的工作量;复杂性很容易造成缺档、漏档的隐患。这些都容易加大归档工作的难度。

3）项目文件数量的庞大性。基建项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案要多得多。项目文件数量的庞大性不仅增加了档案收集工作的成本，往往也给档案员的归档移交工作带来很多不必要的麻烦，增添了档案管理工作的难度。

4）项目专业内容的复杂性。基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。基建档案专业内容的复杂性虽说提高了基建档案管理工作的层次和品位，但也相应地增加了基建档案管理工作的难度，同时也对管理人员的素质提出了较高要求。特别是对后期归档组卷工作，如果具备建筑学、档案学等方面的专业知识，面对一个工程项目庞大的一堆资料，组卷工作就显得驾轻就熟;否则就有些力不从心，犹豫反复。文件材料的复杂性对排序编制页码工作、材料图纸装订工作也是一个个令人棘手的难题。

5）项目档案形成相对于工程进度的滞后性。基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征。基建竣工并不等于档案收集工作结束，相反，基建工作竣工，只能说明档案收集工作开始。作为基建档案管理的特殊性，建设项目在竣工验收时，按照竣工检查程序整理好资料进行验收。当验收工作完成，工程项目经过各方鉴定、检测、整改后，所收集基建档案必须提交给审计部门审计。审计通过后，才能按照高校档案管理要求，根据归档清单对文件材料做进一步排列、整理。符合要求才能移交给档案馆归档。这说明档案形成的整个过程相对于基建工程進度有着一种必然的滞后关系。这种滞后性，如果利用及时，文件材料收集及时完备，则有利于归档工作;如果缺乏档案意识，或者领导不重视，文件材料收集不及时，或者拖延无期，就会造成文件丢失，给归档工作带来损失、造成遗憾。

4 高校基建档案管理现状

4.1 管理现状

1）归档管理机制约速力有限。虽然国家颁布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致归档工作落实不力，归档人员力不从心，不得不被动应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期现象频发。

2）档案意识淡薄，归档质量不高。在传统观念中，人们对管理过程中产生的文件材料缺乏存档意识，往往随便处置。没有认识到这些文件材料的重要性。高校基建管理部门和各工程建设单位对立卷归档工作认识水平不一、重视程度不等，对档案的收集、编制随意性很大。由于这些传统观念的影响，导致实际建档工作存在许多问题。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一些具有凭证作用、法律效力的关键文件很多是复印件，如果不追溯原件、盖章不全、缺乏签订时间，会失去原有的凭证作用。其次，文件歸档材料不全、纸张大小不统一。在实际工作中经常发现某些工程档案不少材料分散在承办人和技术员手中，其中设计变更、施工纪录等散失较为常见。个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。存在复印件多，存在没有编制具体时间的文件、数据材料。

3）存档图纸不全。基建项目一般要经过立项、设计、施工、竣工四个阶段，项目文件材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，从而增加了收集、整理档案的难度。加之从文件材料的产生到归档要经历相当长的一段时间，要经过许多环节，其中每一环节都会影响图纸的齐全性、完整性、准确性。笔者在整理基建图纸过程中看到，有些竣工图没有竣工图章、没有相关责任人的审核签字;有些有竣工图章却不符规格;存档图纸不全或被磨损，不能真实准确反映工程实体的实际情况等问题。尤其是一些建成年代较远的建筑物，随着建筑物的老化，维修量大大增加。如果图纸不全，将给维修、改建带来困难。这些不符合归档要求的问题，随着时间的推移，将会影响以后的建筑施工和维修，削弱了存档文件的利用价值。

4）基建档案的软硬件建设不到位。基建档案的软件建设是指档案队伍的人才建设。目前高校基建档案管理专职人员不足，普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员。加上基建项目参建单位的档案管理人员也很缺乏，专（兼）职档案人员频繁变动。有些施工单位在基建交工后带走大部分资料，或文件散失，造成档案不完整。其次，兼职档案员工作繁杂，对基建档案顾及不周。从笔者在高校从事基建管理工作的实际情况看，基建部门对档案管理也不熟悉，有的只是接受过几天的短期培训。专业知识的欠缺让兼职档案员对档案的收集、整理、立卷、归档等一系列工作力不从心。加之又承担着其它繁重的业务工作，没有时间和精力专注于基建档案工作。随着计算机技术和网络信息技术在档案行业的普遍运用，档案管理数字化、信息化已成行业趋势。作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术。对有些工程浩大的建设项目，没有相应的信息化管理手段，建设单位和施工单位的工程项目资料很容易遗失。所以“人才短板”现象已经成为基建档案数字化建设的重要因素。

