基于信息化时代下会计档案管理的探析

刘学

摘   要：随着科学技术的不断进步，以及信息化的飞速发展，会计档案管理工作在日常经营管理工作中占据着重要的地位，如何对会计档案管理工作进行创新和完善，与信息化的发展保持一致，符合社会发展要求，是信息化时代下必须要重视的问题。文章中对信息化背景下会计档案管理工作作了详细的阐述，首先肯定了会计档案管理工作的重要性意义，接着提出了信息化下会计档案管理存在的问题，最后论述了信息化背景下会计档案管理的优化改进措施，以期望为同行提供理论的参考依据。

关键词：信息化  档案管理  优化措施

中图分类号：F232                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（a）-0194-02

1  会计档案管理工作的重要性意义

积极的落实档案管理工作，能够为企业的发展创造良好的效益。档案管理工作现已逐步的渗透至多项工作中，必须要结合信息化时代的发展进程，对档案管理工作的路径进一步创新。目前档案管理工作正处于改革、创新的关键时期，因此需要寻找合理的落脚点，积极的收集相关的信息，将档案整理工作落实到实处，针对档案的基本内容展开合理化的分析，对企业展开科学的评估，保证企业能够与时代共同进步。

2  现阶段会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理质量低

信息化时代下，会计档案管理工作的内容较多，对会计档案管理人员的也提出了较高的要求，但在实际的工作中，会计档案管理工作都是由会计人员来兼任，而往往是较为注重会计的相关业务工作，对会计档案管理工作不够重视。而会计人员在从事档案管理工作时，没有进行档案基本知识的培训和学习，对于会计档案管理过程中出现的问题无法进行解决，致使会计档案管理工作质量较低。

2.2 会计档案资料收集不全

会计档案是企业在进行经济业务活动中各项会计核算按照相关标准进行保存的会计账簿、凭证、报表等。在实际的会计档案管理工作中，企业对会计凭证、报表、账簿等会计核算内容较为关注，但是对于会计档案资料的收集不够重视，使会计档案资料的完整性缺失，这同时也影响了会计档案管理工作的正常开展。

2.3 缺乏对会计档案管理的关注度

企业管理层对会计档案管理工作的重视程度不够，过多的关注业务管理，忽视档案管理，遇到会计档案的相关工作，都是敷衍了事。由于对会计档案管理工作的重视度不够，所以从事档案管理的工作人员专业知识也匮乏，档案管理工作的有效性也会受到相应的影响。

2.4 会计档案管理松散

会计档案管理应该分为两类，即纸质的档案和电子档案，在实际工作中，由于企业管理层对会计档案管理工作的松散，没有相应的档案管理制度，所以会计档案管理人员在对档案进行归档时，没有将纸质档案和电子档案进行统一，而是随意的进行纸质档案或者是电子档案的更改，使企业中会计档案管理工作的质量降低，影响日后会计档案的使用。

2.5 电子档案管理缺位

在信息化时代下，对电子档案的应用将会是会计档案管理工作的重中之重。电子档案工作，就要求相关工作人员能够利用计算机进行會计档案管理工作，对计算机的软件硬件进行维护等，而在实际的工作中，会计档案工作人员缺乏对电子档案的管理意识，他们仅仅认为只要档案存放在计算机里就万事大吉，由于一些外来因素、主观因素、自然因素等的干扰，都会给档案信息造成一定影响。

3  信息化时代下会计档案管理的优化改进措施

3.1 改变传统的档案管理模式

在传统的会计档案中，档案管理工作是对纸质材料、录音、图片等进行管理，这些内容的收集都是通过人工来进行，工作量相对加大，而收集的过程也较为复杂，一旦遇到繁琐的档案信息，如果档案工作人员无法提炼到有效的档案信息进行存档，则不能保证档案工作的完整性，对档案管理工作造成了一定的影响。在信息化背景下，由计算机代替人工操作来进行会计档案的收集和管理工作，档案资料信息可以实现加工、处理、分析的功能，通过资料的优化、整合、分类，对会计档案进行信息化的处理，使信息资源更加全面，为企业的会计档案管理工作注入了新的活力。

3.2 树立正确的管理观念

在信息化时代下，会计工作不仅能够实现线上传递，同时还可以实现管理工作的最大化利用。在实际的管理过程中，管理目标之所以会出现不完整的问题，主要是管理人员的管理理念不够正确，所以要能够对会计档案管理工作给予高度的重视，确保财务账目的准确性与清晰性。另外在完善制度的过程中，要根据行业发展特点，对会计档案的保管制度进行完善，确保会计电算化档案管理工作的正常运行。

3.3 构建档案信息管理系统

信息化下的会计档案管理工作中，建立并健全档案信息管理系统势在必行。企业中应该能够结合自身的发展状况，建立自身的档案信息管理系统，并能够结合市场需求进行不断的调整和完善，向最优化的管理流程改进，实现档案信息管理系统真正为企业所服务的目标。对于档案信息管理系统中软件的使用和开发，不能一味的生搬硬套，要开发符合企业实际工作需要的高效性的软件，以实现系统的最大价值。与此同时，要同步建立档案信息管理系统的内控制度，来保障档案管理工作的有序和健康开展。信息化时代下会计档案管理工作的效率得到了大大提高，但是这个过程中，对于会计档案管理工作的安全性不能忽视，相应的防范工作要做足，避免外来因素的干扰，保护档案信息管理系统的安全，推动企业的可持续发展。

3.4 加强档案管理安全

在信息化时代下，信息安全应该引起广泛的重视，对于会计档案管理工作而言，会计档案管理的安全性对企业的发展起着至关重要的作用。所以这就要求企业中应该加强档案管理工作人员的安全意识，保障会计档案信息的安全性和有效性。由于信息化时代下，会计档案管理工作的多样化，这给会计档案管理工作提出了较高的要求，而会计档案管理工作的工作者，更应该努力提高自身的安全意识，面对会计档案的新载体和新技术，要能够以发展的眼光看问题，使会计档案管理发挥其最大的价值，更好的为企业的经营管理和经济发展所服务。

3.5 提升员工管理能力

随着市场经济的不断发展，企业的经营业务范围也在不断扩大，而工作内容的细节也引起了广泛的重视，对于会计档案管理工作人员而言，其工作任务也越来越艰巨，对其的能力要求也越来越高。所以企业中应该定期对会计档案管理工作人员进行培训，结合市场经济的发展趋势，立足企业自身，培养其会计电算化管理的相关知识，努力提升会计档案管理人员的专业知识和相关技能。与此同时，对相关岗位的工作人员，如财务人员、系统管理人员等也要一并进行培训，培训内容要更有针对性，不断提高员工的知识结构体系，使其能够以更饱满的热情投入到工作中，为企业的发展奠定坚实的人才基础。

4  结语

综上所述，在信息化时代下，企业各项工作中都融入了信息化的手段，而会计档案管理工作同样如此。信息化下的会计档案管理工作面临的挑战和机遇并存，如何保证会计档案管理工作的优化进行，要充分利用信息化的先进技术手段，对会计档案管理工作中存在的问题进行不断的优化和完善，提高会计档案管理工作的质量，从而提高企业的经营管理水平，提高企业的经济效益。

参考文献

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