试论如何让人事档案有效科学的管理和完善

吕宛玲

摘 要：在人力资源部门工作中，十分重要的一项工作内容就是人事档案管理工作，人事档案管理工作会受环境、工作效率、人员因素等造成一定影响，为确保人事档案得到有效科学的管理和完善，就应从自身实际情况出发，综合自身存在的实际问题进行分析和探讨，进而提出针对性的应对措施，如此才能保障人事档案得以有效科学的管理和完善，为人事档案管理工作水平的不断提高和发展提供积极的促进作用。

关键词：人事档案;管理;完善;科学有效性

人事档案记录着多项内容的原始信息，如个人经历和业务水平、工作能力、职称等信息内容，以人事档案记录内容为依据才能对职工出生日期以及参加工作时间等详细情况进行准确查询，在人才任用过程中，通过人事档案能够对人才全面考察了解以及正确选拔提供依据，确保将准确信息提供给相应领导，更好的支撑领导能够以人事档案信息为参考做出更加准确的决策。现阶段为确保医院人事档案管理工作得到有效的规范，促使人使档案利用效率有效提升，保障人事档案科学管理和有效完善得以实现，就应考虑到自身实际情况，积极探索人事档案管理工作开展过程中存在的实际问题，进而探讨如何让人事档案有效科学管理和完善的措施。

1 当前人事档案管理存在的问题

1.1 人事档案内容不完整

从现阶段一些医院人事档案实际情况来看，存在的显著问题就是较为欠缺的人事档案内容，材料缺失以及材料不齐等现象时常发生，如医院每年都会对职工进行的个人考核情况本应该在人事档案中有所体现，但在人员调动时，关于人员考核表和考核情况的内容却存在缺少现象;此外，在医院人事档案中，针对一些科研人员和骨干人员等的详细学术水平和情况等内容也并未全面体现在个人档案资料中，因此种问题的存在都使得医院人力资源部门难以人事档案为依据对职工基本情况进行全面的考察和了解。

1.2 人事档案管理技术落后

在人事档案管理技术落后的情况下，也难以保障严格、科学、规范的人事档案管理水平，因人事档案中经常出现的一些非人事档案资料内容、档案文件篡改、不规范的档案资料等情况都会对人事档案的价值和应用造成不良影响，混杂且难以辨明真假的人事档案信息，不仅是对规范化人事档案管理制度的严重违反，同时也会对医院人力资源管理公平性以及真实性造成严重影响，对医院人事管理发展带来阻碍。现阶段部分医院人事档案管理工作开展中并未将计算机和信息技术进行全面普及，大部分仍然以手工和纸质文件管理的方式对人事档案管理工作效率和科学性造成了严重影响。

1.3 硬件条件难以保障档案管理要求得以满足

对于医院来说，其中心服务宗旨所在就是病人，因此在医院整体中存在的普遍现象就是重视医疗发展、忽视档案管理工作，所以在医院档案管理工作开展中，相应的配套设施与档案管理工作要求极不匹配，并且在人力资源管理和档案室建设方面投入力度也较为缺乏，老旧落后的电脑网络等硬件设施难以保障档案管理工作需要得以充分满足，而这些问题的存在都对档案管理工作效率带造成了一定制约影响，也难以为档案资源高效利用提供有力保障。

2 人事档案有效科学的管理和完善对策

2.1 提高人事档案信息准确性

在一些人员流转的过程中，信息不完整或信息不准确现象不可避免的就会出现在人事档案中，因此，在医院相关人力资源管理部门开展档案信息管理工作的过程中，应对信息的准确度予以高度重视，为人事档案质量给予保障[1]。这一过程中，首先需要相应人力资源管理人员对医院内部在职人员人事档案信息的补充和完善工作定期开展，为在职人员人事档案信息的全面性给予良好保障;其次，从新增员工人事档案信息管理角度来说，医院的人力资源管理部门和相应管理人员应在新增内容审核方面加强力度，确保借此将新增人员人事档案中可能存在的错误信息给予有效排除，为信息准确性给予良好保障;此外，在医院内部人事变动出现的情况下，医院的人力资源部门应以人事档案信息管理制度要求为依据，有效更新并迅速传递变动的人事档案信息，借助上述的种种方式如才能促进医院人事档案信息整体准确性和完整性的有效提升，为认识资源档案高效利用奠定良好基础，也能保障科学性和完善性的人事档案管理得以逐步实现。

