高职院校网上报销系统优化对策探析

贺春桃

摘要：随着社会经济的不断发展，高校的信息化建设不断加强，国家也加大了对职业教育的投入，武汉软件工程职业学院传统的报销模式开始逐渐向网上报销模式转变，网上报销模式确实方便了广大教职工，也在很大程度上缓解了财务人员的工作压力，但是在实行过程中也出现了不少问题，本文针对这些问题提出了一些意见和看法，为优化学校网上报销系统提供一些参考。

关键词：网上报销;对策;内控;风险防范

中图分类号：F23文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.25.049

为了促进高等职业教育高质量发展，国家逐渐加大对职业院校教育的资金投入，武汉软件工程职业学院的收支规模和经济业务也在不断扩大，这在一定程度上给我校财务管理工作带来了巨大的压力。我校领导深刻认识到传统的以纸质为媒介的报销模式已经不能适应学校的发展需求，传统的报销方式不仅费时、费力，还容易造成误解和摩擦，加大了财务人员的压力，严重制约了学校报销管理的便捷性和高效性，所以基于互联网为基础的网上报销模式已经迫在眉睫。

武汉软件工程职业学院财务资产处于2019年同天津天大天财公司合作，研发出了一套网上报销系统，网上报销管理系统投入使用后，确实在一定程度上能够规避传统的报销模式带来的很多弊端，使报销不再完全受时间和人员变动的影响，能在很大程度上缓解报销难的现状，有利于缓解财务人员的压力，给全校教职工提供了一个方便、快捷的报销环境，大大规范了报销流程，同时也有利于加强预算项目的管理。但是和很多高职院校的网上报销模式一样，我校的网上报销模式也存在很多弊端。

1我校网络报销模式存在的弊端

（1）目前我校的网络报销模式还是处于半自动化的状态，对报账人员的要求比较高。网上报销模式不仅要求报账员懂基本的计算机知识，还要求他们具备一定的财务知识，尤其是在选择资金性质时往往受预算指标的限制，导致报账员遇到很多问题，所以一些报账人员宁愿在报账大厅排队等候，也不愿意填错了经会计人员审核后退回再修改，这也没有从根本上解决财务人员的压力问题。

（2）我校的网签系统还没有建立起来，导致报账人员在网上填完相应的內容后，还要找相应的经费负责人签字和审批，这个环节需要花费大量的时间，使得用户并没有体验到效率和便捷，所以很难达到在全校推广的目的。

（3）网上报销系统没有和预算申报系统完全结合起来。预算申报系统主要是各部门申报的项目与指标金额，但由于目前我校预算申报系统的项目和指标金额时常会发生变动，有的部门预算申报时比较随意，经常存在加减项目或金额的情况，所以财务预算管理人员在给某些部门的项目下达指标时，为了防止后期因为不准确要收回指标或者增加指标的情况，所以预算申报系统给很多部门设定的指标不是最终数，这就导致了网上报账员指标选择时会有误导，影响报账的准确性。

2我校网上报销系统存在问题的主要原因

我校实施网上报销以来，在试运行期间结果往往令人并不满意，究其原因是多方面的，主要包括以下几个方面。

2.1网上报销系统受内部控制不完善的制约

学校的规章制度和内部控制管理制度本身存在漏洞，使得各部门在填报预算申报系统时存在不用填的十分精确，后期需要增减项目或指标都可以打报告变更的心理，这就导致网上报销所看到的项目或者金额不是那么准确，为财务人员和报账员增加了难度。

2.2网络报销系统功能不够齐全所致

报销体系没有包括网上报销的财务规章制度和所有报销的业务类型，也没有配套网络审签，没有短信或短信推送服务以及财务信息查询等功能。

2.3财务部门和各学院、其他各部门之间沟通不畅通所致

学校分为教学部门、行政部门和教辅部门，人数比较多，财务部门推行网上报销，需要各个部门的大力配合，这需要花费大量的时间去沟通、解释，并不一定能够得到各个学院和部门的配合，往往因为一些原因导致效果并不是很明显。

3我校网上报销系统优化的主要对策

3.1完善我校内部管理制度

软件不可能解决所有的问题，网上报销系统存在的弊端归根结底就是因为我校内部控制存在缺陷，导致网上报销系统的发展受到阻碍。我们要保证财务流程标准化、学校内部规章制度严谨化，保证网上网络报销系统覆盖所有的报账类型，强化财务管理，实行预算实时监控，要严格按照规章制度办事，避免领导干预、人情审核这样的内控风险，要提升学校领导人员、各部门负责人、财务人员和报销人员内部控制的认识，实行在财务制度面前人人平等的氛围，这样才能保障财务网络报销制度的正常运行，严谨的内部控制管理制度也会将风险降低到最低程度。

3.2嵌入网签功能

一张报销单往往需要多级领导审核，尤其是重点项目更是需要层层审核，但是领导一般都是公务缠身，找齐领导签字十分困难。如果在网上报销系统嵌入网签功能，使得相关领导签字不受时间、地点的限制，就会很大程度地减轻了领导工作压力，也解决了报销环节因为签字影响工作效率的问题。当然网签既要做到程序简洁，也要保证系统安全。

3.3增强系统内沟通功能

财务处要和软件公司在网上报销系统内建立一个多部门、多用户的在线沟通平台，解决网上报销时产生的信息孤岛问题，可以通过QQ群、微信群等在线答疑，交流经验，这样不仅可以向广大用户收集到意见和建议，还可以实现财务报销信息共享，达到推广网上报销系统的目的。

4结论

综上所述，我校的网上报销系统是一项比较复杂的工程，必须解决当前出现的问题，获得大家的理解与支持，并保证用户有良好的体验，才能在全校推广，从而提高大家的工作效率。

参考文献

[1]王振宇.红河卫生职业学院网上报销管理系统的设计与实现[J].万方数据库，2018.

[2]柴燕.高职院校科研项目绩效评价指标体系研究[J].现代商贸工业，2020，（4）.