事业单位档案数字化管理的现状与对策

何天娇

摘 要：随着近几年我国科技的快速发展，人们步入了信息化时代，各个行业工作也逐步发生变化。档案管理作为一项复杂且对工作质量、效率要求相对较高的工作类型，也需要结合时代发展，引入先进技术，构建数字化档案管理模式，以适应时代发展。本文将结合事业单位，对数字化档案管理工作实践进行详细分析，以期为今后开展的有关工作提供宝贵参考与借鉴。

关键词：事业单位;档案;数字化管理

档案管理是事业单位管理工作的一部分，在确保组织协调、高效运转方面发挥着重要的作用。随着电子信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为一种重要的发展趋势，事业单位工作人员运用计算机网络技术应对档案查询、阅读来提升工作成效。受多种因素的影响，事業单位档案数字化管理还存在一系列问题，需要具体问题具体分析，提出相应的解决策略为事业单位的持续发展服务。

1 数字化时代电子档案管理的必要性

相较于传统纸质档案管理模式，电子档案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，档案管理人员通过数字化信息技术来管理档案，可以有效缩减档案所占据的物理空间，减少人力、物力以及财力消耗。例如，电子档案只需要保管在硬盘、云储存等相关的媒介中，而无需考量档案管理室的物理环境以及化学环境。第二，传统纸质档案在查阅、借阅过程中容易发生损毁、遗失，进而给单位造成损失。与此相比，电子档案管理模式不仅能够实现快速备份，而且可以更为高效地避免不法分子对档案进行更改，进而确保档案信息资源的完整性、真实性以及准确性，提升档案管理价值。

2 事业单位档案数字化管理的现状

2.1 档案管理人员综合素质有待提升

一直以来，社会群众并不重视档案管理这份工作，整个队伍存在严重的老龄化问题。档案管理对年轻人缺乏吸引力，年轻人毕业后不愿意从事档案管理工作，年纪大的档案管理人员依然保持着陈旧的思想，无法积极适应档案数字化管理方式，在工作中不能熟练操作计算机设备，对档案管理系统不熟悉。受传统思想观念的影响，档案管理人员缺乏创新意识，没有深入挖掘档案资源，限制了档案数字化建设与发展进程。

2.2 档案数字化管理安全意识不到位

通过互联网技术进行档案数字化管理工作能够大幅度提升工作成效，让档案管理变得更加方便，但是互联网的安全一直是业界所担忧的问题，一旦受到黑客的攻击，或者计算机受到病毒感染等都会影响到信息安全。由于部分事业单位档案管理工作是由一些非专业人员承担，缺乏必要的计算机技术知识，不能全面认识到档案管理工作，信息安全意识淡薄，导致档案数字化管理中的一些重要信息存在泄露的风险[1]。

3 加强事业单位档案管理数字化建设的有效对策

3.1 更新硬件设备

为了更好地实现数字化，事业单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载。其次，在设备更换完成以后，事业单位必须要对设备进行调试，确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等，必须保障计算机系统安全无漏洞，为个后续开展的各项工作提供充足保障。最后，除了硬件设备本身，事业单位还需要为硬件设备运行提供良好的环境。一方面，针对用于档案管理的一系列硬件设备，应为其提供专门的房间，并安排专门的人员进行定期打扫，同时，也方便统计档案查阅人员，避免档案出现丢失的情况;另一方面，需要定期对这些设备进行检查，计算机为着重检查部分，保证硬件软件都不存在问题。

3.2 创新档案利用模式，打造档案共享机制

为了更好发挥电子档案价值，推动档案管理工作可持续发展，单位必须要进一步创新档案利用模式，更新档案利用的内容。第一，上下级单位之间可以依托于档案管理系统进行档案资源共享，提升上下级单位档案管理工作之间的协调性，避免重复劳动问题的发生。同时，业务关联单位之间则可以探索档案共享的合作领域，明确档案共享的内容，逐步实现从基础关联业务的档案共享到关键关联业务的档案共享。第二，单位要进一步提升档案管理人员的共享意识以及开放意识。为此，单位可以邀请相关行业专家举办以“档案共享”为主题的交流活动以及培训活动，深化档案管理人员对于档案共享的认识，提升档案管理人员的实践应用能力以及创新能力，夯实档案共享的

基础[2]。

3.3 加强存储介质与设备的安全管理

选择技术上成熟、质量上靠谱的存储介质与存储设备，完成载体更新和数据迁移工作，实现对档案资源的异地备份。管理档案数字化系统时，应尽可能的避免因技术升级而出现的文件数据丢失问题。定期备份资料，做好异地保存，采用不同介质和格式异地备份针对档案资料。为了加强对数字化档案资源的管理，建议建设规范档案管理平台，实现档案集中管理，减少档案遗失风险，实现档案的规范化及开发与利用，通过展开全类型档案管理，解决企事业单位以往面临的档案管理杂乱和存储的难题。档案数字化管理系统支持自动化档案借阅，档案销毁流程更加完善，为事业单位信息化发展变革提供了更加高效合理的工作解决方案[3]。

4 结束语

总之，事业单位档案数字化管理属于一项基础性的工作，也是整个组织管理工作的关键组成部分。在现阶段，要能够认清事业单位档案数字化管理的现状，完善档案数字化管理制度，加大资金投入来更新技术设备，提升档案管理人员的综合素质，从而为事业单位档案数字化管理打下坚实的基础。

参考文献

[1]马潇宇.计算机网络技术在企业档案管理中的应用研究[J].电脑知识与技术，2020，16（04）：13-14+21.

[2]李梅.探析实现数字化医疗保险档案管理的策略[J].办公室业务，2020（03）：125-126.

[3]吴慧君.档案数字化管理的优势与不足[J].办公室业务，2020

（03）：88+90.