互联网环境下档案信息服务发展研究

文·刘云霞 姚蔚迅

一、档案信息服务的定义

信息服务就是用不同的方式向用户提供所需信息的一项活动，它包括两方面的内容，一是对分散在不同载体上的信息进行收集、评价、选择、组织、存储，使之有序化，成为方便利用的形式，二是对用户及信息需求进行研究，以便向他们提供有价值的信息[1]。档案信息服务是指以档案信息为内容的服务业务。

表1 1999-2018年国家综合档案馆档案利用情况

注：国家综合档案馆指按行政区划或历史时期设置的，收集和管理所辖范围内多种门类档案的档案馆。数据来自国家统计局网站。

从国家统计局网站上的档案利用情况来看，我国近20年来，国家综合档案馆馆藏档案数量增长近5倍，开放档案数量增长近3倍，利用档案情况增长近4倍。从上表数据可以看出，我国档案事业稳步发展，在档案开放和档案利用方面取得长足进步，档案利用率提升。这与互联网的发展有着密切的关系。

二、互联网发展情况概述

截至2020年3月，我国网民规模为9.04亿，互联网普及率达64.5%.我国手机网民规模为8.97亿。我国在线政务服务用户规模达6.94亿，占网民整体的76.8%[2]。我国微信、微博用户规模庞大。截至2019年第三季度，微信及WeChat合并月活跃帐户数已达11.51亿[3]，微博平均日活跃用户数为2.16亿[4]。截至2019年12月26日，经过微博平台认证的政务微博已达到179932个，其中政务机构官方微博138854个，公务人员微博41078个[5]。

图1 互联网技术发展阶段及趋势

互联网经历了web1.0、web2.0、web3.0的发展阶段，逐步向web4.0发展。web1.0，主要包括网页搜索引擎、网站、数据库、文件服务器等。网络信息主要存储在服务器上集中提供给用户，用户通过浏览器被动的接收信息，所获信息的质量取决于信息提供者即网站的建设者，信息使用缺乏创造性和个性[6]。Web2.0是以Hick、Craigslist等网站为代表，以Blog、Tag、SNS、RSS、Wiki等社会软件的应用为核心。Web2.0的典型应用包括Blog（博客）、Tag（网摘）、SNS（社会网络）、RSS（内容聚合）、Wiki（百科全书）、P2P（点对点）、IM（即时信息）。Web2.0是一次从核心内容到外部应用的改变。信息内容的产出主要来自用户，每一个用户都可以生成自己的内容，并将内容传播、交流和共享。用户由受众转向主体，既是信息的接受者，也是信息的制造者、组织者和传播者。参与性、社会性、开放性和对等性是Web2.0的重要特点[7]。web3.0，也有人称为Sementic web，语义网。由本体、语义查询、人工智能、智能代理、知识结点、语义知识管理等构成[8]。这是一种能够理解人类语言的智能网络，它不但能够理解人类的语言，而且还可以使人与电脑之间的交流变得像人与人之间的交流一样轻松，网络信息的获取由“推送”变为“拉动”。人们将感受到网站变得更人性化，搜索引擎对结果的聚类做得更好[9]。

表2 Web1．0与Web2．0的比较[10]

三、互联网环境下的档案信息服务

（一）档案信息服务的方式

传统的档案信息服务的方式主要有档案原件借阅、档案复制品提供利用、综合档案内容编写、书面材料提供利用等。档案提供利用服务的途径有：阅览室阅览、档案外借、制发档案证明、制作档案复制件、举办档案展览、档案咨询服务等。

（二）互联网发展过程中的主要档案信息服务形式

1. web1.0时代档案信息服务主要方式

在网络发展起步阶段，各档案馆在此阶段主要注重对传统纸质档案的电子化、数字化。档案信息服务主要形式是建立档案网站。网站上的信息主要以信息发布、宣传和介绍与档案工作相关的信息或档案机构所拥有的信息为主，实际上就是纸质宣传册的网络版。档案信息从档案馆单向传向档案信息利用者。档案机构处于主动方。该阶段的档案信息服务方式以档案馆为中心，也可以说是以档案管理人员为中心。经网络调查，目前区县级以上档案馆均已建立专门的信息网站，进行档案信息服务。以天津档案馆网站为例，网站信息主要有新闻公告、相关通知、政策法规、馆藏介绍、网上展览等信息。档案网站的信息为单向流动，通过浏览网站，获得的信息均为档案馆提供在网上的，利用者较被动。