2.2 提高医院人事档案管理人员整体素质

对医院人事档案管理水平和管理质量起到重要决定性因素的就是档案管理人员整体素质，当今社会大爆炸式涌现的知识信息使得医院人事档案管理人员面临的挑战也越来越严峻，因此只有在人事档案管理人员自身综合素质方面进行不断的加强、才能保障其应对挑战能力的不断提高，保障社会发展以及档案管理工作需要得以充分满足，对此医院可以从以下几方面加强档案管理人员整体素质提升力度。首先，从思想政治教育方面加强力度，对于人事档案信息来说，机密性以及真实性等是其存在的显著特点，而正是这些特点对医院人事档案管理人员责任心以及纪律性的提出了更高的要求，基于此，医院就应在档案管理人员思政素质教育方面加强力度，确保医院人事档案管理人员能够对各种违法行为做到自觉抵制和有效阻止，为档案资料的完整性和真实性给予有效维护[2]。其次，在专业知识培训方面加强力度，在医院整体管理工作中，具有较强专业性的工作之一就是档案管理工作，对于档案管理工作的内容和标准来说，应该保障其在应对时代变化和新时期需要方面具备灵活性，所以医院应该对档案管理工作人员专业知识培训进行定期组织，确保其日常工作中的工作标准、工作流程得以有效规范，为医院人事档案管理工作的科学性和完善性给予良好保障。

2.3 加大投入力度改善档案管理工作环境

医院应在资金投入方面不断加强力度，确保人事档案管理工作环境得以有效改善，进而基于计算机和信息技术的全面引进和普及应用，为档案管理工作信息化发展提供积极的促进作用。对于人事档案管理工作来说，对档案管理工作效率起到直接决定性作用的就是硬件设施，基于此，医院必须在硬件设施方面加大资金投入力度，为档案管理工作开展创造良好环境，同时还应在一些人事档案管理必备设施方面加强健全配备力度，将档案防护工作做好[3]。其次，在现代化设备以及计算机管理软件方面加强引进力度，这一过程中需要医院从人事档案检索系统以及信息存储功能方面进行积极的健全建立，确保将档案管理工作有效完善，为信息化以及科学化发展的人事档案管理工作提供积极的促进作用，如此才能保障人事档案管理工作效率得以有效提升，将更具完整性、真实性的人事档案信息提供给医院人才选拔和培养，提高医院人事档案信息利用率。

3 结束语

于个人而言，能够真实反映个人一生经历的就是人事档案，期内包含的信息资料十分重要，对于医院人力资源工作中一部分重要内容的人事档案管理工作来说，其在医院后备干部以及职称晋升等方面起到重要的依据作用，在医院职工出现人事变动的情况下，依据人事档案信息才能保障决策的科学性、合理性，可见医院人事档案信息作用十分显著。基于此，为确保人事档案管理工作的科学完善得以良好实现，医院就应在自身当前人事档案管理工作方面进行积极的优化和改进，基于教育培训力度强化和现代化管理方式应用，促使档案管理人员综合素质不断提高，确保人事档案信息利用得到有效加强，使得医院人事档案管理工作更好的服务于医院可持续发展。

参考文献

[1]刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].辦公室业务，2020（04）：163+168.

[2]姬力文.人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].现代经济信息，2019（11）：70+72.

[3]洪雪.完善人事档案管理工作 提升企业人力资源管理水平[J].人才资源开发，2019（10）：62-63.