论信息化时代的国有企业档案管理

李艳丽

国有企业不仅在经营的收益上要投入资源，在工作档案服务上也得投入更多资源。档案工作能够帮助企业形成科学管理的基础，也需要运用档案信息化技术，提升档案管理的科学性，更好地为国有企业管理者服务，同时获得宝贵的工作信息资源并挖掘利用。

当前国企档案管理的模式已经发展出比较成熟的体系，特别是借助信息化的方式，提升其管理效率。国企档案管理不能依赖单一的信息系统，需要运用多种不同的信息系统，借助多元化的档案管理系统，能够帮助国企管理部门更进一步地将客户的资源以及经营资料等进行整合存档，从而提高国有企业本身的业务管控功能。信息化的档案管理系统，能够帮助整个国有企业提升对客户、优质员工的相关资讯的优化管理，特别是对于客户资源的对应安排，通过采取更加信息化的手段，提高国有企业对于资源的调配能力。在当前日益激烈的一些市场竞争中，借助信息化手段，能够帮助国有企业进一步地形成科学的档案管理模式，從而提高国有企业在工作中的效率。档案管理与信息技术的结合是应该多元化的，只有运用好这些相关的信息技术，才能够把国有企业的一系列的档案管理的手段进一步优化，从而提高企业档案管理本身的针对性。

一、信息化的档案管理系统对日常档案工作信息的收集

信息化的档案管理系统，其主要功能是对于日常档案工作的信息进行收集，并且为国企的资源信息整合进行进一步地管理和服务，有助于企业深入管理好员工、机构等，从而为国有企业的客户提供更加优质化的服务。因此，负责国有企业日常档案工作的管理人员，需要掌握这些档案的信息服务工具，特别是对信息化的档案管理系统进行运用，从而对企业的各类信息有一份全面的把控。

在档案管理实践的过程中，国有企业也面对着非常多元化的信息类型，不同的信息也有不同的价值，这些不同的信息其实都是整个信息系统所需要收集的对象，通过这些企业信息进一步分析，能够对国有企业后续提供配套服务进行综合考虑。而且结合这种信息化的档案管理系统，国有企业可以建立起行业的信息库，通过行业的信息库，能够点对点的发现目标客户，从而为日常工作的一系列工作提供一些配套的服务，对于参加交易的客户以及消费者行为的信息进行收集，其价值不可估量。因此，通过信息化的档案管理系统，对国有企业的产品信息以及服务情况进行存档对比，从而为管理者和消费者之间的良性互动提供互动交流的基础，这也是信息化的档案管理系统所发挥的重要作用。

二、信息化的档案管理系统收集的主要信息类型

在国有企业的日常管理过程中，员工的信息是非常重要的，员工的选拔任用等都要有一定根据，因此，国有企业通过信息化的档案管理系统进行进一步地收集，能够帮助国有企业的管理者寻找到各种岗位的适配员工，从而对相关的提拔任用进行决策。在国有企业员工档案系统的设计过程中，最主要的目的是对员工的信息，特别是能力信息以及业绩的信息收集，还有包括行为信息等。

从最基本的信息层面上看，包括了国有企业一线工作的员工的一些基本的能力信息，包括这些员工在进入国有企业之前是服务一些什么样类型的企业或单位，对其履历与能力等均有所了解，还包括这些员工基本的一些职务信息以及所属部门等，信息化都能够将这些必要的基本信息整合成为国企员工数据。这些数据国有企业各个部门都是通过信息化的档案管理系统来进行交互性的传递。

另外一种重要的信息，也就是价值较高的信息。例如，参加日常工作的这些员工，在进入国有企业工作后，国有企业通过填写一些相关的调查表，可以进一步掌握员工的需求，通过信息化手段汇集到档案管理部门，通过这个方式来进行信息化的员工管理。因此，从这个技术角度上，对有价值的一些员工进行定位挖掘，以需求作为重要的导向，运用信息化档案系统对于这些数据的整合与分析，将有助于企业管理者找到优化管理的方法。

而在信息的分析过程中，员工在工作中的一些具体的情况信息，也是分析的一个重点。在日常工作的过程中，这些员工在国有企业各个固定岗位开展工作，会一些成绩或者贡献，通过信息化的档案管理模式会留下一些相关的数据，这些数据其实都是员工在参加日常工作中的一些现场行为信息。通过信息化的档案管理系统系列分析，能够得到一些比较有帮助性的结果，包括在日常工作推进的过程中，每个员工的绩效和能力差异，而且也可以对特殊的部门的一些特定员工群体进行分析，因此，国有企业其实对于不同的这些信息进行综合分析，能够对员工在研究过程当中的一些现场行为，特别是日常工作体现出来的高峰期处理状况，乃至于那些员工的去留情况，都可以进行整合与分析，从而得出针对性的一些数据。

通过这些信息化的档案管理系统进行管理，能够对日常工作当中的一系列价值链条进行综合分析，包括把服务延伸到价值链条的各个顶端中，国有企业的管理部门都可以通过档案信息系统的分析从而获得更多利益。档案科学管理有非常大的驱动作用，只有把握好档案管理的驱动性，才能够把日常工作的各项资源和当前的一些已有的信息进行沟通，从而提高信息链条之间的互动性。

三、信息化的档案管理系统在日常工作中的架设

在整个档案的信息系统的构成的过程中，首先是要在档案的信息系统里面进行流向的设计，也就是形成一些信息系统的结构图，通过这种方式，让信息系统与信息化的档案管理系统之间能维持一种密切的联系。国有企业在架设这些不同的信息端口的时候，要考虑到信息中心以及网络登录大厅，以这种相关系统的方式，能够进一步地把这些信息进行沟通联系，从而形成一些有价值的信息链条。

在档案管理过程中还可以进行综合调研，了解档案管理的需求。问卷的设计应该符合信息化的理念，可以采取电子问卷的形式，把这些调查问卷设计得更加容易填写，在填写的这些区域当中，要保持一些合理的范围，这样能够方便这些员工在填写的过程中，对这些相关信息进行捕捉。而且为了适应信息化的档案管理系统，这些电子化的调查表格也应该有一定的识别精度和速度，更方便这些信息化的档案管理系统对相关的资源进行统计和整合。

在这些日常工作的过程中，对员工的档案信息进行汇总的调查是非常重要，可以根据申请的系统的识别范围，采取科学分析等方式，对相关的数据进行统计。

四、档案信息系统的实践反思

档案的信息管理系统，也就是运用这些信息化的档案管理系统进行信息的采集，其实是能够帮助这些国有企业进一步地锁定目标客户，并且适应这些目标客户的需求。在实践的过程中，虽然信息化的档案管理系统非常便捷，但是可能在信息采集与处理方面存在一些不尽如人意的状况。

比如在国有企业举行展览的时候，在入口处对客户的问卷调查，以及在展览的过程当中对客户的调查，就往往有很多的参加者并不愿意将自己的个人信息公开，但是可以借助档案信息化进行搜集，以匿名的形式归入客户信息统计中，以此作为档案信息系统的对应客户资讯。

而且运用档案信息系统还需要在短时间之内对大量的信息进行处理，因此，在管理的过程当中也有一些效率上面的弊端，操作的环境也不尽如人意，尤其是在日常工作的这一过程中，要对这些实时的数据进行收集和处理，这意味着必须对信息系统的电子硬件处理速度有要求。因此，基于这些层面考虑，其实在档案信息系统的运用上，完全是可以考虑档案信息系统的合理运用，从而提高日常工作的有效性。（作者单位：湖南省永州公路桥梁建设有限公司）