新时期办公室行政事务管理工作的有效性探究

程海燕

在社会发展新时期，行政事务管理之类的工作，面临着巨大的挑战。新的形势促使行政事务管理工作需要进行较大转变。办公室行政事务管理工作内容与环境也发生了变化，其中包括人事、督查、宣传、档案、协调沟通、值班、政务、文秘等，种类繁多，工作强度大，灵活性要求高，并且关系到整个行政机关单位的运行与管理。新时期做好办公室行政事务管理工作是非常有必要的，本文以新时期如何做好。办公室行政事务管理工作为研究对象，进行深入研究探讨。

行政办公室作为行政机关单位的对外窗口，外在体现了这个单位的整体形象，在内部则起到了沟通枢纽的作用，在每个部门之间传达与沟通的工作中实现了配合与沟通。不仅体现了其行政职能与工作态度，还具备帮助领导决策和监督的职能，是机关单位的核心部门，具备服务中心、参谋中心、信息中心与指挥中心的职能，行政工作质量直接影响单位正常运作与发展，因此更应该合理有效安排办公室工作方法。

一、办公室行政管理的现状

现如今办公室行政管理已相对成熟，但还是有些许问题，比如管理制度不够完善、行政管理水平有待提高、管理理念相对落后。下面就从管理制度、行政管理、管理理念三个方面进行简单分析。

（一）不断完善管理制度

在行政管理中，因为缺乏完善的管理制度，以至于办公室行政管理效率不足，行政机关人员分不清责任人，导致任务拖拖拉拉，因此任务难以进行下去。具体问题包括职责不清、目标不明、工作思路不清晰等情况，不仅使得办公室行政管理工作难度加大，还延缓了机关单位各项工作的正常运作。

（二）办理理念保守落后

自改革开放以来，我国机关单位一直学习国外的先进的行政管理经验，根据自身的实际情况进行管理上的创新，强有地促进了社会政治经济的迅猛发展。与此同时，为能够跟时代发展接轨，机关单位办公室对行政管理思路也做出了一定的调整及变化，但还是存在少部分机关办公室行政管理人员不求创新，不求跟上时代的步伐，依然坚守传统管理理念，甚至在实际工作中一直沿用落后的规章制度和管理模式。

（三）行政管理水平偏低

当下，在机关单位办公室行政管理过程中，往往就有那么一些人只做自己的事情，其他事情一律不管，没有交流、没有沟通。行政部门作为机关单位的中枢其作用就是承上启下，行政部门都不能运转起来，整个机关单位将会出现很大的问题，严重影响了办公室行政效率。

二、新时期办公室行政事务管理办法探索

（一）准确定位办公室行政管理工作

作为机关单位办公室行政管理人员，在工作时如果出现工作定位不明确的问题，就需要及时解决。对办公室行政管理人员来说，每天的工作量很大，如果不能准确及时定位管理职能与职位，无疑会造成职位不清、责任不明等情况。甚至会造成工作混乱、工作无法进行等，导致效率低下。新时期办公室行政事务管理工作，为该部门与管理人员提出了相应的创新整改要求。行政管理的转变需要引起机关单位的高度重视，重点在于不可随意安排岗位，在思想与行动上加大关注度使每位行政管理人员明白自己应该做什么，如何与同事进行搭配、合作与沟通，尽量避免资源浪费，合理准确定位每个行政管理人员。

（二）完善行政管理机制

新时期加强办公室事物行政管理機制，既需要建立完善的规章制度与良好的执行方式，严格遵循规章制度进行工作。作为办公室行政管理人员，这些规章制度需要其自身进行研究探讨，结合工作经验与机关单位实际状况，制定出一系列符合机关单位未来发展方向的规章制度，引导所有员工进行学习与遵守，使员工按照符合未来机关单位发展的规章制度进行工作。

（三）提高行政管理人员素质

新时期办公室行政管理人员，不光需要工作技能方面能力出众，对职业素质方面也有更高的要求。每个管理人员应由行政管理部门进定期综合筛查，对管理人员进行工作素质分析，及时排查出工作时出现的问题并给予解决。在工作能力以及素质层面找出管理人员所存在的欠缺点，然后进行针对性的培训与教育。要致力于提升管理人员专业技能素质培养，强化其自动化办公能力，以自身为标准提升应变能力、创新能力、沟通能力。

（四）构建信息化管理系统

由于信息化时代的来临，行政管理与现代科技进行对接，不光提升了管理效率，而且还实现了管理科技化、现代化。信息化时代对行政管理来说是快速的、便捷的，大大提升了办公室行政管理的效率。提高效率的同时也给管理人员带来了挑战，其一就是需要管理人员精通计算机等各项信息化软件使用，操作不好的要定期进行学习培训。机关单位应当明确信息化对管理上带来的优势，明确方向设定目标，建立专项资金进行升级维护信息化建设，以此保障信息化建设为行政管理保驾护航。