5）基建档案的硬件建设投入不足。硬件主要指档案管理的设备设施方面。因为基建档案材料繁杂、套数多。在借阅利用时，提供的档案原件和复印件很容易破损。一旦破损就无其他备份可供复制。有些基建图纸，为了避免在利用过程中遗失而造成缺漏问题，管理员把一个项目的同种图纸装订在一起。这样虽然保证了每一个项目档案的完整性，但图纸又大又多，不方便利用，给借阅和复印带来很多难度。随着科学技术的发展，档案载体由单一的纸质档案向电子档案转化，呈多样化趋势。档案管理工作现代化进程越来越迅速。无论是管理观念、控制手段，还是技术处理、运用设备都有了很大变革。而目前高校在这方面还没有引起重视，投入明显不足。

4.2 原因分析

1）认识不足，重视不够一直以来，档案管理部门对教学档案、人事档案、文书档案和会计档案的归档工作比较重视，而高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作的认识不够，档案部门也缺乏宣传，造成党政工等机关工作人员的基建档案意识淡薄，存在“重建设，轻档案”的思想。当基建项目竣工后，建设资料随便锁进柜子里，方便自己查阅。随着人员的更换，容易出现“人在资料在，人换资料失”的现象。

2）制度不严，要求不高虽然《档案法》颁布实施了多年，但是一些高校有关基建档案的收集、管理等方面的规章制度还不完善。有些虽有规章制度，但只有轮廓，缺乏可操作的细则。更重要的是，一些单位领导没有把档案工作纳入年度工作考核计划，没有把岗位责任的考核与工资效益挂钩。这样对档案管理队伍就缺乏管理力度，也是造成档案工作松散的因素之一。

5 对做好高校基建归档工作的再认识

高校基建档案是高校校园内地上各种建筑物、构筑物，地下铺设的水电暖气等各类管线的规划、设计、施工图纸及文字记录，以及竣工后使用、维护、检修这些设施活动的直接记录。如果这些工程记录保存的不全或缺失，将对未来的建设或维修工作遗患无穷。由此可知，做好高校基建档案管理工作利在当代、功在千秋。

1）高校基建档案是高校的建设史、发展史。高校基建档案记录和反映了学校的基本建设情况，如实记载了校园内每栋建筑物——从工程立项到工程竣工，这整个管理过程中形成的具有保存和查考价值的各种文字、图表和声像资料。还记载着学校的总体布局和远景规划。如清华、北大、武大等百年老校，我们不仅可从它的建筑物的基本情况了解到学校的发展历史，也可从基建档案中了解到学校在不同时期的发展规划、办学理念和发展规模。所以高校基建档案是高校基本建设和发展的真实写照。

2）高校基建档案不仅是高校监督部门对基建项目开展稽查、审计、验收、管理的凭证，也是学校将来改建扩建和维修的重要依据。原建筑工程的地质资料和施工设计图书纸可为日后的改建、扩建提供翔实的基础资料;是日后快速、高效地维修提供了便捷的途径和重要的保证。例如2019年9月，电工班在修复我院六教五楼楼道开水箱和损坏的照明灯时，由于线路复杂，电工来档案室查阅2012年竣工的新实验楼照明配电系统图纸，了解低压配电系统、动力配电系统、接地系统的线路走向，以及开关插座、配电箱的分布节点。由于资料保存完备，可以直接调出供电工参考。通过查阅并利用原设计图的标示，不仅节省了检查线路的时间，而且节省了操作成本。

3）高校基建档案还具有同类建设项目借鉴的样板作用。例如我院在2019年6月筹建新教学楼时，教务处有关人员多次来档案室查阅我校2012年竣工的新实验楼档案资料。由于学校面积不大，正规划的教学楼所处的地形、地貌、水文、气象等情况大致相同。因此2012年竣工的新实验楼建筑施工、建筑结构、水、电、暖、气系统等设计情况都可以给工程人员筹建新教学楼提供借鉴。其设计依据、工程概况、标高、墙体、屋面、门窗、装修、节能设计等图纸都给工程人员设计规划新教学楼提供了具体而详细的借鉴。

4）高校基建档案还是高校管理层维护产权的重要依据。由于历史的原因，许多高校一直存在着与周边单位或农民边界争议的现象，特别是周边农民占用高校用地的现象一直困扰着高校。如我区某高校由于种种原因，周边农民一直占用该校的土地，多次协调均无法解决。最后找出有关政府当年划拨的有关历史文件和征用土地证明，通过法律手段让他们退出多年占用的土地，维护了学校的正当权益。

为此，提高认识，理清思路，科学管理，充分利用好基建档案，是一件十分必要的管理工作。

参考文献

[1]肖永菊.谈如何进一步加强新时期高校基建档案管理工作[J].卷宗，2015（12）：18.

[2]钟霞军.浅谈高校基建档案的归档与管理[J].广西中医学院学报，2004年（3）：147-148.

作者简介

杨国辉（1969-），男，本科，湖北汽车工业学院教师。研究方向：高校基建档案管理工作研究，发文十多篇，参与编著2部，独著1部。