提高历史文献档案管理工作质量的对策

辛巍

摘 要：对于珍贵历史文献，不仅要做到收集、整理、归档，还要在保护好历史文献档案的基础上，进行档案资源整合、挖掘档案资源价值，为历史研究、文化发展、社会建设提供应有的帮助。近年来，馆藏历史文献档案的数量不断增加，对档案管理工作的质量也提出了更加严格的要求。针对现阶段档案管理工作开展中仍然存在的管理制度不完善、信息化水平低等问题，必须要加强重视、加大投入，通过建立健全管理制度、搭建信息管理平台、重视档案资源利用等一系列措施，让这些珍贵的历史文献档案能够在不同的领域发挥出更大的价值。

关键词：历史文献档案;管理制度;信息化;档案资源共享

引言：在历史文献档案管理工作中，既要重视“量”的增加，又要兼顾“质”的提升。要想高质量、高标准的完成历史文献档案管理任务，需要从制度、技术以及人才等层面上，多措并举、形成合力，一方面要让珍贵的历史文献档案得到保護，防止丢失、损毁，另一方面还要迎合各方面的研究和使用需要，提高其利用率，这也是档案管理的价值所在。新时期的档案管理工作者，必须要认识到：将历史文献档案束之高阁，虽然可以保护其不受损害，但是也失去了利用价值。只有在保护的基础上进行开发利用，才是新时期历史文献档案管理的应有之义。

1 历史文献档案管理现状分析

1.1 尚未形成统一的管理标准

在历史文献档案的收集、归档、整理、利用等各项具体工作中，完善的管理标准能够对这些工作的开展提供必要的参考，这也是保障历史文献档案完整性、安全性的必要举措。但是由于历史文献在不同的历史时期形成，形成地域及著述人不同，文献呈现的形式也就有较大差异，加上文献传递历时久远，现存的历史文献或不完整，或原编纂有失误，怎样制定较为统一的档案管理标准，亟待探讨。另外，对不同时期的历史档案.例如明清、民国，需要有详尽的管理标准为依托进行整理。但是除有限的关于明清档案的数据采集标准之外，我国尚未出台更多历史文献的档案信息化执行标准。在这种情况下，有些历史文献虽然归档了，但是由于标准不统一，档案资源的整合利用难度较大。

1.2 历史文献档案管理信息化水平低

随着历史文献档案种类及数量的不断增加，以人工为主的档案管理模式，除了会给档案管理人员带来较为沉重的工作负担，导致档案管理各项工作的效率低下外，也不利于满足历史研究人员的档案使用需求，这就极大的削弱了历史文献档案本身的价值。在“互联网+”时代，部分单位在办公信息化方面虽然取得了一定的成绩，但是档案管理的信息化水平较低，信息基础设施不完善，信息化建设缺乏长效投入机制等问题普遍存在。现有的档案信息管理系统，多数情况下只能用于历史文献档案的检索、浏览，而未能在档案资源开发、利用、服务等领域发挥出信息技术的优势。

1.3 复合型档案管理人才匮乏

历史文献档案与普通档案（如人事档案）相比，除了具有更加珍贵的价值外，还具有收集难度大、专业要求高等特点。要想胜任这一工作，相关人员除了要精通档案管理学的知识外，还必须熟练掌握历史文献学的专业知识。另外，在档案管理信息化的大趋势下，还要掌握计算机、信息技术。只有具备了岗位工作要求的复合能力，才能推进历史文献档案管理工作的高质量开展。但是从实际调查情况来看，符合上述要求的复合型人才数量较少，这就与不断增加的档案数量和不断提升的管理要求，形成了鲜明的对比。短期来看，会影响本单位历史文献档案的管理水平和利用效率;长期来看，则会对历史研究等相关工作的开展造成一定负面影响。

1.4 历史文献档案的开发利用程度不高

现阶段对历史文献的信息化整理，局限于历史文献本身，忽视了文献的残缺，没有对二次文献和相关佐证文件进行配套整理。这是因完成整理工作的人员对文献缺乏专业了解，对历史文献的整理工作了解过于表层所致，导致仅仅追求整理速度，而忽视了对历史文献的潜在价值的挖掘。历史文献档案管理的最终目的，以及历史文献档案价值的体现，都必须建立在档案资源对当前工作开展提供借鉴与支持的基础上。相反，如果仅仅是扩充了历史文献档案的数量，但是开发利用率不高，这些档案的价值没有发挥出来。这样的档案管理工作是低效的，甚至可以说是失败的。

2 加强历史文献档案管理与利用的现实意义

历史文献档案是对历史事件的客观记录，是对历史面貌的真实还原，是传统文化的传承载体，是珍贵的文化遗产。通过做好历史文献档案的收录、整理和利用，可以帮助我们了解特定的历史和文化;而对于专门从事历史研究的学者来说，则能够从更加专业的角度，利用这些历史文献档案在历史文化研究领域有新的建树。总结来看，这些年代久远的历史文献档案，其现实意义可以归纳为以下几个方面：其一，寻找发展规律。任何一个学科的发展，都会经历一个不断探索的漫长过程。而这些历史文献档案就是对学科发展历程的真实记录。按照时间线对相关的历史文献档案进行对比、分析，可以总结、归纳出学科发展的一般规律。利用这一规律，进而寻找或预测学科未来发展的方向。其二，解决科研问题。历史文献档案中记录了前人在某个学科、领域中做出的研究、积累的经验。利用这些档案可以让当代的研究人员“站在巨人的肩膀上”，减轻了科研工作的阻力。

