机关档案收集工作中存在的问题与对策

阿依努·阿西木汗

【摘要】机关档案是我国机关事业单位留存文档的一种记录方式，在机关工作中占有非常重要的地位。档案工作的源头就是收集，只有将档案资料收集起来才能实现集中统一保管，因此档案的收集工作非常重要。本文从机关档案工作的重要性入手，分析了现阶段机关档案收集工作中存在的主要问题，然后有针对性地提出对策，以期为机关档案收集工作的改进出谋划策。

【关键词】机关档案;收集;问题;对策

档案是人们利用文字、符号、图像、声音来记录生活、生产、工作、学习、科研等方面的一种凭证。在机关的运转过程中，会慢慢形成很多档案资料，这些资料对于真实再现机关的公务工作具有非常重要的凭证作用。然而由于种种原因，现阶段我国机关档案管理工作还存在不少问题，亟待我们去分析、去解决。

一、机关档案工作的重要性

档案工作亦称档案管理，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，同时这也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理工作专业性、技术性都比较强，时间跨度也非常大，所以档案管理工作一直都是机关事业单位内控管理的一项重点工作。众所周知，机关事业单位是党和国家的相关职能部门，是社会各项事务的重要管理者，也是服务经济社会发展、改善民生的重要服务者，所以机关档案工作也就更加重要了，尤其是进入新时代以来，随着我国进入全面深化改革的深水区和攻坚期，各项改革任务繁重、措施频出，真实记录机关事业单位公务活动的档案工作重要性更加凸显。机关事业单位在正常运转、进行公务活动的过程中不断形成的档案资料，不仅仅是机关事业单位公务活动的真实记录和再现，也是机关事业单位工作查考的重要依据，同时也为后期的宣传教育提供了很好的素材。所以对于这些档案资料我们一定要注意开展收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及提供利用等工作，使机关档案发挥出应有的作用。

二、机关档案收集工作中存在的主要问题及成因

（一）档案收集工作中存在的问题。收集是档案工作的第一步，也是非常重要的一个步骤，没有收集就没有档案。自从《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国国家档案局制定的《机关档案工作条例》颁布施行以来，包括档案收集在内的档案管理工作已经开始有法可依、有章可循，但是因为种种原因仍然存在不少的问题和不足，下面我们简单列举一下这些问题的主要表现：1.收集的档案资料较为单一。有不少档案管理单位和工作人员对档案管理的相关法律法规和规章制度不甚了解，对于很多档案资料分不清到底该不该收集。很多时候他们只是把机关单位的“红头文件”一收了之，对于机关事业单位在公务活动中形成的一些具有较大价值的文字材料、图表、视听等方面的资料却不注重进行收集整理，收集的单一势必会造成馆藏档案的单一，影响档案的价值和后续利用。2.不少档案资料的收集还不同程度地存在不齐全不完整。比如说，对于一些机关单位的会议，档案里只有会议通知却无相应的会议记录;有一些上下级之间的请示批复只有请示没有批复或者只有批复而没有请示;严重的甚至一份档案材料中竟然还有缺张少页的情况，这些都是不应该发生的。3.不少档案管理人员的档案意识不强，工作态度不够端正，工作能力也有待提高。这些人往往认为，档案收集不像档案整理、编目等工作那样详细具体，收集什么不收集什么更多的要靠他们自己去衡量、判断，没有严格按照相关规章制度去执行，导致档案收集范围变窄，档案资料收集不够全面。4.机关事业单位内部其他科室特别是业务科室由于种种原因，往往存在对档案工作人員的收集工作配合程度不够甚至还有拖延、阻碍等极端情况。

