绿色环保模式下办公室档案规范化管理现状及对策

李华

【摘要】在绿色环保理念指导下，高职院校办公室档案管理应更加注重规范化、节约化、信息化，不断提升管理效率。当前高职院校办公室档案规范化管理，在内容形式和具体工作落实上还存在一些不足和风险隐患，因此有必要以绿色环保模式作为背景，树立绿色环保档案规范化管理理念，推动办公室档案管理信息化水平，提升工作人员绿色环保意识，更好地推进高职院校办公室档案规范化进程。

【关键词】绿色环保;高职院校;规范化管理;办公室档案

随着网络信息技术不断发展，当前大数据已经成为高等院校办公室档案管理的重要趋势，大数据与办公室档案管理的有效结合，进一步提升了档案管理的数字化信息化水平和档案资源的开发效率，有效节约了资源，进一步提升了资源的利用效率。当前绿色环保已经成为高职院校办公室档案管理的重要理念，在绿色环保模式之下，高职院校办公室档案管理正在向着规范化方向发展。

一、高职院校办公室档案规范化管理现状

办公室作为高职院校的综合部门，不仅负责各项行政事务，同时还需要与各个部门进行沟通和协调，确保学校的各项工作能够正常运转。

（一）档案管理内容。办公室所管理的档案主要是高校党委、工会、团委、行政部门组织召开的各种会议文件、会议纪要以及学校相关部门出台的总结工作计划和上级部门对于本学校行政管理人事安排的文件材料，这些文件材料都需要妥善保管。按照档案管理要求，办公室档案管理主要是履行档案收集、整理、立卷归档、借阅相关职能。一是办公室档案收集整理，在档案收集和整理过程中，一定要确保收集上来的档案是当前高校的主要工作重点，并具有一定的价值。二是按照文件的种类和重要性进行立卷归档。如果办公室档案归档毫无章法，不仅会影响档案的实际利用价值，也会对档案检索造成困难，因此在归档过程中，一定要做到科学分工，明确重点。三是办公室档案的借阅与收回。办公室涉及的档案很多具有利用价值，因此避免不了其他部门的借阅和使用，这就需要具体工作人员要做好把控工作，对于符合借阅条件的应当做好借阅登记，对于不符合借阅条件的，应该在办公室进行阅览。阅览完毕之后，马上收回，确保档案信息资源的安全。

（二）档案管理规范化不足的表现。近年来，各高职院校在办公室档案管理规范化方面虽然取得了一些成就，但当前多数高职院校办公室档案管理依然面临规范化不足的问题，突出表现在以下方面：第一，高职院校办公室档案管理规范化制度不够完善。高职院校办公室作为综合部门，虽然档案管理作为其工作内容之一，但由于主要领导不重视，导致办公室档案管理工作缺少制度依据。在档案管理规范化建设方面，主要依据的是学校档案部门出台的档案管理制度，并没有针对办公室档案管理特点形成相应的配套制度，在具体工作落实时，很多档案制度与办公室实际档案规范化管理，还存在一定的冲突。加之档案部门在业务指导方面更多的是针对本校的档案管理部门，很少针对办公室进行专业的业务指导，办公室在档案制度建设方面缺少相应的指导，很多制度形成与学校档案管理工作整体推进还存在一定的出入。第二，办公室人员调动过于频繁，影响档案管理效果。档案管理规范化建设是一项系统的长期工程，需要专人负责，并在工作中不断总结经验，提出好的办法，这样才能进一步提升办公室档案管理规范化水平。由于高职院校办公室人员变动较为频繁，在档案管理方面，很多由办公室其他职能人员兼任，这些人员承担着办公室其他工作，在工作过程中，只是将档案管理规范化工作作为其中一项。由于对于档案管理工作规范化重视程度不足，缺乏责任心，很多重要的档案和文件无缘无故遗失或放错地方，一旦需要查阅这些档案文件，短时间难以找到，严重影响了档案作用的发挥。第三，办公室在档案管理过程中还存在一定的风险隐患。办公室多数档案具有长期的价值，因此在管理期限达10年以上，这就需要为这些档案管理提供必要的硬件条件和环境，这些环境包含足够的空间，防病虫害、防湿防潮、防火防盗等，如果某一环节出现问题，对于纸质档案产生的影响是致命的，并且很多纸质档案具有特殊的意义和价值，虽然对其进行了复制和扫描，但仍然有部分纸质档案需要长期保存，在保存过程中风险时时存在，一旦具体工作人员没有做好相关工作，就会影响纸质档案的管理效果。

