提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

孙立君

【摘要】在公司的办公室内部，文秘工作主要是处理公司内部的行政事务，以及各类公司高层领导的行政事务。因而，文秘的沟通和写作直接会影响到整个办公室的运行效率，间接地影响到公司高层领导人员的工作效率，因而，文秘人员要加强提高自身的写作能力，强化处理关键问题的能力。此外，文秘要提高沟通、写作工作质量。因此，办公室的负责人，也要充分地重视文秘写作工作，给文秘人员提供必要的支持。

【关键词】文秘工作;专业培训;奖励制度

公司内部的办公室部门是整个公司的综合协调机构，因此很多公司的重要管理事务都必须由办公室来开展处理，办公室是公司内部政策制定、文件传达的核心枢纽。因而，从事行政工作的文秘人员要具备极强的行政管理能力，高效处理行政工作。此外，文秘人员要具备一定的计算机操作能力，熟练使用办公软件，其中文秘人员的核心能力、写作能力能够有效满足公司内部文案的编制需求，承担起信息传达、承上启下的作用。

一、企业重视文秘工作

通过优化企业内部的组织结构，明晰各部门之间的职责和权限，才能够为企业的稳定性奠定基础。办公室部门是整个企业重要行政管理部门，通过传达公司经营者的决策意图，以及实现与各个业务部门、财务部门之间的对接，促进企业投资信息的快速流动和传输。随着企业规模不断发展，公司也产生了更多新型的办公室工作任务，尤其是当办公室内部行政事务较多时，需要增加更多的文秘人员来处理文案写作工作。办公室主任要充分重视文秘工作给整个办公室运营带来的影响，在招聘文秘人员时，公司的高层领导人员要给招聘工作提供必要的支持帮助，以及提供资金支持。尽可能参与到文秘招聘工作中，以选拔优秀的文秘人才，此外，公司的高层领导人员要为文秘开展写作和沟通培训工作，以提高文秘的工作能力，保证公司内部的行政管理工作高效处理。

二、增加文秘人员的数量

由于企业内部业务经营范围广、产业链长，因而需要聘请大量的工作人员开展业务协调工作。随着公司内部行政工作量逐步加大，文秘的工作量也在迅速提升，文秘人员经常需要加班来完成日常工作，导致当前很多人员都不愿意从事文秘工作。此外，文秘人员工资待遇不高，行政工作事务比较枯燥，导致当前人才市场中，从事文秘工作的人才日渐减少。但是，随着企业业务规模的扩增，文案工作量在逐步加大，因而需要大量的文秘人才来开展工作，这就给企业办公室带来了较大的挑战。很多公司的办公室通常会选择一些兼职和临时人员处理文案工作，但是由于从事兼职以及临时工作的人员不具备专业的写作能力和沟通能力，导致实际的文案写作工作出现较大的问题。公司需要给办公室配备专业的文秘人才，办公室主任结合实际的行政工作事务，来确定所需要聘请的文秘人才数量，例如可以将公司内部特定的文案写作任务交给一个秘书来处理，给公司的高层领导人员，尤其是公司的主要负责人员配置一个专职秘书。另外还需要在办公室内部配备若干机要秘书、文字秘书，分别开展办公室内部的各类行政工作。尽管增加文秘人员数量，会提高办公室的人力资源成本，但是也会有效提升办公室内部的行政管理能力，推动公司高速发展。