（二）档案收集工作中存在问题的成因。1.档案意识薄弱，重视不够。不少人认为档案部门是一个边缘部门、闲差事，单位或者部门的领导对档案工作重视的程度还有待提高，关心指导不够，人员、经费等方面保障不到位，一些中小单位甚至没有专职档案管理人员而只设兼职档案工作人员。2.一些档案工作人员态度不够端正、工作能力不够强。端正的态度是干好一项工作的基础，工作能力不行可以通过学习、锻炼慢慢把能力提升上来，如果态度不够端正是很难把工作做好的。3.机关档案人员更换比较频繁、不太稳定，这种情况很容易造成档案收集工作的衔接不畅等问题。4.客观来说，机关部门较多，形成的各方面的档案资料也比较多，一定程度上给档案的收集工作造成了困难，稍有不慎就容易造成档案资料的收集不够齐全和完整的问题。

三、改善档案收集工作的相关对策

（一）提高政治站位，加强对档案工作的重视程度，不断提升机关干部的档案意识。要认真贯彻落实《档案法》及《机关档案工作条例》，不断加深对档案工作重要性的认识。机关单位主要领导同志和分管档案工作的领导要将档案工作融入机关的日常工作中去通盘考虑、一体部署，要充分利用会议、学习板报等方式加大档案相关法律法规的宣传和教育，不断提升机关全体干部的档案意识。还要不断完善单位内部机关档案工作相关制度，必要时可以请求档案行政管理部门进行业务指导和培训，相关工作制度一旦建立就要严格遵照执行，尤其是领导干部更要以身作则、以上率下，这样才能带动机关单位全体都重视档案工作、都遵守档案管理相关制度规定。此外还应该加大对档案工作的人力和物力支撑，人员方面选优配强，工作经费保障有力，如此机关的档案管理工作必定越来越好。

（二）机关档案工作人员要端正态度，努力钻研业务知识，以高度的责任感坚决做好档案管理工作。机关档案工作人员是档案工作的主体，是档案工作好坏与否的关键。所以机关档案工作人员一定要有主人翁意识和高度的责任感，深刻认识做好档案工作的重大意义，自觉端正工作态度，努力钻研档案管理相关业务知识，不断提高自己的工作能力和业务素质，这样才能为做好档案管理工作打下坚实的基础。要克服等、靠等思想，要主动作为，走出档案馆去各业务科室搞调查研究，摒弃坐等接收的老模式，不断创新工作方式方法，努力提高档案收集工作。

（三）档案工作人员要把功夫下到平时，注意积累。档案工作没有尽头，讲究的是细水长流，要把功夫下到平时。很多机关单位和档案管理工作人员平时散漫、不注重及时收集整理档案资料，到年底的时候又突击工作，手忙脚乱地胡乱应付一通，难免产生“张冠李戴”的错误，导致一些本该收集的档案资料未被完全收集，而一些不该归入档案的资料却被拿来滥竽充数，造成档案质量降低，影响后续的使用。

（四）对于收集到的档案资料，加强后期综合利用，做好服务工作，以档案的利用和服务促进档案的收集工作。档案工作按照业务流程可以划分为收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究以及提供利用等八个部分，但是也可以划分为基础工作和利用工作两大部分，这也从侧面印证了档案工作的目的，就是对其进行利用，说利用是对档案工作的一个检验也未尝不可，当然除了检验作用还有一个带动作用，到该用档案的时候档案却没有整理好，这是万万不行的。所以，我们要提高档案收集工作，也可以尝试从加强档案的利用入手，在利用档案的过程中使广大机关干部真正认识到档案的价值和档案收集工作的重要性，从而使他们更加理解和支持档案工作，达到以利用促收集的目的。

四、结语

做好机关档案工作的重要性不言而喻，档案收集工作是整个档案工作流程的起点，面对机关档案收集工作中存在的档案意识薄弱、保障和配合不到位、工作人员业务能力有待提高等问题，我们要有针对性地提高机关干部特别是档案管理工作人员的档案意识和业务能力，提高他们的责任心，同时做好档案利用工作，以利用促收集，只有这样，才能将我国的机关档案收集工作做得更好。

【参考文献】

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