从民国36年开滦矿务总局一封信看公文管理

孟元涛

编者按：根据开滦集团档案馆馆藏民国36年开滦矿务总局的一封英文信件，我们得以获悉很多历史信息，特别是查看信件的传送、翻译、批复、收讫、保管等细节，也能窥豹一斑，了解到70多年前的开滦煤矿日常经营之规范、财务流程之完备、公文管理之精细。

在翻阅档案卷号为2018-340，标题为《开滦总局致滦矿公司董事会信函关于索要账册、申请25所员司住宅及聘用外国审计员事宜》的历史档案时，偶然发现一封民国36年（公元1947年）开滦矿务总局发给开平公司的一封信，平心静气将原文翻译之后，发现其中蕴含的信息量非常之大。原件如图：

信的原文是：

“THE KAILAN MINING ADMINISTRATION

HEAD OFFICE

TELEPHONES：30024，31628，32501

33901，33902，34900

REFERENCE：4632

TELEGRAMS：MAISHAN·TIENTSIN

CODES： BENTLEY's SECOND PHRASE

TIENTSIN， NORTH CHINA

November 18th， 1947

The Board of Directors，

The Lanchow Mining Company， Ltd.，

TIENTSIN.

Dear Sirs，

With further reference to our letter of October 14th in which we put forward to you a proposal made by the Kaiping Company that the Administration's books and accounts in China be audited by both a duly qualified Chinese auditor and a duly qualified foreign auditor， the Kaiping Company has advised us that in so far as the foreign auditor is concerned it is their wish that the firm of Lowe， Bingham & Thomsons，of which Mr. M.C. Halton， is a Tientsin Director， should be em-ployed.

Would you be so good as to advise us whether you wish yourselves to appoint a Chinese auditor or whether you would care to nominate your choice and allow us to make the appointment.

It would seem proper that the fees of both the Chinese and the foreign auditors should be paid for out of the funds of the the Administration.

Yours faithfully，

CHIEF MANAGERS.

經过翻译，中文意思是：

“开滦矿务总局

电话：30024，31628，32501

33901，33902，34900

编号：4632

电报：迈山（开滦）·天津

代码： 宾利（书籍）之第二句

华北，天津

1947年11月18日

董事会，

滦州公司，

天津。

先生们，

关于我方（开滦矿务总局）已从10月14日的来信中知悉开平公司所提建议，即公司在中国运营所需的一切账目和账簿管理，均应由一名合格的中国审计师和一名合格的外国审计师共同进行审计，开平公司已告知我们（开滦矿务总局），就外国审计师的聘用意见，希望从Lowe，Bingham&Thomsons公司（该公司是普华永道国际会计师事务所的前身之一）中选拔人员，该公司的M.C.Halton先生是合适人选，他又是Lowe，Bingham&Thomsons天津公司的总经理，可以被聘用。