三、有效措施分析

（一）强化培训，并建立完善的工作制度。企业办公室的负责人要加强文秘人员的培训，结合办公室内部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有针对性地给文秘人员开展专业技术培训和管理培训。结合文秘人员培训的需求，制定年度文秘培训计划，并制定文秘培训方案。将文秘人员的培训资金纳入部门的年度预算当中，给文秘人员培训的内容，主要是提高文秘人员的心理素质、动手能力、综合管理能力以及应急处理能力，保证文秘人员在紧急情况下快速处理异常突发情况。提升文秘人员的语言表达能力和写作能力，文秘工作者主要工作就是开展沟通交流，以及撰写公司的办公纪要。因而，办公室要着重给文秘工作者提供专业性的协作培训和语言沟通培训，增强文秘工作者人际关系处理能力，进而高效开展接待工作，为公司建立良好的企业形象。此外，办公室主任还应组织部门的员工完善公司内部的行政管理制度和行政管理流程，通过制定科学的制度来规范文秘的工作行为。在部门内部建立文秘工作的职业道德规范，要求文秘人员严格管理自身行为，提高自身职业素养，保证文秘工作者可以严格遵守公司的制度，并提高办事效率。文秘人员以自己的专业能力，来推动公司行政工作的开展。此外，办公室还需要为文秘工作者建立完善的培训机制，以此来提升文秘人员综合素养能力。

（二）建立奖惩机制。办公室要结合实际的行政管理工作状况，有针对性地设计奖惩机制来提高文秘工作者工作积极性，以实现激励员工的目的。办公室制定的奖励管理制度，要对积极提高自身行政管理工作能力的文秘人员，给予一定的奖励，以及在行政工作上做出重大贡献的人员，给予一定的年度奖金激励和精神奖励，可以给员工颁发优秀工作者称号，以此来激励全体办公室人员努力工作，积极向上。办公室以公开公平、多劳多得的原则来建立奖励机制尤其是在公司内部文秘工作量较大的情况下，通过制定激励机制可有助于文秘人员高效完成文案写作工作，给高质量完成任务的员工颁发优秀奖，可以给员工发放现金奖，发放办公用品和生活用品以及提高员工的绩效工资。

（三）提升文秘人员的服务意识。公司的办公室要培养文秘人员服务大局的意识，以促使文秘工作者积极主动地为企业提供服务，为全体领导提供文案写作服务。文秘工作者为公司的高层领导人提供充足的信息资料，尤其是在开展重大会议前期要做好充分的会务准备工作。此外，文秘人员要监督公司各项制度的落实情况，将制度的执行情况如实地反映给公司的高层领导人员。因而，办公室主任要积极地提升文秘工作人员的服务意识，此外，文秘人员自身需要积极地创新工作方式、工作模式，提升文案写作工作的效率。

（四）协助领导开展工作。公司内部的秘书为多位领导服务，主要是协助领导开展各类工作，为传达领导的决策意图，以及落实领导所制定的管理政策，协助高层领导人员参加会议和签订合同的各项工作。因而，文秘工作者要做好文件的保密工作，保证制定的管理制度、政策文件可以快速传达给各业务部门，各下属公司提供行政管理信息，促进信息可以在各部门之间进行流动传输。

（五）科学规范地撰写工作总结。文秘人员撰写工作总结是文秘工作中的一项重要工作。当前文秘人员要深入总结工作中存在的问题和不足之处，通过对比分析、差异性分析，将在工作中总结出来的创新点和经验，写在工作总结内容上。通过每月坚持写工作总结来提升自身的写作能力，此外，可以快速完成领导交办的各类写作任务。

（六）强化与各部门之间的联系。文秘人员要正确处理办公室与各部门之间的关系，企业各部门为了实现自身部门的利益，通常会与办公室产生一些纠纷和矛盾。在执行公司的管理政策时由于政策的部分内容会影响到业务部门工作的开展，以及影响到业务部门部分人员的个人利益，进而会导致业务人员抵触政策。因此文秘工作者要与业务人员进行充分沟通，加强与业务人员之间的协作，避免在执行公司的政策制度时产生扯皮现象。

四、结语

在办公室内部开展文秘工作，对于提高办公室的行政管理工作效率具有重要的意义。文秘通过起草文件以及传达文件，监督政策文件的执行，做好各类会议工作。此外，公司要给文秘人员开展必要的培训，以提升文秘工作者的工作能力。

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