浅析信息技术在现代采购中的应用

李楠

【摘 要】 采购是一个公司对外的一项重要内容，而采购部门是公司对外的窗口，它的管理效率直接影响着公司的正常运行，在现代采购之中，人们一般只关心采购价格对成本的影响，而忽略了其他方面对采购的影响，采购的周期控制、采购的量以及库存的控制都会直接影响采购的成本。本篇文章首先探讨了传统采购中存在的一些问题，并分析了如何将信息技术运用到现代采购中，探索了一种新的采购模式，让采购工作变得更加的井然有序。

【关键词】 信息技术 现代采购 应用

引 言

传统的采购方法缺少交流和信息沟通，从而间接地造成成本上升。信息查询不方便，会导致采购的交货期库存控制受到影响。现代采购能够运用网络建立材料信息共享系统，方便供应商准备材料，以及用户接收材料，让采购管理不仅只是订单的管理，轻松地完成采购任务，实现“零库存”管理。由于信息技术的飞速发展，在现代的采购中，信息共享能够及时的提供采购时的信息，让采购的工作变得更加的及时，更加的精准，也更加的高效，解决了许多公司的采购问题。在材料的采购中，运用信息技术能够让交易变得更加的顺利。随手互联网和移动支付的普及，电子采购可以让交易在虚拟的环境下完成，并且使得交易变得更加的透明化。

一、传统采购中存在的缺陷

传统的采购既为人工采购模式，主要是运用常规的工具，在没有现代信息技术和计算机技术的帮助下所完成的工作。传统采购主要运用表格的方式，统计材料负责采购员的名字以及采购的量，记录着不同类型材料的采购信息，在市场方面传来变动的时候，采购负责人便会在表格上更新消息。如果一个公司使用传统的采购方式，那么能经常看到采购计划员不停的奔忙，以及对数据不停地修改。传统采购的方式会受到信息传递和沟通不畅的影响，造成了购买许多不必要的材料的后果。传统的采购模式信息不畅，库存有盲目性。在传统采购中，因为对实际的生产需求情况并不清楚，所以只能通过提升库存来保证供货量，这样会带来很大的库存浪费。

二、将信息技术应用在现代采购中的好处

（一）信息技术使采购成本更低。信息技术能够让贸易的双方从签定合同到现金支付，不需要当面进行，只需要通过计算机在虚拟的环境下，完成真实的交易。在采购中，距离越远，所付出的成本就越大，隨着信息技术的加入，网络上能够传递采购的信息，减少采购人员录入重复的数据。双方通过网络进行交易，提高了内部信息的传递效率，节省了管理的成本。只要有网络，可以在办公室内进行采购，也可以在家里进行采购，节省了采购人员的时间。

（二）信息技术让采购更高效透明。与传统采购环节相比，互联网将贸易中的商业报文标准化，所以原料的采购，产品生产等过程不需要人员进行干预，也能在最短的时间之内完成。将信息技术运用到采购中，能够节约信息传输的时间，抓住最佳的机，解决了以前采购方式费用高以及处理慢的缺点，大大的提升了采购的效率。在采购交易的过程中，如果在网络上进行，买卖双方的信息可以相互核对，防止伪造信息的情况发生，让整个采购交易的过程变得更加的透明。

三、信息化在物资采购管理中的应用

从企业物资采购管理信息化模式的应用层面来说，必须要采用符合企业真实状况的物资管理体系，这需要信息技术的支撑，相关体系的内容要齐全，主要包含各个部门所提出上报的物资需求方案、物资采购供应、物资损耗情况、废旧物资处置等内容，加强信息化体系的建设，要实现整个物资管理把控的严密度，为采购管理信息化的落实带来更加有力的支撑，进而满足企业采购需求。

（一）物资预决算。作为正规的工业企业，自然要对物资成本费用做出预估，这是企业进行财务管理的重要部分，即对企业资金的运用进行预估并且得到相关管理层的允许后才能执行，物资采购供应管理也要遵守预决算的管理，致力于构建完善的物资采购体系。完成物资预决算的信息化，即要求企业财务管理部门对申报调用资金的下属部门转达已经通过批准的预算，然后将总资金分解，按照阶级依次向下传递。

（二）物资采购。对于要进行招标的物资采购，必须要遵守规章制度，按规矩进行招标和投标，并且将相关内容都实时记录到系统中，方便查询和改动。要对物资采购进行价格把控，这个行为要贯彻整个物资采购工作中，要根据信息系统来实现对供货商进行比价管理，在物资入库过程中要随时进行物资入库历史价格的查询和比较，对超出供货商最高报价的入库价格的情况进行处理，尽可能地减低采购成本，为企业发展谋福利。

（三）询价书与报价书管理。利用信息技术进行企业的采购管理能够增强质量监管，它在很多方面都有严格的规定，一般按照询价计划获得询价书，都有统一的物资管理系统。询价书的内容要包括交易场所、报价的时间段、采购物资相关要求等部分，在完成书籍编制后，采购员可以结合企业实际的采购需求和特色，去对询价书进行恰当的记录、更改、删减等，最终获得的产物将被传送给物资供应商，开始另一阶段。供应商会把获得的询价书编制成对应的报价书，能对该过程有一定的把控，在报价结束之前对报价再进行恰当的调节。

四、结语

总而言之，采购是企业运营发展中的重要部分，随着市场竞争的不断深入，将信息化应用在企业的采购管理中是必然的趋势，企业要提高采购管理水平，认识到信息化对企业采购管理的重要性，根据企业的实际情况加以实践，完善物资管理信息化，提升采购管理的整体质量，加强信息化建设，让企业能获得最大的经济效益，并且适应新形势得到稳步发展。

【参考文献】

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