浅析事业单位会计档案规范管理

莫娟

近年来，伴随着我国科学技术的飞速发展，信息时代已经悄然到来，信息化技术也随之走向社会各个领域，并在其中扮演着极为重要的角色。在这样的时代背景下，事业单位会计档案管理工作不可避免的暴露出越来越多的问题，为了适应新时期下发展的需要，事业单位会计档案管理工作的改革和创新已经不可避免。按照财政部和国家档案局在2015年所颁布的会计档案管理规章制度，本文首先分析了事业单位会计档案管理工作的现状，之后，以此为基础提出了针对性的改进方法，最后，做出了系统性的总结，希望可以对相关从业者提供一定的参考价值。或有疏漏，烦请斧正。

一、引言

会计档案作为事业单位重要的经济档案，不仅反映和记录了各项经济业务的发生情况，更是检查事业单位过往经济业务的主要参考资料，属于财务管理工作不可分割的一部分。所谓会计档案管理，是指按照规章制度所要求的方法和流程，将会计档案进行细致的分类和归档，使其按照相应的规律存放。精准且完整的会计档案可以为事业单位政策的制定、经济活动的开展等提供可靠的数据支持，同时，事业单位承担着国家和人民赋予的社会服务职能，规范化开展会计档案管理工作，具有不可忽视的重要作用。

二、规范化管理会计档案的重要性

（一）会计档案作为记录事业单位各项经济活动的原始凭证，是不可或缺的经济资料之一。通过会计档案，可以直接了解一个单位过去的财务收支情况和开展的生产经营活动，还可以通过推敲会计档案的细节，总结出事业单位不同发展阶段不同时期的特征。通过深入研究会计档案，还能够掌握地区的过去经济发展。

（二）为事业单位的经济活动提供精准的数据支持。会计档案内所涵盖的各项会计信息在经济管理等多个方面均发挥着较大的作用。从宏观角度分析，会计档案是事业单位内部宏观经济调控、建立良好的经济秩序以及经济决策的重要依据。会计档案为事业单位的经济政策制定、监控经济运行情况以及分析经济形势提供了精准的数据支持。例如，会计工作人员以会计报表作为纳税依据依法纳税，确保税款及时缴纳;负责统计的工作人员的经济数据来源于财务数据;负责监督的工作人员通过财务报表开展监督。从微观角度分析，能够在一定程度上指导和促进事业单位的经营发展。真实有效的会计档案直接反映了事业单位的资产负债情况和财务收支情况等，能够作为评判事业单位发展能力和经营成效的标准。事业单位管理人员也可以基于此预测和规划事业单位的未来发展方向，以此做出科学的决策。

（三）为经济领域的违纪和违法提供有效的证据。真实有效的会计档案能够为未来调查某项经济活动提供书面的证据，为经济犯罪行为提供准确的财务证据。通过审查有关会计档案，能够查证各项经济行为和经济业务是否违法，关政策、制度以及纪律，明确违法人应承担的经济责任。

三、现阶段事业单位会计档案管理存在的问题分析

不管在何种行业中，会计档案管理工作都是不可或缺的一项中作，发挥着至关重要的作用。在事业单位中，会计档案管理工作虽然不能带来任何经济效益，所发挥的作用也不会在日常工作中表现出来，但是却在很大程度上影响着事业单位的发展。在当下，伴随着社会的飞速发展，传统的会计档案管理工作已经难以适应新时期发展的需要，所暴漏的问题也越来越多，严重制约的事业单位的健康可持续发展。现主要问题包含以下几点：

（一）程序不规范、档案审核缺乏严谨性

通过对部分事业单位进行走访和调查，发现部分事业单位普遍缺少专业性的财务工作人员，尤其是规模较小的事业单位，难以对会计档案进行规范化的整理。另外，少数具备专业知识的财务工作人员到了事业单位，会将会计资料整理为会计档案，但仅限于基本的归类处理分装，在这个过程中，难以形成规范化的整理，缺少必要的审核和检查等程序。同时，由于事业单位会计档案管理缺乏統一的程序，会造成会计档案资料杂乱无章，例如，未对会计资料进行审核便归档，会严重影响会计资料的精准性和真实性。最后，由于所整理的会计资料缺乏完整性，可以在很大程度上说明一些事业单位对档案资料的审核能力较差，而且财务人员的专业素质和能力参差不齐，也会造成会计档案资料的差异性。

（二）管理工作不到位，缺乏专业性指导

单纯从会计档案管理工作的性质和内容分析，只有依靠一支专业能力较强的人才队伍，才能对会计资料进行有效的整合，高效率高质量的完成会计档案管理工作。但是，考虑到事业单位的特殊性质以及人员录用的特殊渠道，使其难以及时招用合格的财务人员。一些小的事业单位，会计档案，管理工作人员都是由其他岗位人员兼任或调配，对其专业知识的掌握少之又少，这对会计档案管理工作的效率和质量造成了极大的负面影响。同时，一些事业单位缺少健全的会计档案管理标准，没有对有关工作人员的工作提出专业化的指导，无疑大幅度提高了会计档案管理工作出现错误的几率。

