办公自动化系统在医院发文管理中的应用

2020-08-08

办公室业务 2020年14期

医院行政管理工作一直以来是服务临床、保障医院运营的重要组成部分。近年来，医院业务持续增加，行政管理工作持续高负荷运转，因此提高行政效率、改进工作流程尤为重要，办公自动化系统（以下简称OA系统）不仅体现了办公便捷的功能，还成为工作人员之间协作的重要载体。医院发文是医院传达重要通知、向上级部门报告请示的重要载体，但当前多数医院仍采用传统纸质模式管理院级发文，利用OA系统进行管理较少，文章以某三甲医院OA系统发文管理为例，探讨如何在办公自动化的基础上改进工作流程，为各医院提升发文管理工作效率提供参考。

一、发文管理系统建设

医院OA发文管理系统，于2015年启用，运行4年以来，不断进行改进和完善。在现有OA系统中，根据医院公文管理规定，设立发文管理栏目，主要分为“发文拟稿、发文管理、发文查询”三大类别，根据操作方便，增设“发文待办”“发文修订”“我参与的发文”等栏目。公文发起处室是第一责任部门，处室负责人是第一责任人。各类别主要功能如下：

（一）发文拟稿。用作发文起草，进入发文流程，发文拟稿模块与办公软件Word相结合，根据实际需求修改文件内容，不受外界影响。拟稿人添加“发文拟稿”选项，填写发文首页相关信息，在“编辑正文”中根据拟发文类型选择相应模板，按照模板格式撰写公文。撰写完毕提交系统，系统将自动跳转至处室负责人审核。处室负责人审核完毕后提交系统，系统将依次至党委院长办公室（以下简称“党院办”）发文管理员、副主任、主任分别对公文的格式及办文流程规范性进行审核。在核稿中，对于不符合发文规定或问题较多的文稿，党院办可将文稿退回至发起人修改。以上环节全部审核通过后，由党院办发文管理员依照医院公文管理规定，对公文进行编号、排版、校对、印制公文首页，报送院领导签发。对于修改较多的文稿，党院办与发起部门沟通一致后再送签。院领导提出需要进一步协商的文稿，由党院办提出意见，退发起部门修改或重办。院领导签发后，党院办发文管理员印制公文、用印、分发、存档，并在系统中提交。至此，发文管理系统流程完毕。

（二）发文查询。可通过发文字号、标题、公文种类、科室，对已完成的发文进行查询，作为线上的文件存档功能。采取自动化办公后，发文的日常整理以及资料的查找便可以依靠计算机自身强大的记忆功能进行信息的提取、保存，降低文书查找的难度。

（三）发文管理。可通过发文字号、标题、发文状态、起草部门、起草人、起草日期，对当前已提交至系统中的发文进行浏览，与发文查询功能不同，管理功能可对发文状态进行查看，即“未发起”“处理中”“暂存”“完成”。

二、医院工作人员对发文管理OA系统的调查

（一）基本情况。医院发文管理系统用户为34人。采用全样本调查，发出问卷34份，收回31份，回收率91%。被调查人员中，男性占25.8%，女性占74.2%；35岁及以下人员占77.4%，35岁以上人员占22.6%；工作年限5年及以下占19.3%，5年以上10年及以下占54.8%，10年以上占25.9%；学历方面，博士占12.9%，硕士占61.3%，本科占25.8%。

（二）满意度调查。被调查者对发文管理整体情况较为满意（各项满意度均大于70%）。其中满意程度最高的是，有85.81%的人员认为与无管理系统时相比发文管理系统对管理工作更加有帮助；79.35%的人员对发文管理系统出现问题后的解决情况满意；78.71%的人员对发文管理系统的及时性满意；对工作态度满意度较高，分别有79.35%和78.06%的人对发文审批部门和发文执行部门工作态度满意。相较以上方面，工作人员对发文审批和发文执行的工作效率满意度较低，为71.61%和72.26%。详见“表1”。

三、系统优势分析

在医院发文管理系统运行一段时间后，根据调查发现，行政办公流程更加清晰，信息化的优势逐渐凸显，调查结果显示，行政人员对信息化办公系统在发文管理中起到的作用满意程度较高。传统管理模式下，医院公文处理主要依靠人力完成，这种方式不仅效率低，而且很容易出错。与纸质公文相比较，将办公自动化运用至发文管理中，可有效提高工作人员的办公效率，审批时间减少，避免了未按流程审批、文件遗失、传送不及时等诸多问题，同时查找方便，省去人员大量翻阅资料的时间精力等，主要有以下4点优势：