图2 web1．0时代档案信息服务方式（以网站建设为主）

2. web2.0时代档案信息服务主要方式

随着各档案馆在档案电子化方面都取得了一定的进展，互联网又为档案信息的利用提供了便利的技术条件，档案信息服务的需求不断提升，对档案信息资源的整合提出了新的要求。在Web2.0时代，档案信息服务最明显的特点是利用微博、微信、论坛等新媒体平台进行档案信息服务。利用微博、微信等开展档案信息服务，目前档案机构利用微博开展档案服务主要集中在以下几个方面：档案相关法律法规的公布及解读、档案文化宣传、档案工作相关新闻动态公布、档案服务宣传、档案收集等。档案机构可以根据实际需要，进行文字、图片、声像视频、链接地址、转发等形式来发布信息。微博、微信信息传播范围广，其粉丝转发效应及裂变效应可以凝聚更多有相同需求及兴趣的公众及专家、学者，在微博、微信中进行信息交流。在经验交流及学术交流中，使专业水平及服务水平得以提升，同时可以倾听到公众对档案的需求，使档案的公开范围扩大。信息共享及时性和服务整体水平提高[11]。

《档案管理》杂志主办的档案界网站上已经开通了专业微博，浙江、天津、山东等都建立了档案网站及微博。一些知名档案学者也开通了微博。浙江省档案馆开通官方微博，自2013年12月发布第一条微博以来，截至2020年5月16日，共发布6617条微博，粉丝105912人。部分档案学专家也开通微博，例如盛京落拓寒儒博主为赵彦昌，辽宁大学历史学院教授、博导，辽宁大学中国档案文化研究中心主任。其博文分为档案学著作、中国档案史、明清档案学、中国古文书学等，自2015年3月至2020年5月，共发布博文702篇，主要以书目介绍、学术文献介绍为主。

微信平台的信息推送服务是依托馆藏进行相关内容的编写，作品原创性强，同时又具有地域特色。语言具有可读性，用户易懂，且易于接受。更值得注意的是在推送的内容上，选题更贴近公众关注的热点，接地气。推送内容体现了地域文化特色和档案特色，并与社会热点相结合，这是能吸引公众兴趣的关键所在。微信公众平台强大的功能允许公众平台设置多重自动回复，包括添加回复、关键字回复等，这样就可以满足用户需求。对于自动回复无法解决的问题，可以进行人工咨询，工作人员做出及时的回应，形成与用户的有效互动。微信公共平台发送的信息，每个关注的人都能看到，这相比微博来说，实时性更强。因为如果关注微博数量太多，看到的最新内容都是随机的，只是得到关注微博的部分更新信息，而不是全部。这也是微信优于微博的一个地方[12]。

在这种服务模式下，档案信息传递由单向变为双向，有利于档案机构改进自己的工作，也利于档案利用者对档案信息的发现和吸收知识，提高信息的利用率。

图3 web2．0时代档案信息服务主要方式

3. web3.0时代档案信息服务方式

随着档案数字化工作的不断推进，信息化程度不断提高。互联网为打破空间、时间限制来获取信息提供了条件，在互联网环境下，为解决档案信息封闭、分散与档案信息利用者需求之间的矛盾，互通共享成为档案利用的目标。档案信息资源利用平台的建设在探索中不断推进。档案信息资源利用平台能够整合一定的档案信息资源，使档案利用者能够利用最少的查询途径来获得最多的档案信息，提高利用效率。例如中国开放档案共享平台，收集了50个省市档案馆的开放档案，页面设置搜索引擎，支持全文搜索、主题搜索、关键词搜索等。中国档案知识服务平台，是集档案资讯、档案工作、档案科研于一体的档案知识服务平台，该平台融合了各类档案信息资源以档案局（馆）工作需求为导向，依托资源聚类整合和知识挖掘技术，以专业的资源、全新的视角、强大的整合应用功能为档案局（馆）人员提供全面、系统、及时、准确的档案知识服务。

表3 几个档案信息共享服务平台典型

档案信息服务模式经历以档案电子化为核心的阶段到利用互联网技术的变革以社交媒体利用为核心，再到以档案信息资源建设为核心的服务方式。档案信息服务发展经历了从以档案人员为主导到以用户需求为主导的变化。档案利用服务也从档案信息资源建设转变为档案信息资源整合与共享。未来档案信息服务模式的发展方向将是充分应用现代信息技术和网络通信技术，构建高度现代化、集成化、智能化的档案信息服务系统，它是以档案人员为纽带、以档案用户为中心、以档案资源为基础、以信息技术为支撑开展档案信息服务活动，以达到档案信息数据化、档案管理自动化、信息传递网络化、档案服务智能化标准的新型服务模式。