（五）提高服务意识

新时期，在办公室行政管理工作时需要与时俱进的工作理念、工作态度、工作标准，树立良好的服务意识，建立符合新时期标准的行政事务管理工作体系，表现出现代化办公室管理人员的素质。在建立先进服务意识的进程上，需要注意几个方向。首先探查员工中所存在的各种矛盾，并找到解决办法，保障办公室管理工作的效率。其次，办公室人员要树立岗位责任心，对待问题需要细致、热情和认真，严格按照工作行为规范，遵守一切规章制度、纪律章程，避免在工作中出现错误与遗漏，提升服务效率。最后加强思想政治教育，加强政治素养，做到为人民办实事。

（六）提高办公效率水平

据调查，当前大部分办公部门与机关单位之间存在重复、繁杂、职责交叉不明确等问题，这大大影响了办事效率。有效解决这一问题，我们应当在合理结合自身情况下，简化办公部门与机关单位之间所交叉的职责，提升行政办公效率，按照规章制度明确每个人的责任，确保问题得到针对性的解决，切实提升服务质量。为此我们需要注意事项：第一，树立部门精简意识并进行科学规范的实施，自觉规避中间部门产生，保障在下达命与精神传达时做到高时效性，为有效行政工作提供便利。第二，做好自身本职工作，提升每个环节准确性与部门协调性，合作共同完成行政管理工作，有效快速地为基层人民服务，提升办公室工作质量与工作效率。此外，也需要注意人员分配问题，尽可能做到人尽其职，把所有人员都利用起来不要出现重复或者空闲的状态。第三，不光对人员还要对办事环节进行步骤精简，减少交叉职责，同时也要减少每个部门自身的办事步骤，能节省的就节省，减少工作流程，保障工作效率。

（七）加强人员培训

为了保障人员工作能力与素质的提升，人员培训是必要的。随着新时期的到来，办公室人员需要具备良好的政治思想觉悟与优秀的工作能力，需要定期进行培训，根据人员所需要的方向定点培训，有效的提升办公室的办公效率与办公质量，与此同时为办公室人员提升知识拓展发展机会。在人员培训中还需要注意以下几点：其一，结合机关单位办公需求，明确职工所需要培训的方向并进行有针对性的培训，从而达成有效、快捷的培训使职工尽快达成工作岗位需要的人。其二，在新时期培训的方法应该局限于传统培训方式，抓到重点快捷高效的进行培训。以高效、快捷的培训方式进行针对性的培训，以此来达成目的。

（八）提高自主服务性，增强智力服务能力

智力服务质量及水平是现阶段办公室人员学习和关注的主要问题，要想达到智力服务目标，则需要有关人员联合新时期办公室工作职能改变，以此更好的开展行政事务管理。因此，要求办公室工作人员从领导角度出发对相关问题进行思考，提出处理对策，将辨证思维充分展现出来，以便领导享受更为优质的服务。增强有关人员时间观念，促进办公室行政事务管理系统性及预见性的提高。除此之外，加强对自主服务意识的关注，对于各项工作的开展时刻跟踪，并对有关问题及时分析和处理，将办公室行政管理工作的有效性充分展现出来。最后，建立健全办公室管理工作制度，以便更好的開展行政事务管理工作。同时营造良好的办公室环境，创建自动化系统和信息化系统，从多个方面提高办公室行政工作效率。

（九）减少办公机构和部门，促进办公效率的提高

据有关资料显示，现阶段办公机构及部门相对复杂、繁琐，而且具有职责交叉问题，进而降低了工作效率。为了将以上问题有效解决，则需要精简办公室机构及部门，防止职责交叉的发生，促进行政办公效率的提高。准确划分有关人员职责和权力，确保服务质量，根据具体问题进行结局。办公室机构及部门精简过程中，需要注意的问题如下：首先，增强部门精简意识，对于中间部门应减少设置，以便更好的下达命令，进行处理，为办公室行政管理工作的开展奠定基础。其次，提高本职工作质量，促进每个步骤精准度的提高，确保各部门工作的一致性，一起将行政职务管理工作做好，更好的为基层人员提供服务，促进办公室工作效率和质量的提高。除此之外，加强对人力资源配置的关注，尽可能确保物尽其用，每位工作人员均可以履行自己的职责，促进资源利用率的提高，避免开支浪费。再次，精简部门的过程中，应进一步精简办事步骤及环节，尽量减少办事流程，避免繁琐，使行政管理工作效率降低。

（十）联合信息化技术，促进工作效率的提升

现阶段，信息技术被广泛应用于我国各个领域当中，同时被应用于机关单位办公室行政事务管理中。工作过程中，有效结合信息技术与行政事务管理工作，建立健全信息化行政事务管理系统，并对工作方式更新和完善。基于此，根据办公室实际工作状况，改革信息化内容，并应用，在办公室行政事务管理中有效应用网络技术与计算机技术，当时在此期间需要注意的问题是，确保有关信息的安全，加强对信息技术更新和变革的关注，从多个角度加强对信息技术的重视，并合理应用，从而促进工作效率的提高。

三、结语

新时期的办公室管理需要有新的风貌，机关单位的行政部门管理工作与机关单位各个部门关系最为紧密，机关单位都需要行政部门的紧密调节，行政部门作为机关单位的润滑剂其作用尤为重要。这不光需要各个部门相互配合，也需要行政管理人员上下一心，跟上时代的步伐，以快捷、高效的服务态度回报社会。（作者单位：福建省莆田市荔城区委办公室）