表1 发文满意度整体情况

（一）发文格式规范化。具有高度自动化与网络化的自动办公系统，并非仅是将传统线下的操作流程照搬到自动化的网络平台之上，而是要通过将自动化与医院行政办公业务流程结合到一起，以实现医院内部组织机构的无缝隙化，如此方有助于打破传统。医院将发文模板以word形式嵌入系统中，强化了格式的规范性，即使是未经过专业公文培训的工作人员，也可根据模板的提示完成公文写作。同时在填写发文首页时，系统设置了必填项，若漏填则在提交时会有系统提示。通过对发文规范性的系统设置，可有效避免传统纸质发文审批过程中的缺少要素、发文首页遗漏项目、发文格式不正确等基本问题。调查发现，发文管理系统的易用性、及时性以及稳定性均得到了工作人员的认可，且使用发文模板后，可更加直观了解公文格式要求，省去因不细致导致的细小问题，如版式、页码、字体格式等。

（二）审批过程留痕。将word办公软件嵌入发文系统中，除可直接编辑、规范格式外，还设置了默认修订模式，因此在层层审批的过程中，各部门的修改痕迹会留在系统中，下一环节审批者，可看到前序所有审批者的修改内容，直至在最终节点印制发文时接受修订。此举可更加清晰直观了解到各部门对文件的修改意见，有助于各环节的沟通协调。

（三）审批效率提高。办公自动化系统运用至发文管理中，可有效提高办公效率。一是时间减少，传统纸质转签模式，时间成本较高，若相关人员不在无法签字，时间周期将被拉长，而采用办公自动化的形式，系统将第一时间递送至下一节点审批者，减少了传统送文件的时间，同时审批者可使用VPN随时随地登录系统审批，避免存在因出差或休假而耽误重要紧急文件的审批时间。二是文件的到达系统将在首页进行提示，退回时系统会发短信至发起人，此举也可很好地起到提醒作用。三是有效防止了因为纸质版的遗漏、丢失、更新不及时等问题导致的发文版本错误等问题，利用办公自动化，可实时查看最新版发文。

（四）储存查找便捷。办公自动化系统具有良好的储存功能，可储存大量文件和信息。自发文管理系统使用后发布的公文均可在系统中储存，大大提高了工作的便捷程度。各部门发文管理员均可下载查看科室内部的既往发文，党院办发文管理员可下载查看全院既往发文，查询时输入标题关键字或文号等信息，就可快速查询到所需文件。此项功能也对查找相关系列文件、修订新文件提供了便利。

（五）后台支持全面。办公自动化是信息时代发展的必然趋势，医院利用办公自动化系统来推进医院信息化建设步伐，进而不断提高医院管理者的信息管理与决策能力，完善医疗服务水平。近年来，各医院对信息化系统的重视程度逐渐提高，均聘请专业人员、信息化公司进行医院办公系统建设。上级单位对医院的评价考核体系中，亦含有如建立合同管理系统等的考评细则。研究医院聘请专业公司团队配合信息中心工作人员进行日常维护，在运行过程中，科室遇到问题及后台修改需求，可及时进行处理和反馈，调查也发现，工作人员对发文管理系统出现问题后的解决情况较为满意。

四、实现系统功能最大化的保障措施

为实现发文系统的功能最大化，医院采取一系列措施保障系统的顺利运行。同时为进一步加强系统功能，医院也将继续探索改进方向，提升工作效率。

（一）人员层面。一是医院加强行政部门公文规范性培训，系统推行需要大量培训，将公文写作培训及系统操作培训加入新员工培训之中，避免由于行政办公人员更替频繁造成的发文系统的操作难以普及问题。二是加强草拟阶段的沟通，高学历、高年资人员多对新工作人员进行指导培训，可尝试与工作绩效结合，减少退回次数，提高行政效率和行政服务水平，避免发文人员对公文的撰写规范、格式规范不严谨，对系统使用不熟练，造成反复修改、后续审批操作人员工作量增加等问题。三是继续加强线下沟通，避免对办公系统过分依赖、流程进展缓慢、效率低的问题。

（二）系统层面。由于各类系统难以避免存在一定的局限性，难以满足全体工作人员的使用习惯，对此，医院不断加强工作沟通和调研，优化OA发文系统。例如模板设置方面，使用更符合人群办公习惯的办公系统解决方案，改进发文模板设置，使工作人员一目了然在何处撰写相关内容；流程方面，简化流程及信息系统内程序，各流程形成闭环管理，闭环管理为每个流程提供双向反馈的机制，提高行政效率；流程中各节点方面，各节点权责分明，标有查看时间及处理时间，如实反映客观情况，有利于行政办公各环节进行考核及评价。

（三）支持层面。当前，将办公自动化运用至发文管理中并未完全普及，各医院各自总结经验，探索适合本医院的信息化办公系统，缺乏交流沟通，无成型的行业标准和模式；同时，系统建设需要人力物力支持，经济投入较大，办公系统是建立在互联网基础上的，医院发文为重要的内部资料，系统安全性、保密性仍需要进一步提高。因此，医院使用了有先进理念的大平台大公司，选择有长远规划的办公系统解决方案，将未来可能存在的风险、挑战考虑进去，应对日新月异的信息环境变化，运用科技手段确保系统安全稳定，建立防护机制和预警机制，同时每年对办公系统管理公司进行绩效考评，各部门工作人员对其进行评价，以更好监督与促进办公自动化的运维。