新形势下人事档案管理工作的困境和对策

张雪

【摘要】企事业单位员工的个人经历以及思想品德还有业务能力等等综合素质都体现在人事档案中，人事档案是企事业单位对于人力资源管理的首要根据。所以在新的形势下，将人事档案管理工作做好非常重要。基于此，本文对于人事档案管理工作中所遇到的问题进行有效分析，并且根据分析的问题制定相应对策，希望可以为人事档案管理工作者提供有效的参考。

【关键词】人事档案;困境;对策

一、新形势下人事档案管理工作的困境

我国的人事档案工作历史悠久，源远流长，并形成了完整的思维方式、管理观念和管理模式。但随着市场经济的发展和信息化进程的深入，当前人事档案工作诸多方面的消极因素影响了人事档案管理工作的健康发展，使得当前的人事档案工作面临很多困境，具体表现为：

（一）思想观念落后。神秘论以及无用论是当前人事档案管理中存在的两种极端的现象，这一现象使得现代人事档案管理工作的开展受到阻碍。因为，在人事档案神秘论中认为，对于个人信息的记录以及个人隐私的记录是非常严谨的，只能允许用人单位进行查看，这一现象导致在人事档案的管理过程中，管理人员只收集个人的思想政治以及社会关系等材料，对于个人的能力以及综合素质等方面的内容严重的忽视。此外，有一些材料可能存在伪造的现象，所以对于用人单位所提供的材料无法保证其科学有效性。在进行管理的过程中，一些管理人员的管理观念比较陈旧，只抓住封闭式的管理方法，这样就导致在经济文化建设的过程中，没有办法将人事档案的作用有效发挥出来。此外，人事档案无用论这一极端的思想，认为人事档案只能被应用在政府以及一些事业单位中，其他途径是毫无意义的。所以就出现了部分面试者在进行人事档案填写的时候，不是特别的认真，甚至有关面试人员在面试之后将面试人的档案随便丢弃等现象，管理部门对于这一现象也有所忽略。因此这两种现象导致现代人事档案工作没有良好的社会基础作为保障，在思想上不够重视人事档案管理，这样就使得人事档案管理工作面临巨大的困境。

（二）管理制度混乱。由于人事档案工作的特殊性，在进行人事档案管理的过程中最基本就是打好思想政治基础，管理人员具有较强的工作责任感，但是这些远远达不到人事档案管理的要求，所以还要求管理人员要具备优良的业务能力以及创新水平。现在人事档案管理工作还是拘泥于纸质版的档案管理，这样没有办法跟上时代的步伐，目前首要的任务是利用高科技以及互联网技术来达到档案的科学有效管理。此外在人事档案管理过程中，管理人员的流动性比较大，并且档案管理人员的综合素质也不高，专业水平能力不佳，还有一些甚至是兼职。所以对于本身业务，没有花更多的心思去钻研。

（三）管理人员素质不高。由于人事档案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素质、工作责任感成为人事档案管理人员首要的条件，但仅此无法满足人事档案管理的要求，还必须要具备良好的业务素质和创新能力等各方面的能力。现有的人事档案管理人员对人事档案的管理局限于传统的纸质人事档案管理，无法适应时代要求，采用新技术、新方法、新设备对人事档案进行科学有效的管理，造成人事档案利用困难，人事档案的社会价值未能得到充分发挥。另外，人事档案管理人员流动频繁严重阻碍了现代人事档案管理工作的发展。“档案人员队伍不稳定，变化比较大。档案人员缺乏专业知识，大多为其他部门人员兼任，且常常身兼数职，工作调动频繁，造成他们业务钻研不够”。人事档案管理人员往往利用掌握政府、事业单位等用人需求信息的有利条件，寻求自身更好的发展，人事档案工作人员无法安心于本职工作，更不用说参加培训、学习，提高自身的业务素质了。

二、新形势下人事档案管理工作的改进措施

（一）加强宣传教育，树立正确的人事档案观。要通过宣传教育的手段，树立正确的人事档案管理观念。对于人事档案的神秘论以及人事档案的无用观点也及时改变，进行新的管理观念的更新，做到与时代的发展步伐同步。对于管理工作要不断加强，对于档案管理工作要不断创新，使人事档案的使用价值有效提高。在人力资源的开发中，将人事档案的作用充分发挥出来。要使相关单位认识到人事档案的利用价值;让个人认识到自己档案的重要性，因为个人的政治面貌以及个人的经历等都体现在人事档案中，所以个人也要积极配合档案管理部门做好档案管理工作。

（二）建设高素质的现代人事档案管理人才队伍。在进行人事档案管理工作中，人才作为主角，是服务的主体也是被服务的主体，因为对于一个单位来说，人才是单位可持续发展的动力，对于档案管理部门要清楚认识到这一点。在进行档案管理工作时，一定要选取综合素质高并且专业水平高的人员进行档案管理工作。针对目前所面临的档案管理人员流动性大且不稳定的问题，首先要使人事档案人员的培训工作不断加强，制定考核制度，激励档案管理工作人员自觉加强自身业务能力的提升，对于新的管理内容以及新时代的管理要求要有明确的认识。

（三）建设完善的现代人事档案管理新模式。改变以往封闭式管理模式，建立人事档案社会化开放式管理新模式。人事档案社会化开放管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充。人事档案的使用应当向个人开放，让个人了解档案的内容，采用社会化、开放型人事档案管理模式，为个人和用人单位提供多样化、综合化的人事档案服务，充分满足个人和用人单位利用人事档案的需要，树立人事档案部门的新形象。使人事档案的管理工作不断发展。

（四）统一人事档案管理部门，规范、完善档案管理制度。统一我国人事档案管理部门，建立国家各级人事档案管理系统。统一领导，分级管理，“打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制，实行相对集中统一管理的体制”改变我国目前人事档案多头、分散管理的混乱局面，将我国人事档案工作统一到人事部门，將有限的人力、物力、财力充分有效地运用于现代人事档案管理工作中，发挥人事档案管理工作在社会主义经济建设中的作用。

三、结语

综上所述，在进行档案管理的过程中，要清楚认识到档案管理工作不但关系到个人的利益，还是国家人力资源管理开发以及利用的重要保证，所以在新时代、新背景下，对于人事档案管理存在的一些问题要重视，并且制定出可行的管理方案，使人事档案管理走可持续发展的道路。

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