高校“专升本”档案转递规范探讨

陈洪诚

【摘要】高校“专升本”档案是“专升本”招生的重要凭证。随着“专升本”招生政策的深入实施，“专升本”档案的重要性愈加凸显。本文对“专升本”档案重要性和转递过程中存在的问题进行分析，针对建章立制、把好出口质量关、把好转递安全关、把好入口质量关和加强沟通协调提出些许建议，以规范“专升本”档案转递工作。

【关键词】学生档案;转递;规范

“专升本”是指本科院校从高职高专院校选拔招收优秀高职高专毕业生进入本科专业继续学习的政策。在“专升本”招生过程中形成的档案材料称为“专升本”档案，包括以下材料：“专升本”学生高职高专阶段的档案材料、“专升本”学生系列推荐材料（高职高专阶段课程成绩材料、学生总成绩排名材料、英语计算机等级证书、获奖证书、高职高专毕业证等），以及本科院校审批意见材料、录取通知书等。

一、“专升本”档案的重要性

（一）是审查“专升本”资格的重要凭证。本科院校在“专升本”招生过程中，需要按照条件对每一个学生纸质推荐材料逐一审查。这些纸质材料成为本科院校辨别真伪、决定学生“升本”资格的唯一依据。审查结束后，纸质推荐材料归入“专升本”学生个人档案管理。

（二）是资助认定的重要参考。近年来，一些本科院校把教育扶贫纳入“专升本”招生，在落实资助政策、评定资助等次时，除了对学生申请材料进行认真审查外，还要参考其高职高专阶段贫困证明类材料，包括家庭基本材料、贫困识别材料、申请贫困资助材料、审批材料。

（三）是认定课程免修的重要依据。“专升本”学生进入本科院校学习后，必须了解每学期所开设的课程名称和内容，对已经学过的相同相近课程或内容，可以申请免修。“专升本”学生申请免修时，需要从个人档案中复制课程成绩材料提供给教务管理人员。经学校审批免修的材料，要归入学生个人档案保存。

（四）为本科院校因材施教提供参考。“专升本”学生档案可判断学生发展方向，看是否有潜力可挖，为制定因材施教、建立培养方向、选拔学生党员和干部提供依据。如院系党支部调阅“专升本”档案，掌握学生思想政治表现，制定发展学生党员计划;专业教师根据学生成绩材料，制定教学计划。

二、“专升本”档案转递失范问题

（一）收集不齐全。“专升本”档案散存于教务、学工、党团组织、院系等单位。学生档案意识薄弱，没有及时收集保存，容易出现部分有价值材料丢失的现象。收集人员对学生档案材料形成规律不甚了解，往往收集不全，导致部分“专升本”档案材料缺乏系统完整性，影响到本科阶段建档。

（二）整理欠专业。整理人员缺少档案基本常识，缺少来自学校档案馆（室）专业人员的业务指导。对材料没有很好鉴别、分类、排列、编页，缺少袋内和袋外材料目录。档案装袋随意性大，没有统一使用档案专用袋，各种不规范问题不一而足。虽属极少数现象，却有失档案的严肃性。

（三）转递时间不统一。7月份，各高职高专院校陆续收到本科院校录取通知后，就应着手“专升本”档案收集整理和转递工作。实际工作中发现，部分高职高专院校并没有完全按照统一时间转递：有的学校8月转递，有的学校9月学生入学后转递，有的学校学生入学一年后经提醒才转递。给接收人员增加了工作量。

（四）转递前缺少对接。据对近万份“专升本”档案统计发现，从转递部门看，教务部门转递占41.38%，院系转递占21.66%，学工部门转递占20.24%，其他转递占16.72%。从接收部门看，教务部门接收占40.21%，院系转接收占29.12%，学工部门接收占25.20%，学校机要部门接收占5.47%。两校没有对接好，容易导致档案在转递过程中丢失的问题发生。

（五）转递渠道不规范。随着诸多快递企业的产生，很多高职高专院校把“专升本”档案交由这些企业来转递。有个别高职高专院校档案安全意识差，为图省事，将档案交由学生入学时顺便带来，这种情况容易导致档案被私拆、涂改或伪造等问题发生。