在中国审计师的聘用方面，请告知我们您公司是否希望直接任命一名中国审计师，或者您公司是否愿意提名一个合适人选，以供我们（开滦矿务总局） 聘用。

中国和外国审计员的雇佣费均由开滦矿务总局支付。

谨记，

署名

总经理

从全文中，我们可以了解到一些宝贵的历史信息：

一是该信为开滦矿务总局回复开平公司关于选聘一名中国审计师和一名外国审计师相关事宜的文件。

二是该信纸落款为开滦矿务总局总经理，根据信件右上角标注的时间为1947年11月18日，而当时开滦矿务总局的英方总经理为裴利耶[1]。他在1947年5月7日—1950年5月16日任开滦矿务总局总经理。裴利耶来开滦前曾于1917年1月至1919年1月在英国皇家空军服役，任空军中尉之职，飞机驾驶员。因与1903年后一直担任开滦英方总经理的纳森少校关系密切，在其退役后于1921年2月19日被纳森在英国伦敦聘任为开滦采买部助理。1922年裴利耶被派往中国，1922年6月1日出任开滦唐山矿区库房主任。1925年提升为开滦天津营业部主任，1928年改任天律运输部主任，1933年任开滦天津劳务部副部长，1934年1月任部长，当年12月21日升为总经理帮理。1935年3月23日总经理不在时，代理总经理职务。1936年1月24日调上海，11月4日出任开滦上海经理处经理。1937年11月24日代理开滦矿区主管，1938年5月23日再次代理开滦总经理职务，年底恢复帮理职务。1942年8月31日裴利耶退休，但被日军管理开滦方聘为顾问，1943年2月15日裴利耶被解除顾问职务，每月领取500元生活费赋闲在家。1945年11月21日，国民党政府发还开滦后复职开滦英方总经理职务。1948年初，中国人民解放军开始三大战役后，裴利耶认为华北不久就可能落入共产党控制之下，预感到英国人统治开滦的末日已经到来。1月16日他向伦敦董事部提出对开滦采取“减缩生产、停购器材，把资金转移英国的消极经营方针”的建议：“我们将想办法来缩减我们的产量，除去日常急需的物资外，将停止一切采购，并把我们所能取得的现款尽快变成面粉和外汇，我们的面粉和外汇应留在上海，如果情况坏到无以复加时，则在该地再行卖掉”。5月30日，他再次向伦敦英方董事部献计说：“我们的主要目的，是使我们所保护的英镑，能达到尽可能高的水平，把我们矿区的储备和器材的价值降到最低限度”“我们还要想方设法将我们的一些多余物资，如管子、钢轨、铁板等慢慢的由矿区、秦皇岛转移到上海”。1950年春，裴利耶借机去日本索要煤炭款项，携开滦煤款189152英镑，从日本回到香港，1950年5月16乘飞机逃回英国伦敦。

但是，笔者从签名字体及括号英文（deputy副职）进行综合分析，猜测签名也有可能为中方和英方各一名分管财务的副总经理共同签字生效，由于笔者水平有限，无法准确辨认英文签名字体，待相关笔迹资料完备后，进一步加以考证、核验。

三是开滦矿务总局在信中直接赞同可以聘用Lowe，Bingham&Thomsons财务公司的审计人员M.C.Halton先生，说明认可该公司的审计业务。

四是经查阅资料发现，Lowe，Bingham&Thomsons公司为世界知名会计师事务所普华永道的前身之一。根据查到的资料，1902年6月2日，Arthur Lowe注册成为香港的第一位职业会计师。1903年，Joseph Bingham并入Lowe公司，更名为Lowe& Bingham公司。1906年，Lowe& Bingham公司在上海的博物馆博物院路开设了分支机构。1909年，上海的Frederck Matthews成为合伙人，更名为Lowe，BinghamLowe& Matthews。在1909-1914年，Lowe，BinghamLowe& Matthews公司在伦敦、新加坡和天津开设分支机构。1924年3月31日，Lowe因伤寒病去世，John Fleming接替合伙人位置。1935年，香港合伙人买下了Matthews在香港的股份，此后香港和上海两地机构成为独立但是有紧密联系的部门。1945年9月，香港办公室在二战后重新开业，John  Fleming在1941年12月被日军扣留。1946年，Lowe，Bingham&Thomsons （缩写为LB&T）公司在上海成立，并与普华有紧密合作关系，其香港办事处成为普华的联系所;1949年，LB&T公司在东京开设了办事处;1956年，LB&T公司的新加坡办事处并入了永道;1962年，LB&T公司东京办事处与普华合并;1974年，LB&T公司成为普华国际的成员所[2]。

五是通过原件背面的毛笔背书可以知悉，民国36年的审计师在当时俗称为“查账员”[3]。开平公司在收到信后，在左下角盖上收讫时间的印章，说明日常管理规范有序[4]。

六是该信以电报形式进行传输，在民国36年通信比较落后的年代，开滦矿务总局（下转15页）（上接25页）于1947年11月18日发出电报，时隔四天，开平公司在1947年11月21日（民国36年11月21日）收到了电报。同时，电报右上角备注了“电报破解代码——宾利（书籍）之第二句話”，说明当时的电报具有保密功能，接收时间包括了破译电报密码的时间。

七是该文件经分析，其格式符合英文信件所有格式要求，推测其原稿应为一封信件，只是出于保密和传输便捷的目的，才将信的内容以电报形式发出。

八是开滦矿务总局左上角所用的30024等电话号码，与当今开滦集团有限责任公司所用的内部电话5位号码形式基本一致，说明开滦矿务总局在民国时期就已经非常重视通讯设备的现代化和科学化，重视管理沟通的时效性。

九是信的背面右侧，用毛笔草书小字背书“总局接开平函拟用恩佐付汤生为本局查账员之来函并询华查账员事函”推测为办公室员工归档备注所写。

十是通过对信原件及保管程度分析，历经73年，该信原件保存程度依然在八成新左右，没有任何水渍、污渍、晒渍、缺角和信息丢失，实属难得，说明办公文件档案的日常保管工作比较严谨。