企业办公室管理工作的新思路

赵鹏飞

摘要：办公室是企业的综合性管理服务机构，承担着协调企业内部各部门之间相互关系及对外形象窗口展示的重要作用，因此，其管理工作的思路对企业的创新和发展具有积极的促进作用和深远的影响。为此，本文在对企业办公室管理工作特点和主要内容进行分析和阐述的基础上，提出创新企业办公室管理工作的新思路和新方法，以供借鉴和参考。

关键词：办公室;管理工作;新思路

引言

办公室是企业的核心管理部门，发挥着承上启下、协调内外及联系左右等重要作用，是企业开展对外交流的窗口单位，同时也是沟通协调企业内部各部门相互之间关系的纽带，在不断深化企业改革的新的历史时期，企业办公室管理工作彰显得更加重要。在信息技术时代，加强企业办公室管理工作新思路的研究，具有重要意义。

一、企业办公室管理工作的主要内容和特点

（一）企业办公室管理工作的主要内容

第一，制定企业发展规划和规章制度。企业办公室要对市场的发展变化趋势做出科学合理的预测，结合实际情况制定企业中长期发展规划和年度生产运營管理计划;根据企业生产经营和管理实际，提出内设机构设置方案;制定并不断修改完善企业规章制度和管理标准，以保证企业能够在新形势下适应改革发展和市场的需求[1]。

第二，辅助企业领导做出决策。为了满足企业的生产、运营及发展需求，应注重收集市场运营、行业竞争以及同行业发展信息，经分析汇总后提供给有关领导，为企业的运营和发展战略决策提供参考。

第三，维护公共关系管理。企业办公室应根据企业的发展战略规划，做好与政府部门、行业管理部门的沟通协调，建立维护良好的企业公共关系。做好与同行业之间的横向联系及合作企业之间的公共关系，做好应急公共关系的公关处理，确保企业各项工作的顺利开展。

第四，日常工作的科学管理。日常工作的科学管理是企业办公室的一项重要工作，主要包括：日常接待工作、印信管理工作、小型汽车的管理调配和使用工作、值班保障等日常性事务，同时还包括某些细化业务及相关业务的拓展，事无巨细，因此要紧密联系企业内部各部门并实施科学管理。

（二）企业办公室管理工作的特点

第一，协调性和操作性特点。企业外部收集及企业内部信息的有效传递基本都是通过办公室完成的，因此需要卓有成效的进行沟通和联络，协调处理企业外部的公共关系、合作企业间的横向联合及企业内部各部门之间的关系，创造良好的工作和运营环境，培养员工之间团结协作的创造精神。

第二，综合性和全局性特点。办公室是企业实现正常运营的关键的综合性管理部门，其管理工作涉及企业生产运营管理、物资供应和产品（技术）销售管理、企业技术及日常管理等方方面面，管理工作事无巨细，综合性特点和全局性特点非常明显[2]。

第三，辅助性和服务性特点。办公室的管理工作是直接为企业领导提供服务的，辅助企业领导开展日常管理工作和决策，对企业的生产、运营、管理和发展直接起到了辅助作用和服务作用。

二、企业办公室管理工作新思路分析

（一）建立高效和完善的管理制度

企业良好运作的前提是优化的工作流程和高效的管理效率，而这一切必须建立在规章制度的基础之上，因此企业在日常工作中，必须拥有科学严谨的管理制度和工作规范对办公室工作人员进行约束和管理。办公室管理制度主要包括：印信管理制度、接待制度、例会制度、信息收集分类汇总传递制度、公务用小型汽车派车和管理等项规章制度，制定办公室各岗位工作标准和工作规范，注重工作流程的优化，并加强日常管理和考核[3]。管理制度、工作标准和工作规范的建立以及工作流程的优化要具有全局性、系统性、高效性和可行性，做到统筹兼顾、合理分工，全面提高工作效率和工作质量。

（二）提高办公室工作人员的素质

现代企业管理必须遵循以人为本的管理理念，因此办公室管理工作的人员素质必须与时俱进，通过全面系统地学习和培训，使工作人员能够基本掌握计算机应用技术并熟练使用现代化办公设备，掌握相应法律基础知识，提高沟通协调能力和对外联络交际能力，以适应新时期办公室管理工作的新思路。

（三）办公室内部合理分工

企业办公室管理工作涉及方方面面，合理的分工协作不仅能提高工作效率，同时也能够促进工作质量的提高。企业办公室工作包括业务咨询、信息收集及处理、服务于管理等多项内容，只有进行科学合理的分工、细化岗位管理职责、合理安排工作量并加强考核，才能有效提高工作效率，防止推卸责任和推诿扯皮现象的发生[4]。

（四）树立严谨的工作作风

严谨的工作作风是确保办公室各项工作顺利完成的保障，办公室日常管理工作存在许多不确定性，其工作态度和工作质量对企业的对外形象和经济效益都具有直接影响。工作人员在具备严谨的工作作风的同时，还要具备较强的分析判断和预测能力、敏锐的反应及灵活应变能力，这些能力都是建立在严谨的工作作风基础之上的，是办公室管理工作新思路的重要组成部分[5]。

（五）充分发挥协调公共关系的枢纽作用

企业办公室是联系企业内部各部门以及联系协调企业外部关系的重要部门，是企业对外的形象和窗口部门，协调公共关系是非常重要的，应具备相应的公关能力和技能。这就要求其工作人员要熟悉企业内部各部门的工作职能，做好沟通协调和上传下达，使办公室公共关系得枢纽作用得到充分发挥。

三、结语

总之，办公室工作是企业综合性较强的工作，对企业的发展具有重要的促进作用，因此企业办公室要不断创新工作方法，拓展管理工作的新思路，在信息技术条件下，充分运用办公自动化设备，有效调动工作人员的积极性，推动办公室工作的全面发展。

参考文献

[1]石光华.浅谈企业办公室工作管理新思路[J].青年时代，2017（6）：180.

[2]赵祥琳.企业办公室管理工作的创新途径研究[J].通讯世界，2019，26（6）：313–314.

[3]贺小利.浅谈企业办公室工作管理新思路[J].中国管理信息化，2014（18）：65–66.

[4]刘楠.高效二级管理模式下学院办公室工作新思路探究[J].科技与企业，2015（10）：34.

[5]赵有兴.浅谈办公室行政事务管理[J].办公室业务，2018（19）：6.