创新档案服务提升档案管理水平

2020-08-06郭宝珍

卷宗 2020年15期

摘要：随着社会的不断发展，档案管理工作的性质和内容也在不断发展和变化。如何适应社会发展趋势，创新服务，求新求变是关键。本文就对当前档案管理现状及存在的问题进行分析，并就如何创新档案服务、提升档案管理水平提出相应策略及可行性路径，仅供参考。

关键词：档案管理;创新服务;策略;可行性路径

新形势下，人事人才公共就业和人才服务部门始终坚持民生为本，人才优先的工作主线，把档案服务工作放在更加突出位置[1]，不断创新，积极提升案档案管理水平，不断提高人才资源配置效率，服务人才、服务发展、服务大局。本文以福建省大田县人事人才公共服务中心的具体工作实践为例，就如何创新档案服务的策略及路径作初步的探究，以期为各基层人才服务单位提升档案管理水平提供参考。

1 基本现状

福建省大田县为例，全县人口42万多。大田县人事人才公共服务中心主要职能是贯彻省市县人事人才政策，负责流动人员（大中专毕业生）的人事档案接收、转递、管理，并开具各种以档案信息为主的证明;开展高校毕业生政策咨询和服务、就业指导、就业推荐、就业报到登记及就业见習补贴的发放等。该中心目前管理大中专毕业生档案16030册，其中毕业生档案14251册，其他流动人员档案1779册;每年新接收毕业生档案约1500册，接收各类归档散材料约2000人次，档案综合利用约1000人次，档案有关政策咨询2000多人次。

2 存在的困难

1）各方重视不足。各级政府部门普遍对档案工作重视不够，主要认为档案工作并非影响当地经济社会发展的中心工作，因此无法从地方政府层面对档案管理工作进行高起点、高站位、高标准、严要求的安排部署，直接导致政策制度保障不够，资金投入不够、部门联动不够、档案工作无法顺畅开展等现状。此外，广大大中专毕业生对本人档案的重要性了解不足，对档案寄存、流转等一系列问题重视不足，造成诸多自带档案、亲人代办等不合规行为，给档案管理带来一系列问题和困难。

2）资金投入不足。“巧妇难为无米之炊”，加强档案室硬件建设，配置必须的档案管理设施设备是做好档案工作的基本保证[2]。由于体制机制因素及各级政府对档案管理的认识有偏差，导致档案管理专项经费不足，无法为档案工作提供良好的条件和保障，甚至有的部门根本没有档案管理经费，连寄一份毕业生档案都要由主管局实报实销，严重阻碍了档案管理工作的正常开展。

3）信息化建设滞后。档案信息化建设是一项系统工程，不但要统筹规划、集中研发、精心部署，还要注重结合档案管理工作实际，积极探索，做好技术难题破解、系统兼容、数据安全、应用便捷性等各项细致繁琐工作[3]。对于档案管理部门尤其是基层档案管理单位而言，面临人财物等诸多困难，档案信息化建设举步维艰。

4）工作压力太大。随着形势的发展，以及“一趟不用跑、最多跑一趟”等各项工作制度的全面落实，档案管理面临新的问题和挑战，笔者负责的人事人才公共服务中心现有应往届毕业生档案15030册。每年除了要做好毕业生档案转递、信息录入、实名登记等工作外，还要为毕业生提供档案查询、招聘信息推送等服务。同时，还要做好大学生创业项目申报、“三支一扶”岗位征集等其他工作，工作压力剧增。

3 创新档案服务的策略及可行性路径

档案与人们的生活息息相关，作为档案管理部门、机构来说，需要提供政策保障，有效加强管理;对于档案从业人员来说，关键是提升个人素质，增强业务能力，创新服务，提升服务水平。

1）服务意识创新。对于档案从业人员来说，要不断学习，实现自我提升，尤其是要充分认识到新形势下创新的重要性。有了创新意识，才能在档案服务过程中，勇于进取，积极开拓，先行先试，主动作为;能够具备网络信息意识，充分将档案管理与网络资源相互结合，实现更好的服务;有了创新意识，才能发挥潜能，整合资源，创造条件，结合人才服务单位的作用和职能，发挥档案的资源优势，更好为广大流动人员和毕业生提供便捷、高效、人性化的档案服务。

2）服务理念创新。创新档案服务理念，首先，要实现一个改变，即：从单纯的为流动人员（大中专毕业）服务到为全局服务的改变，这就要求无论是档案管理部门还是档案从业工作者，都要牢固树立“服务发展、服务大局、服务需求”的理念，牢记责任和使命，并落实到具体实际工作中去。其次，要强化两种意识：一是整合意识。档案的服务对象是人，每个人的工作生活一直在变化，因此，作为档案从业人员，要结合实际需要，整合档案资源，提供高效服务，发挥档案的信息作用和价值。二是要效率意识。社会的发展对各行各业提出了更高的要求和挑战，在档案服务的实际过程中，面对人才的快速流动现实，必须改变过去档案工作“坐等服务”、甚至是无所作为、毫不作为的状态，积极作为，主动服务。以笔者的工作实践为例，为解决档案服务的“最后一公里”问题，2019年在全市创造性地实行乡镇（企业）档案联络员制度，通过充分发挥基层单位的资源优势，为广大返乡创业大学生提供更好的人才服务。如：在开展省级资助项目征集申报工作过程中，由于部门联动，资源共享，信息精准，经过对全县返乡大学生创业情况全面细致的了解，结合省上相关文件的要求，精心遴选出“大田县济阳乡清境家庭农场”的福建师范大学毕业生刘增强、“福建大田县七里香农业开发有限公司”的大田职专毕业生林玉萍、“大田县小京星幼儿园有限公司”的厦门嘉庚学院毕业生连保平、“福建大田县天润现代农业有限公司”的福建农林大毕业生范煜、“大田县王涵家庭农场有限公司”的福建农业职业技术学院毕业生苏云捷、“福建省三明市大田县果一乐水果店”的厦门嘉庚学院毕业生颜馨、“福建省三明市稷麦菽生态农业有限责任公司”的福建工程学院毕业生陈胜江等7位创业者申报毕业生创业省级资助项目，全部获得省上批准，不但超额完成市里下发给县里的5个名额任务，还为全市全面完成该项申报做出了不小的贡献。

