办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策研究

乌吉斯古椤

摘要：对于办公室而言，文书与文书档案管理是重要的职能所在，通过对文书与文书档案的分析，可以精准把握企业改革发展的内容，而且企业形成阶段的信息内容也全部包括在其中。从某种角度而言，办公室文书与文书档案管理水平，直接决定着企业的现代化管理质量水准，这也是企业在现代化进程中，对文书与文书档案重视程度不断提高的原因所在。但是，由于文书与文书档案管理的复杂性、多样化，导致在实际管理上还存在着不少问题，需要针对性的进行解决。

关键词：新形势下;办公室;文书与文书档案;管理缺陷;对策研究

当前，随着市场经济的发展，企业现代化进程在不断加快，对于企业而言承受的竞争压力也在持续加大。其中，如何管理好文书与文书档案就是一个重要方面。文书与文书档案管理是一个非常精细化的任务作业，涵盖了企业改革发展、日常管理等各个层面的信息内容，通过对文书与文书档案的研究，可以对企业的改革发展策略、发展推进思路等形成有效的把握。为此，需要对于文书与文书档案在管理上必须要给予足够的重视，切实将文书与文书档案管理与企业的市场化改革发展结合起来，这样才能重视文书与文书档案管理，也才能推动相关的管理制度切实落到实处。

一、办公室文书档案管理的特征分析

对于办公室而言，涉及的文书档案资料非常多，主要是以纸质材料呈现出来，随着计算机技术应用的普及，电子化的文书档案也在逐步增多。综合相关理论研究，办公室文书档案管理的对象包括了各种事件的记录、过程的记载、物品的保管存档等，其最为核心的职能管理是对资料的收集与保管。这些文书档案资料都按照不同的标准进行分类，进而对其进行科学编目与保存，对于后续资料查找等发挥着重要帮助作用。

办公室文书工作和档案工作存在着极为密切的关系，办公室文书工作的内容就是对各种类型的文书材料进行整理，这其中有非常多是有归档保存价值的档案材料，由此可以看出，文书与文书档案是相互交织、紧密联系的。

二、当前办公室文书档案管理的基本现状

（一）文书档案重视程度不够

随着市场经济发展的深入，企业自身承受的竞争压力在不断加大，企业将更多的精力用到了市场开拓、产品生产加工等方面，对于文书档案给予的重视程度明显不够，更多的是将文书档案当作了一种辅助类型的业务。例如，有的企业仅仅是安排非常少的员工负责文书档案工作，在整体的员工队伍建设上力度明显不够，也不符合现代化企业发展建设的基本需要。有的员工没有这方面的工作经验，他们对于文书档案的理解较为狭隘，认为文书档案就是将各种文书材料、档案资料等做好日常整理工作，没有站到企业改革发展的层面对如何高质量的分析和应用文书档案进行把握，这些都导致企业上下对于文书档案管理重视程度不够，很多重要的文书档案资料在收集与整理阶段出现了疏漏，与一些不重要且较为零散的资料掺杂到了一起，没有及时按照相关标准挑选出来，没有做到及时进行归档，这对于企业今后的查找等造成了很大困难，如果是技术性非常强的文书档案，一旦丢失，不仅会导致商业秘密的泄露，而且还会给企业带来巨大的损失。以往的时候，曾经发生过不少这些的典型案例，由于对文书档案资料重视程度不够，很多的设计图纸、技术创新等基础性数据被泄露，对企业自身的核心竞争力造成了直接影响。