四、档案信息服务发展趋势研究

图4 以档案管理中心为核心的档案信息服务模式

目前我国档案信息化建设取得了不少成就。但是也存在很多问题。一是档案信息化水平参差不齐。由于不同地区档案馆（室）的预算、人员配置等问题，信息化水平推进程度不一。部分地区已经达到数据异地存储、检索，也建立了一站式服务平台，但也有部分档案馆（室）还处于纸质档案电子化阶段，很多档案还沉睡于档案架中，无人问津。二是各地档案馆（室）在档案信息共享方面也存在一定的壁垒，档案信息的整合程度欠缺。三是在部分档案信息共享平台上，缺乏档案信息整合与筛选、分析。不少档案馆进行档案信息共享，仅仅是将电子化档案进行提供，缺乏档案信息的真正整合。

笔者认为，在互联网时代，国家应建立档案信息管理中心，对全国档案馆的数据资源进行统一管理，进行档案信息服务平台的建设、资源整合、知识挖掘等工作。档案信息管理中心的定位与根本任务是对全国档案信息进行信息化管理与指导，进行专业的档案信息资源整合与档案信息挖掘，并提供档案信息服务。档案管理中心的一大特点就是专业性。档案信息管理中心的工作人员抛开档案管理的其他工作，专心做档案信息收集及档案信息整合，根据档案的利用情况，进行档案信息挖掘，并在档案利用者利用过程中提供专业的指导，必要的情况下，根据档案管理者的需求，为其提供最准确的档案信息。档案信息管理中心是进行档案信息服务专业化的一个有效途径，能够解决目前在档案信息服务过程中存在的主要问题。培育并建设懂得档案业务，又兼具计算机、网络、统计分析、数据挖掘等技术的专业人才队伍，为用户提供综合性的、高质量的档案信息服务。

档案信息服务中心能够提高档案信息服务水平，主要体现在以下几方面：

（一）推进档案信息服务个性化发展，不断创新服务方式

互联网时代为档案信息服务个性化发展提供了前所未有的便利，互联网技术的发展使档案信息的利用方式及利用范围都有了前所未有的扩展。这对档案信息服务来说是挑战也是机遇。部分档案信息服务平台的建设，给用户提供了个性化的推送及相关服务，这对档案信息利用者来说，相对程度上提高了服务效率。服务个性化其主要解决的是档案信息内容庞大与用户需求不能快速匹配的矛盾。目前的相关技术更趋向于对服务内容进行推送，在大数据背景下，这种服务有利有弊，有时所看到的内容是经过筛选后的内容，可能筛除了真正需要的内容，呈现的内容是大数据技术想让你看到的内容，而如果这种技术出现偏差，不仅不利于提高档案信息服务的效率，反而会影响档案信息服务的质量。所以，档案信息服务个性化服务，需要对档案利用者的个人需求信息库建设更加完善与精准。目前相关服务平台及社交媒体成为档案信息服务个性化服务的主要阵地。档案信息服务中心的建立能够在档案信息资源更丰富的平台上提供更加精准、更智能的档案信息服务。

（二）加强档案信息服务知识化发展，不断创新服务内容

档案服务的知识化发展，最核心的部分就是档案信息的挖掘及可视化呈现。档案最本质的作用是凭证作用和情报作用，它最真实、客观地记录了某段历史，保持其原汁原味，在档案信息服务过程中，要注重档案信息的挖掘，通过多件档案中信息的关联性，进行知识挖掘，并通过筛选、处理，解决现实存在的问题。档案信息知识化发展就是将传统档案信息服务向数据分析与数据挖掘方向转变。从海量的档案数据中发现利用规律，预测利用趋势，挖掘档案信息价值。

（三）提高档案信息服务平民化水平，不断扩大服务范围

服务范围的扩大，包括两方面，一方面是服务对象的扩展，一方面是服务内容的扩展。互联网技术的发展及社交媒体的普及极大地推进了档案信息平民化的服务水平。档案信息内容的扩展也是提高档案信息服务平民化水平的重要措施。只要是属于公开档案的，简化利用程序与利用门槛，让更多民众获取自己感兴趣的档案信息。档案取之于民，用之于民。更加注重民生档案的收集与利用。

（四）实现档案信息服务体系整体化，不断加强档案资源整合

档案信息服务体系的整体化，需要技术融合、资源整合，加强档案信息管理中心建设。目前在档案服务体系化建设中存在档案信息化进程不一致问题。特别是对于基层档案馆（室）来讲，在档案管理过程中配备的设备、人力、财力不均衡，可能会导致档案管理水平、电子化水平、信息化管理水平参差不齐，这就是在档案信息服务体系化建设道路上的最主要的障碍。建立档案信息管理中心，能够对本行政区域内档案信息化进行统筹推进，必要时提供技术、人力、财力上的指导与帮助，这样更容易实现档案服务体系的整体化水平。