3）服务机制创新。经济社会的快速发展，赋予档案管理新的意义和内涵。首先，要处理好两大关系：一是理清为公众服务与为档案服务的关系，主要要结合档案工作的社会性、公益性和安全性等特性，合理选择档案服务的根本方向及工作方式方法，等等;二是理清档案服务队伍建设和干部队伍建设的关系[4]，这是小与大的关系，局域与全局的关系。其次，要做好两项工作：一是档案信息化。档案信息化建设是大势所趋，更是强化档案管理的必然选择。以大田县为例，目前该县已完成对全县大中专毕业生库存14251册档案基本信息的采集、录入电脑，并上传到三明市人力资源和社会保障局网，极大方便了流动人员的档案查询。二是拓展档案资源。从广义来说，档案服务应该面对大众，更要贴近实际、贴近需求，因此，作为基层人才中心服务单位更应该从服务机制层面，确保档案资源的真实性、丰富性和可靠性，如：建立民生档案利用体系，加强民生档案开发，并围绕民生档案积极开展档案服务。

4）服务方式创新。创新档案服务方式，首先，要明确档案的两大社会功用：一方面是要满足社会的需要，满足人民大众的现实需求;另一方面是能够充分发挥档案资源优势，为最广泛的社会大众提供网上咨询、档案转递、信息推送及其他个性化服务等多样化服务。其次要做好三个动作：一是靠前服务。如：深入企业、深入基层一线，为企业做好政策宣传和解释工作;接待来电来访流动人才，为其办理查询档案、出具相关证明，归档等具体事项。2019年，该县人才中心共接收档案1328册，转出流动人员档案565册，并做好原改制单位人事代理人员工资档案的核定等服务。二是主动服务。如：为做好就业见习工作，通过广泛发动，制发文件等多种方式，让政策深入人心。同时，通过深入就业见习单位调查走访，最后遴选大田县总院、大田县妇幼保健院、大田县贝贝幼儿园等3家见习单位进行就业见习岗位征集，2019年度共组织就业见习大中专毕业生15名，發放就业见习补助资金57600元。三是精准服务。精准服务是建立在档案数据库建设基础上的实际创新。如：通过实行毕业生实名登记制度，办理流动人才流入、流出等手续，协调解决人事档案、职称评定等一系列问题，形成在册人员的档案信息动态更新和整合汇总，所有材料均真实、准确、详实、齐全，最后实现对毕业生就业信息的精准推送及企业需求信息的精准对接。如：做好离校未就业实名登记跟踪服务工作，对2019年离校未就业实名登记毕业生进行电话了解就业情况，并通过咨询组织部、团县委、民政局、人武部等相关单位多方了解全县三支一扶、志愿者、服务社区、村官、应征入伍等毕业生的实名登记情况，针对不接电话的毕业生我们通过发送短信方式让他们了解招聘信息、就业帮扶政策。2019年省内高校毕业生282位跟踪服务也已全部梳理，就业率达到99.29%。

5）人才队伍创新。人才是第一资源，档案服务的创新，本质上就是人才队伍的创新。以档案从业人员为例，主要要实现以下几个方面创新：一是精神方面。作为档案人员，爱岗敬业，才能保证对工作的专注和追求卓越;积极进取，敢为人先，才能敢于挑战传统、挑战自我，善于总结，破旧迎新;求真务实，才能勇于探索，积极实践，确保工作的高效率、高质量完成;二是道德方面。真正的人才是德才兼备的人，德为才先，对于档案管理来说，事关每一个在册人员的重要而私密信息，稍有差池，都会带来难以估量的负面效应和社会影响。三是能力方面。档案人员个人学习能力是影响其做好工作、提供服务的基础和保证，尤其是面对新形势的新变化、新问题和新挑战，只有善于学习，才能处变不惊，积极有为;工作能力是个人分析问题、解决问题的能力，这与个人的人生经历、知识储备等因素有关。档案管理及服务工作是繁琐而细致的工作，档案管理人员紧跟时代发展步伐，加强自我历练，不断提升自我，满足现代档案管理的需要，符合档案服务的需求，时代社会的发展。

4 结语

综上所述，档案与每位公民紧密相连，无论是生活还是工作，都存在需要建立档案、使用档案的时候。在现代档案管理当中，为了进一步提升档案利用、保管等方面的效率和质量，档案机构或部门则必须不断结合时代发展需求及公民使用档案的需求，增强档案服务意识以及服务能力。对此，以上也展开了较为详细的分析和探讨，其中着重提出了关于增强服务意识及服务能力的措施，希望能够在这方面能够提供一些参考。

参考文献

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[2]顾岩.创新提升档案管理工作水平[J].兰台内外，2013（04）：24.

[3].多措并举推进档案信息化建设[J].秘书工作，2011（12）：15-16.

[4]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报，2010，25（01）：102-103.

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[9]李娅.浅谈干部人事档案审核工作的认识[J].人力资源管理，2018（01）：212-213.

[10]李薇，王琳，韩旭.浅析事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].中国卫生人才，2017（05）：80-87.