企业网上采购过程中的审计监督和管理探析

2020-08-10刘丹妮

消费电子 2020年2期

刘丹妮

【关键词】网上采购企业审计监督管理

1 引言

我国企业在上世纪90年代末开始在企业运行中利用互联网来提升经营效率，控制运营成本，并取得了良好的效果，由此逐步將互联网应用在交易活动方面。根据相关数据统计，一些大型企业由于采购成本较高，材料采购费用较高，从而在企业采购和管理中应用了ERP系统来合理控制采购成本，目前ERP 系统在大型企业的采购管理中应用非常广泛，极大促进了网上采购业务的拓展。在此情形下，企业对于网上采购价格的动态变化高度关注，使得网上采购价格审计以及内部管理审计成为网上采购重要的环节。

2网上采购优势以及存在问题

2.1网上采购分类

目前主要有招标采购、竞价采购、谈判采购和直接采购等几种网上采购方式[1]。

公开招标和邀请招标是目前主要的两种招标采购模式。① 所谓公开招标主要指的是将相关的招标信息在网上公布后实施采购行为，参与招标的供应商存在不确定性;②邀请招标采购主要指的是向指定的三个以上供应商发出投标邀请书，共同参与网上投标。竞价采购通常也被称为是“逆向拍卖采购”发生内购会，这种采购方式实现了招标与网上竞价的综合，通过网络供应商就可以实现在线竞价，并进一步获取采购合同，在互相竞争的基础上，就能够让采购方的采购价格更加实惠，实现企业采购成本的有效控制。

目前在工业品采购方面应用非常广泛的一种方式是网上竞价采购。而针对办公用品以及间接生产材料通常都会采取招标或者是谈判的方式进行采购;直接采购通常是应用在采购量、维修量较小的情况下;针对非标产品、技术复杂产品或者是大额材料采购通常会采取招标或者是谈判招标方式[2]。

2.2网上采购优点

2.2.1对企业的好处

企业在进行材料采购的过程中，通过网上采购方式要比传统采购方式更具优势。

1）网上的供应商选择性更大，能够为企业的材料采购提供更多的选择范围。

2）通过网上采购能够获取最优惠的采购价格，实现企业采购成本有效控制。

3）线上交易方式具有透明的优势，能够最大程度避免在企业采购过程中出现暗箱操作等人为干扰因素。

2.2.2对供应商的好处

首先，这不仅是因为网上采购能够为整个采购过程提供更加公平的竞争环境，使各特权供应商的状况得到明显改善。其次，在进一步明确合格供应商之后，通过经常性的采购邀请，就可能会为供应商带来新的顾客和新业务;在此，对供应商能够通过网络实现对所有市场价格的时刻关注，能够实现对自身竞争优势及压力的清晰认识。最后，供应商中标后，由于网上发布的采购信息完全按照零件、流程等进行了合理组织，因此，供应商能够根据自身生产状况以及实际能力来合理的安排生产制造。

2.3网上采购面临瓶颈

首先，很多企业目前还没有建立起完善的内部网上交易规则，在实际开展网上交易业务的时候，不能够按照既定的规则来合理的安排科学、合规的采购方式。尤其是针对一些低价、紧急采购、紧急采购适用情况以及采购时间等问题经常会出现不能实现统一安排的状况[3]。

其次，由于大部分企业的采购信息存在不完善、流转不通畅的现象，严重影响了网上采购效率。在当前的工业品采购过程中，多数情况下都是利用文字形式来进行采购信息描述，并随之发布相应的物资采购信息，同时必须要通过网上发布和线下电话同步跟踪等两种方式来对采购信息进行及时跟踪，这种模式下必然会对企业的采购速度形成巨大影响;此外，由于目前大多数企业的网上采购普遍存在响应不及时的问题，从而使得企业在实际的采购过程中经常会出现紧急采购的情况。

最后，目前大部分企业并没有真正的认识到核心供应商培养的重要性。当前，大多数企业针对网上采购环节主要依靠需求单位来引进供应商，导致网上采购平台在企业采购环节中不能真正发挥出其具体作用，而且下属单位各自经营、采购现象非常普遍，供应商信息资源共享程度非常低。

3网上采购审计监督和管理策略

3.1网上采购流程及关键控制点

当前，在实际开展网上采购活动的过程中，企业首先要将各个单位实际的物资需求采购计划进行统计汇总之后，在企业网上采购平台上发布，通过竞价方式来具体实施采购行为。如果通过谈判采购方式来进行物资采购，还必须要针对采购价格进行严格审查，物资供应流程必须要严格按照合同签订内容来实施。

3.2网上交易制度

只有在全面掌握网上采购交易的具体流程和规则之后才能够实现对网上采购工作的进一步优化。企业内部不同基层机构对于采购方式也有不同的理解，实际应用也存在较大差别，因此在实际的采购行为中所采取的策略和实际执行的采购制度也存在较大差异，鉴于此，必须要从更高的层面针对网上采购行为制定出更加统一的制度。对于企业的网上采购审计来说，要严格的监督和督促，不断强化企业的制度建设和完善，与此同时还要做好网上采购的宣贯和指导，对采购行为方面，要实现各个基层单位的规范化，有效提升各基层单位在采购行为方面的自觉性。

3.3采购计划

企业开展采购工作必须要做好采购准备工作，以此来为采购工作顺利开展打下基础。网上采购审计监督主要是针对网上采购计划的可行性、必须要性以及采购手续的完整性、合规性等进行审计;采购方式合理性主要指的是物资采购是否与相关的物资采购制度相符。与此同时，通过不断强化物资采购事前监督管理，能够有效避免企业的网上物资采购出现粗放管理现象，也能有效避免网上采购出现计划不合理、编制不准确的问题，使得企业物资采购最大程度避免出现重复采购、超量采购、库存积压等状况，为企业节约了大量的资源[4]。