三、“专升本”档案转递规范对策

（一）建章立制。邓小平同志曾指出，制度问题更带有根本性、全局性、稳定性和长期性。“专升本”档案转递过程涉及多个单位、人员、环节，程序繁杂，内容琐碎，占用大量人力，具有时间集中、工作量大、时限性强等特点，为确保“专升本”档案完整、真实、安全，应该制定相应制度。一是建立“专升本”档案收集、整理、转递方面的制度，提升学生档案整理的完整性、系统性和规范性，促进转递工作及时、准确、安全。二是建立奖惩机制，把“专升本”档案工作纳入绩效，使“专升本”档案由软指标变成硬任务。对表现好的单位个人进行表彰，与职务晋升、评优评先挂钩，发挥激励政策的杠杆作用。对工作不力、出现问题的单位个人，通报批评和经济惩罚。

（二）把好出口质量关。“专升本”档案的整理是一项业务性较强的工作，需要负责此项工作人员具有档案专业知识。各高职高专院校应该吸收档案部门人员参与，发挥指导作用。“专升本”档案整理人员要了解、熟悉学生档案形成单位和过程，在档案专业人员协助下，把学生材料收集齐全，按照档案整理要求，对每一份材料的价值进行鉴别，对学生提供的材料进行真伪甄别，分类，编页编目，并装入正规的档案袋。装袋前，认真检查，防止漏装、装错问题发生，保持材料的真实性、完整性、系统性和排列有序。装袋后，粘贴详细的材料目录，并在密封口处加盖院校印章。“专升本”档案材料整理是一项繁琐工作。相关人员要本着对学生负责的态度，从源头把好质量关，避免各种问題出现。

（三）把好转递安全关。“专升本”档案关乎每一个“专升本”学生的切身利益。高职高专院校要贯彻以人民为中心的工作理念，确保每一份“专升本”档案转递安全。因此，高职高专院校在转递前，要对档案进行严格检查，确保档案的准确性和完整性。要主动与本科院校对接，掌握接收人员的详细信息。为安全起见，“专升本”档案转递应该参照干部人事档案转递制度执行，通过机要途径转递，不能贪图方便交由快递企业或者允许学生自带，特殊情况下可由院校专人专送。也可由接收单位专人专取。取档人必须出具介绍信、调档函、身份证等有效证明。转递通知单和回执要填写清楚，确保档案安全送达。保持通信畅通，适时掌握转递动态。

（四）把好入口质量关。本科院校要指定专人负责“专升本”档案的接收工作。接收档案后，要做好记录，按照随附的通知单进行档案目录和档案材料的检查，填写回执单。如果发现通知单上的材料数目和类目与实际档案资料不符，要将情况进行反映并将档案退回高职高专院校。“专升本”档案是学生“升本”的唯一凭证，关系“专升本”招生政策的公平公正。要成立档案审查工作小组，检查高职高专院校提供的“专升本”档案材料是否完整，防止重要材料的缺失;辨别这些材料的真伪，确保材料的可靠性。严格按照“升本”条件，对学生“升本”资格材料进行审查，防范不符合条件的学生“浑水摸鱼”。

（五）加强沟通协调。“专升本”档案转递考量着两所学校之间的协调能力。两校应该从全局视角充分认识做好“专升本”档案工作的重要意义，自觉把“专升本”档案纳入学校档案整体工作，加强协调，及时研究解决“专升本”档案出现的问题。创新是引领档案工作的灵魂和主线。近年来，一些院校贯彻创新理念，主动探索创新“专升本”档案管理举措，形成一些好的经验做法。因此，有必要建立交流机制，共同探讨新形势下加强和改进“专升本”档案转递工作的新举措。

“专升本”档案作为学生档案的新领域，需要从档案工作“三个体系建设”高度，加强理论探讨和实践探索，深化对其规律的认识，为“专升本”政策的深入实施提供可靠支撑。

【参考文献】

[1]王琨.把握好院校学生档案的进与出[J].兰台世界，2010（8）.

[2]邓小平.邓小平文选（第二卷）[M].北京：人民出版社，1993.

[3]刘帅伟.院校毕业生档案转递工作的实践探索[J].黑龙江档案，2013（1）.

[4]王宁.院校学生档案转递中存在的问题与对策探索[J].产业与科技论坛，2014（13）.

[5]范晓莉.以"五个发展"理念为引领推动广西档案事业科学发展[N] .中国档案报，2016-03-17.

[6]中共中央办公厅国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-5-5（1）.