（三）电子化进程发展缓慢

在信息化的大背景下，财政专网在全国各地应运而生，并且初步实现电子化办公。在这样的背景下，事业单位会计档案管理工作应顺应时代的发展潮流，将信息技术充分融入到日常工作中，形成电子会计档案。在新的时期，电子会计档案逐渐被各单位所接受，通过将信息化技术融入到传统会计档案管理工作中建立电子会计资料，不仅可以确保会计信息资料的完整，还能够进一步规范会计档案管理工作，但由于大部分事业单位未能及时认识到电子信息档案的重要性，使会计档案电子化仍处于初步推广阶段。

四、浅析事业单位会计档案规范管理方法

会计档案不仅是事业单位开展各项活动的经济凭据，还是对工作进一步发展和研究的基础，对于事业单位而言，更是不可或缺的宝贵财富之一，对发展和建设新时期的事业单位至关重要。因此，应规范化管理事业单位会计档案，及时弥补工作中存在的不足之处，消除各种隐患，做到防患于未然。

（一）提高会计档案管理工作的重视程度和认识

积极总结过往会计档案管理工作中存在的问题，并以此为基础提出针对性的解决方案，逐步实现会计档案管理规范化目标。对此，单位领导要及时提高意识，只有领导干部的意识足够高，才能引起广大基础工作人员的重视，同时，充分立足于有关法律法规，及时规范会计档案管理工作的各种行为，针对需要归档的会计资料，要求责任工作人员在规定的时间内完成，防止档案出现损坏和遗失等问题。除此之外，还要明确有关工作人员的工作职责，严格按照有关管理制度和要求开展工作，充分发挥会计档案管理工作的重要作用。

（二）提高相关工作人员的专业能力

在会计资料转变为会计档案的过程中，档案管理人员作为实施的主体，其工作行为是否标准和规范，直接影响着会计档案管理工作的质量和效率。在这样的背景下，应及时对有关工作人员进行必要的培训。通过培训，使其正确认识到会计档案管理工作对事业单位健康发展的重要性，有效提高其专业水平，全面了解和掌握工作流程和内容，激发起工作责任心，通过扎实应用各项会计档案管理技能，最终为会计档案管理工作的规范化作出贡献。

1.强化培训：积极鼓励有关工作人员参加培训活动，通过培训活动，了解新知识，熟悉新技能，逐步提高自身的专业水平和工作素质。例如，可以通过邀请专家讲座、部门总结等多种方式相结合的方法，讲清会计档案理论、要求、规范等，以此来使工作人员发现问题、解决问题、明确未来进步的方向，达到强化自身专业能力的根本目的。这不仅是实现事业单位会计档案规范化管理的道路，也是实现会计档案科学化发展的道路。

2.提高法律意识。档案法是开展档案工作的规章制度，对此，有关工作人员必须提高自身的法律意识，在法律和有关规章制度的条约下，努力实现档案工作规范化。

（三）及时制定和完善会计档案管理规章制度

及时完善会计档案管理规章制度，并立足于实际情况积极创新，不仅可以逐步规范会计档案管理工作，还可以实现会计档案管理工作操作的标准和规范性。对此，有关工作人员应参考规章制度中的要求，实施相应的步骤。由于规章制度涉及到多个方面，包括财会相关知识、会计资料的保管、整理、审查、收集等，通过严格的执行规章制度，可以大幅度强化有关工作人员的管理能力，约束其工作行为，明确其工作范围和责任。

（四）定期审核会计档案

审核会计档案主要包括销毁档案和鉴定档案，是会计档案管理过程中的重要组成部分，这主要是由于在保管的会计档案中，存在超过保管期限的档案，所以需要对这类档案进行及时的整理，在主管负责人鉴定完成后，需要对不具备保存价值的会计档案销毁，以此来规范会计档案管理工作。在销毁前，相关工作人员应反复确认，需要销毁的档案和当前所运用的各种资料无关，同时，须详细记录销毀内容。

（五）加快电子会计档案发展步伐

当前，伴随着科学技术的飞速发展，信息化技术也随之进入了发展的黄金时期，在这样的时代背景下，在开展会计档案管理工作的过程中，要将信息化技术逐渐融入其中。经过大量实践证明，应用计算机技术整理会计档案，可以显著改善会计档案管理工作的效率，同时确保会计档案管理的规范性和质量。因此，在实际工作中，可以充分利用扫描设备，将会计信息录入到计算机中，再通过对会计资料进行必要的整理，提高会计档案管理工作的专业性。需要格外注意的是，要对电子数据进行备份并及时对档案管理系统进行维护和更新。

五、结语

总而言之，改革开放后，尤其是进入新世纪以来，我国的经济一直处于不断发展壮大的高速发展状态，而会计业务作为记录经济发展历程的重要方法，对会计业务开展规范性的管理具有不可忽视的重要意义。因此，在新的时期，通过提高会计档案管理工作的质量，间接强化会计业务能力极为重要，事业单位的会计档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，对过往工作中存在的问题进行逐步完善，使其可以满足新时期社会发展的硬性需要。需要格外注意的是，要及时转变有关工作人员的思想意识，使其能够充分利用先进的科学技术和管理理念对会计档案进行现代化的管理，在逐步提高其专业能力的过程中，使会计档案管理工作发挥其应有的作用。（作者单位：广西畜牧研究所）