3 提高历史文献档案管理工作质量的对策

3.1 尽快制定完整、统一的管理制度

紧跟工作开展需要建立健全配套的档案管理制度，是新时期提升历史文献档案管理工作质量的一项基础工作。这里着重以历史文献的归档、存储为例，对管理标准的建设进行简要分析。根据历史文献的内容信息量和文献的特点，确定是以图片形式还是以文字形式采集信息。综合考量档案室计算机配置状况和历史文献保存的清晰度完整度所需，设定图片文件的分辨率和存储量、在存储格式方面，图片文件要以JPG或者PDF等常用格式为主，文字文件要以Word和PDF格式为主，以保障资源传递和共享的顺畅。PDF格式可以还原历史文献原来的存在形态，Word文档可以供借阅者快速地拿到所需参考信息。

3.2 积极推进历史文献档案信息化管理

3.2.1 搭建档案管理信息平台

信息技术在档案管理中的运用，将档案管理工作质量提升了一个新的档次。为此，相关部门也要通过加大资金投入，搭建档案管理的信息平台，依托该平台减轻工作人员的压力，也进一步提高档案服务质量和发挥档案利用价值。例如，档案管理信息平台可以支持“在线查阅”和“档案预借”功能。有历史文献档案借阅需求的用户，可以提前登陆该平台，在搜索栏输入想要借阅的档案名称，就可以在线查阅有无该档案，或是能否借阅。如果平台显示档案可借阅，则通过“档案预借”功能进行锁定，这样其他人暂时无法借阅，该用户在规定时间内办理档案借阅手续。这样既可以减轻档案管理人员的压力，也节约了用户的时间。

3.2.2 建设历史文献档案数据库

历史文献档案的收集难度较大，且本身容易破损。这种特点决定了单一部门所掌握的历史文献档案相对有限，无法很好的满足用户的多样化使用需求。通过建设历史文献档案数据库，可以实现跨省的历史文献档案资源交流、共享。不同省份的有关单位，都可以将一些历史文献档案上传到该数据库内，极大的丰富了数据库中历史文献档案的数量的种类，更好的满足了用户的多样化使用需求。

3.3 重视多元化、复合型人才队伍建设

新时期做好历史文献档案管理工作，除了要完善配套制度和重视信息基础设施建设外，还要把握住档案管理人员这一核心点。通过组建一支多元化、复合型的人才队伍，全权负责历史文献资料收集、归档、管理、开发等各项具体工作，才能取得满意的效果。根据岗位工作要求，定期开展培训是一种提升管理工作质量的有效手段。同时，培训工作还可以增强职工的获得感、向心力，对保证档案管理队伍的稳定性也有积极作用。根据培训内容的不同，可以分为以下几种：

1）档案管理规范与标准培训。其目的是让员工熟悉历史文献档案管理的基本要求和操作方法，以及本部门的规章制度。

2）档案专业技能与知识培训。在已经具备一定工作经验的基础上，根据行业发展进行适应性培训，始终满足岗位工作要求。

3）档案管理信息技术培训。其目的是顺应档案管理信息化趋势，发挥信息技术在提高档案管理效率和深化开发利用等方面的价值。

3.4 在保护档案的基础上挖掘档案资源价值

对于历史文献档案，首先是要保证档案本身的完整性和安全性，这是进行档案开发和利用的基础。由于历史文献档案主要以纸质形势存在，加上年代较为久远，很容易出现破损或缺失的情况。在进行历史文献档案管理时，应当加强存储环境的管理，例如必须配备除湿通风设备，避免纸质的档案受潮、发霉;还要做好消毒灭菌工作，避免纸质档案发生虫蛀。另外，还可以利用现代技术手段，例如使用扫描仪将纸质档案转化为电子档案，这样就可以避免档案破损、丢失等情况。在做好保护工作的基础上，还要对历史文献档案进行开发利用。依托大数据等技术手段，通过信息提取、资源整合、共享利用等，满足各个行业的档案使用需求。

4 结语

历史文献档案的独特价值，决定了在管理工作中必须要以保护为基础，以开发利用为核心，提高档案利用率，为历史研究及科研事业的发展提供必要的支持。当前的管理工作质量，还不能完全满足历史文献档案管理、利用的需求。这就需要有关部门在加强思想重视的前提下，采取实际行动支持这一工作的高质量开展。其中，重点把握好管理制度建设、管理人才培养、信息技术应用等几项内容，為历史文献档案管理工作更高效率的开展，以及档案资源价值最大化的发挥奠定扎实的基础。

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