（二）文书档案信息化建设不够

进入21世纪以来，以计算机为核心的信息技术有了很大发展，国家与国家、地区与地区之间的竞争越发激烈，从本质上而言，这些都是围绕着计算机信息技术竞争展开的。随着互联网+的提出，信息技术对于各个企业带来的影响相当深刻，企业能否将信息技术有效地融入企业管理与生产经营当中，对于企业实际效益的促进和影响作用是相当明显的，这其中，对于文书档案的影响也非常突出的，传统的文书档案资料工作，在实际开展上，主要是以纸质形式来完成，不仅需要耗费大量的纸张资料，而且还需要大量的人力参与到其中，不少文书档案在形成以后，由于管理不到位，很容易出现纸质文书档案被破坏等的情况，不利于文书档案长期保管的基本需要。但是，在“互联网+”推动下，将信息技术与文书档案相结合，不仅可以提高文书档案的收集、保管等水平，而且还可以与纸质档案形成双向保管，对于文书档案的安全等发挥着重要作用，一旦纸质文书档案在保管当中出现了破损等情况，可以充分发挥网络版文书档案的作用，对于传统文书档案工作形成了非常好的互补。但是，有的企业出于成本管控等的考虑，在文书档案信息化建设的投入力度明显不够，没有深刻认识到信息化的重要性，往往是单纯的增加一台电脑或者添加扫描儀等，这对于海量的文书档案资料而言，实际的信息化建设是明显滞后的，一旦遇到突发事件或者其他问题，纸质文书档案资料被损坏，一些重要的数据信息是难以修复的，这对于企业带来的影响是极为深远的。

（三）文书档案管理的规范化不够

对于文书档案管理而言，工作人员的素质是重要的影响因素。由于重视程度不够，导致企业现有的文书档案管理人员，在工作积极性上不够，文书档案在收集、整理、编目与归档等方面表现得比较混乱，这对于后续参考查阅是非常麻烦的，例如，通过调查发现，有的企业出于成本管控的考虑，在文书档案工作上一直没有引进新人，而是安排了一些年龄偏大的员工负责相关工作，这些员工在思想上较为传统，对于纸质文书档案基本的重要性认识不够，单纯的认为只要整理好相关资料，把领导交办的归档即可，这对于文书档案整理、归档等的规范化开展是明显不够的。同时，在文书档案管理上，很少有企业建立专门的制度，在文书档案的收集、整理等方面表现得非常随意，在面对不同类型的文书档案资料时，不能精准把握哪些是最为重要的，这些都影响了文书档案管理的规范性、成效性。

三、新形势下提高办公室文书档案管理水平的基本策略

随着社会的发展，企业在激烈的市场竞争中，对于文化档案工作需要给予足够的重视，注重将文书档案与自身发展等紧密结合起来，这样才能确保当前文书档案存在问题有效解决。

（一）提高对文书档案工作的重视程度

一方面，企业应当将文书档案放到与其他业务开展同等重要的位置上，制定完善的考核管理办法，在日常会议召开等的过程中，注重对相关重要文书档案收集、整理、归档等的调度。对于存在的问题，坚持以现场办公推动文书档案工作的落实，这对于激发各个层面对于文书档案的重要性认识具有重要意义。同时，在生产建设、技术研发等会议上，鼓励文书档案人员参与，发挥文书档案的指导作用，这对于文书档案人员充分认识自身角色的价值性具有重要意义。

（二）增强文书档案信息化建设的力度

在办公室文书档案管理上，应当充分认识到信息化技术应用的重要性，在对纸质文书档案资料进行全面认真收集、整理等的基础上，还需要加快文书档案的信息化进程。一方面，需要将各种可能的文书档案资料进行信息化改造，将更多的内容通过信息化平台呈现出来，这对于文书档案管理的信息化、长远化具有重要意义，可以显著减少文书档案管理的成本开支;另一方面，需要企业制定完善的文书档案信息化实施方案，结合自身文书档案信息化基本需要，及时添置各种高配置计算机等设备设施。

（三）提升文书档案管理的规范化水平

对于文书档案管理规范化而言，需要加快各项规章制度的建立，以制度的形式对文书档案收集、整理等每一个环节进行细化与明确，以流程图的形式对文书档案形成闭合管理，这样可以避免任何一个环节出现疏漏，从而提升了文书档案的整体化管理水平。同时，在规范化建设上，还需要抓好文书档案人员的教育培训工作，注重培训他们的操作标准、软件应用等，这对于文书档案纸质化与信息化的深层次结合发挥着重要影响，也有助于更好的体现文书档案的价值作用。

四、结语

综上所述，本篇文章主要是分析了文书档案的基本特征，明确了当前企业文书档案管理的缺陷不足，进而立足社会发展需要，对如何提高文书档案管理水平进行了有效探索，这对于企业的现代化改革发展具有重要意义。

参考文献

[1]吴倩倩，谢雨菲.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2020（09）：183–184.

[2]刘蓓.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外，2020（10）：31–32.