二、绿色环保模式下档案规范化管理的对策

绿色环保模式下，要求高职院校办公室档案规范化管理要按照节能环保的方向发展，并树立绿色档案管理理念，以最小的投入换取最佳的档案资源管理效果，实现档案价值的最大化。在具体办公室档案规范化管理过程中，需树立绿色管理理念，融入现代信息技术，增强管理人员的环保意识，提升工作人员的能力和水平。

（一）树立绿色档案管理理念。从档案管理的未来发展趋向看，以绿色环保模式来落实档案管理工作是改革的重点方向之一，在档案管理过程中，办公室工作人员应该树立绿色档案管理理念，以网络信息技术为基础，对现有的档案资源进行数字化和信息化建设。在具体工作中，广大办公室工作人员在从事档案工作时，要看到网络信息技术对于档案信息管理的重要影响，将绿色档案工作落到实处，以档案电子化作为主要抓手，减少纸质档案数量，实现节能、环保、减排。同时要引进一批先进的计算机设备，实现电子档案物质化管理，对于档案资料传输和利用尽量通过网络途径减少重复打印和复印，节省设备成本、纸张成本和人工成本，体现节能环保理念，积极响应绿色档案管理。

（二）构建信息化档案管理系统。当前高职院校办公室在档案开展过程中，由于没有形成相应的档案信息化管理系统，造成档案管理混乱，因此有必要在学校主要领导的支持下，与校外第三方企业根据高职院校办公室实际需要，与学校档案部门共同开发档案信息管理系统。在档案信息管理系统开发过程中，考虑到办公室档案管理的现实特点，将规范化要求与数字化建设紧密结合，实现办公室档案资源管理的全程电子化。在具體的档案信息系统开发和利用过程中，要不断总结经验，实现档案管理场所的绿色环保，提升档案资源管理的环境质量，实现档案长久保存的目标。

（三）构建更为完善的制度体系。高职院校办公室档案规范化管理需要制度支持，同样要想落实绿色环保模式，也需要完善相应的制度体系。首先，高职院校要从办公室档案管理规范化角度出发，对现有的档案管理制度进行系统梳理。发现不符合办公室档案规范化管理的制度，要及时加以汇集，对于与绿色环保模式相冲突的档案管理制度和机制也要及时进行调整和完善。同时对于当前办公室信息化档案管理系统出现的新问题、新情况，要以制度的形式加以完善，并要求工作人员严格执行相应的制度，避免在档案管理过程中造成不必要的损失和浪费。完善档案信息系统维护和更新制度系统的稳定性和持续性。其次，加强管理人员的制度教育，让管理人员在档案日常管理过程中树立制度意识和节约意识。

（四）提升管理人员的业务素质。高职院校办公室承担的任务非常繁重，各项工作都需要尽心尽力完成，而且工作内容和工作方式还存在很大的差别，这就需要办公室业务人员具备较高的综合素质和能力，才能够高质量完成各项工作。随着办公室管理水平的不断提升，对办公室人员综合业务能力提出了更高要求，需要办公室人员及时更新知识体系，运用现代化的管理方式和管理方法来加强档案管理工作。同时能够灵活运用绿色环保模式提升高职院校办公室档案管理水平，以规范化作为管理目标，实现办公室档案资源的科学合理利用，更好地推进高职院校建设。

总之，网络信息技术背景下，高职院校办公室要以绿色环保的档案管理模式作为建设方向，坚持绿色档案管理理念，不断提升档案管理的数字化、信息化和规范化水平，实现档案管理工作与网络信息技术有效融合，并以节能环保作为档案工作的重要目标，更加科学合理地利用档案信息资源。

【参考文献】

[1]胡其兵.高职院校档案工作现状与对策研究[J].办公室业务，2019（9）：45-47.

[2]杨静.“互联网+”时代档案潜在用户转化的思考[J].档案学研究，2018（1）：75-81.