如何规范企业印章管理

唐夏萍

摘要：印章是企业行使职权落实的重要凭证，是象征企业权力和职能的重要标志，具有合法性和权威性。本文阐述印章在企业管理中的重要作用，分析现阶段企业印章管理存在问题，探讨企业科学规范管理印章有效措施。

关键词：印章管理;规范化;措施

印章管理是办公室管理的一项重要工作，企业的各类文书、合同和材料要加盖企业印章才能生效。加盖企业印章的相关文件，受到国家相关法律法规保护。企业应给安排专职人员负责印章的日常使用和管理，以及一些用印材料的保存，这是印章管理的基本要求。随着企业不断发展，企业使用印章的次数不断地增多，如果没有做好印章的日常管理工作，会影响企业的正常运营和管理。因此做好企业的印章管理对企业的长远发展具有重大意义。

一、企业印章管理存在主要问题

当前许多企业对印章管理缺乏足够重视，致使印章在管理和使用中普遍存在一些问题，给企业造成不可挽回的经济损失，使企业承担巨大的法律风险。现阶段企业的印章管理主要存在以下几个问题：

（一）缺乏规范的印章管理制度

由于企业没有规范健全的印章管理制度，导致印章使用不规范和印章随意使用现象出现。许多企业在印章管理中缺乏合理规范的印章管理制度，仅在企业的审批材料和日期上加盖印章，在对一些证明材料存在文字表述错误或者在更改后没有使用印章，容易引起矛盾纠纷。有些在使用印章后没有标注有效期限，有的在加盖完印章后对已经失效的文章或者加盖错误的印章，或者一些盖有印章的空白文件纸张没有及时销毁处理，给一些有心之人可乘之机，给企业带来经营危机和法律风险。

（二）缺乏完善的审批程序和登记要素

当前许多企业经营管理者意识到印章管理的重要性，并加强了印章管理制度的制定，但是没有明确落实印章管理制度，缺乏完善的印章使用审批程序。企业重要的文件没有经过相关人员的审核签字，仅凭相关负责人的签字就可以使用印章，缺乏对用印章人员的有效約束，导致出现乱用印章现象。有些印章管理人员没有对文件仔细审查，而是把印章直接交与用印人员加盖，容易引发风险和隐患。

（三）缺乏专业的管理印章人员

许多企业的印章管理人员多为办公室主任、档案员和文秘人员，企业因为要节约人力成本而没有设置专人管理印章，导致对印章管理随意，印章管理责任混乱。同时缺失印章管理流程，没有完善的印章审批程序，最终影响了印章的管理存在安全问题。

二、规范企业印章管理的措施

（一）完善企业印章管理制度

现阶段我国仅有一些规章制度对企业印章使用管理作了规定，对违印章管理规定的行为责任追究不严，是导致企业印章乱用和滥用的主要原因。针对这一现象，我国应该专门设立法律法规对印章管理使用，从根本上杜绝乱用印章行为。企业内部结合自身实际健全和完善印章管理制度，明确印章管理和使用，明确印章管理人员的责任和义务，对于因为印章管理不当引发严重后果的情况的应该追究相关管理人员和使用印章人员。

（二）加强规范印章管理程序

做好企业的印章管理就要从印章的刻制、启用、变更到销毁的全过程进行规范化管理。企业成立初期就要安排专人负责印章的刻制，并将刻制好的印章交给相关部门进行备案。分类管理和存放不同的印章，由专人负责对印章使用登记并对登记记录做好保存，对于需要加盖印章的文件和材料严格审查，并按规定填写《印章使用登记表》，经有关负责人审核签字后方能加盖印章。对于印章遗失、废弃应由印章管理人员填写《废止申请单》交与法人或者相关主管审核，由相关管理部门进行统一处理。

严格按照印章使用登记制度，确保印章使用登记。对于要使用印章的人员要做好部门、审批人、经办人、用途和日期做好详细记录。印章管理人员要做好审批材料的收集和登记工作，装订成册以作为印章使用登记的原始凭证便于日后查验。严格对空白文书盖章的情况进行管理。为有效防止印章不安全利用还要做好电子印章的管理和规范。

（三）培养专业管理印章人员

企业领导人要提高印章管理意识，重视印章管理工作。加强对印章管理人员的教育和培训，提升管理人员的业务水平和职业操守，确保印章管理人员能够严格按照印章管理制度规范化管理。

通过与印章管理人员讲解印章管理制度、法律法规和实际案例，使管理人员牢固树立底线意识，严格按照规章制度管理和使用印章。不得私自在有关文件或材料上用印，尤其是不能在空白纸张上加盖任何印章。强化分管领导对用印材料、合同内容的审核职责，提高印章管理人员对用印章材料的合法合规审核能力。

（四）运用信息化手段加强印章管理

随着科学技术的不断发展，企业可以利用信息化手段提高印章管理水平。可以通过网上办公系统对用印材料进行审批，为企业广大员工和领导提供了便利，提高企业员工的工作效率。要求各类用印申请单之后上传附件材料，这样便于日后查询用印信息。互联网信息技术给印章管理创造了良好的办公条件，同时印章管理工作性质也对网上办公西戎的稳定性、安全性和使用性提出更高的要求。

总而言之，企业要做好印章管理使用工作，首先收制定和规范用印管理流程，确保印章和使用规范化;其次要加强印章管理人员的法律法规意识，提高印章管理的业务水平和思想道德水平，使其自觉遵守用印规章制度。只有规范企业的印章管理，确保印章安全使用，才能使企业管理工作规范化、科学化和法制化，实现企业持续健康发展。

参考文献

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