如何做好事业单位档案整理工作

朱琛

摘要：事业单位档案管理工作本身和运营方式存在较大的联系，传统的纸质档案的管理制度在新技术、新变革的冲击下逐渐不能适应当前的业务需要。为了让事业单位的档案整理工作更好的开展，就应当进一步推动事业单位档案整理工作的发展，运用创新手段做好事业单位的档案整理工作。本文就如何做好事业单位档案整理工作的相关对策进行了阐述，希望可以进一步提升事业单位档案管理的效率。

关键词：事业单位;档案整理;有效方法

对事业单位的档案进行整理，主要的意义在于：一是，保存的资料和事迹便于日后业务需要时候的方便调阅;二是，在应急需要的时候，能够提供有力的支持证据。另外，档案材料也是事业单位在开展运营活动的参照物，事业单位在开展新工作、新项目时，能够借鉴前人的档案材料、丰富经验、少走弯路，提升活动的效率、质量。事业单位的档案整理水平高低事关事业单位的长远发展，必须引起高度的重视，避免出现管理的隐患。档案整理的各项工作如果做不好，会影响各项工作的未来开展，“以史为鉴可以知兴替”。通过档案整理的各项材料查阅，可以让后人学习与借鉴，从而再更好地提出合理解决应对的方法。所以，无论何时何地，工作负责人都应当对单位的基础情况、未来发展、制度组织做好记录、整理与保存的工作，以协助事业单位更好地应对业务变幻，确保单位的稳健长远发展。

一、事业单位档案整理工作的原则

1、注意文件材料的完整性。

事业单位对单位的文件材料进行整理时，需要保持事业单位工作的内在联系，遵循文件材料的形成规律以及形成特点。在整理文件材料时，注意文件材料的整體性，注意文件材料本身要完整，比如，文件的正文与附件、请示以及批复是不可分割的。只有这样才利于遵循文件材料形成的规律，提高档案整理工作的质量与水平。

2、保持文件之间的有机联系。

事业单位每份文件之间必然存在一定的联系，在文件的形成和来源中都具有一定的联系，尤其是在文件内容和文件形式上也具有一定的联系。事业单位不论是本单位产生的，还是上级单位下发的相关材料和指示，都与文件来源产生了密不可分的联系。文件之间的联系体现出文件之间的规律和特点，我们不能割裂文件之间的有机联系，在事业单位档案整理工作中必须保持其来源方面的固有联系，不可随意拆散，反之，就会破坏文件体系的内在和利用价值。

3、便于档案的保管和利用。

事业单位档案整理工作的最终目标是为了对档案实体进行科学的管理和有效提供利用，因此，在档案整理工作中，档案整理人员需要时时刻刻从有利于档案保管和利用出发。在整理的工作中，要充分尊重文件之间的联系和档案的来源，充分考虑到档案保管的可利用性，采用有效的整理方式满足档案的保管和利用需要。

二、如何做好事业单位档案整理工作

1、规范归档的范围。

档案整理工作是事业单位工作的重要组成部分，在进行档案整理时，必须要保障文件信息的完整性和齐全性，对档案整理的范围进行科学的规划，将各类文件的整理方式制定出合理的制度，要求档案整理人员按照相关的制度标准去整理档案文件。事业单位的归档范围主要是以实际的活动为主，能够明确地反映出档案整理的内容，展现出事业单位日常的各项经济活动。对于接收到的资料，应该明确资料属于哪方面的内容，要保证企业的各项档案资料都要完整地进行归档，防止出现档案遗漏情况的产生，确保档案资料的价值。在事业单位的档案管理中主要是由定期保管和永久保管两部分组成，定期保管需要结合档案的特点，规定出档案管理的期限。而永久保管的档案，需要无限期地保存下去，并且里面涉及了大量的职能活动，是企业各项经济活动内容的展现，对社会的发展和企业档案的永久保存具有重要的作用。

2、要重视档案整理工作。

要做好档案整理工作的基础就是要得到领导的支持，事业单位领导、档案负责人必须要意识到档案整理的重要性，参考一些优秀的事业单位整理工作典范，认识到档案整理对于业务的支持、帮助的重要性，帮助单位领导、单位档案整理负责人形成新的认识、新的态度，重视档案整理的工作，提升档案整理的质量效率。各级领导、负责人也要对市场上新的整理技术、整理工具进行了解，必要时候引进合适本单位的处理设备、处理技术以便更为有效管理复杂、繁多的档案资料。同时，领导也要引入一些技术处理的外部高端力量、能力较强的人才来改善、优化档案的整理工作，确保档案整理的改革优化、执行到位。

3、加强对归档文件的整理。

事业单位的档案整理活动主要是指按照档案管理的规定，进行一系列的档案装订、档案分类、档案编号和档案排列等工作，这些工作是档案整理工作的重要组成部分。在档案整理的过程中，必须要保证档案的齐全性和完整性，及时地进行档案的归档，并对出现问题的档案进行合理的修订，加强对归档文件的整理，促进档案整理的合理性。

4、建立健全档案整理的规章制度。

事业单位要做好档案整理工作的前提是制定切合实际的规章制度来规范此项工作。事业单位要建立相应的档案整理规章制度，强化规范管理，对档案整理进行统一规范，使事业单位的管理人员在进行档案整理的过程中，能够有章可循，有法可依，走上规范化发展之路。在此基础上还要狠抓落实，确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，使之逐步变成自觉的行动，以确保档案整理工作的顺利开展。

三、结语

对于档案方面的管理人员来说，在实际的工作过程当中，应当要立足于单位的实际情况，并且要不断学习以及借鉴较为先进的管理方面的经验，适应当前档案方面的管理工作的最新形势。在这个过程当中需要具有较强的保密意识以及具有高度的法制观念以及意识，捉进事业单位的档案方面的整理工作走向科学、规范以及法制的道路。

参考文献：

[1]翟忠波.如何做好事业单位档案整理工作[J].科技风，2020 （03）.

[2]刘蕊.浅析事业单位档案整理工作[J].黑龙江史志，2014 （11）.

[3]钱明，史敬阳.事业单位档案归档文件整理方法探讨[J].办公室业务，2020 （01）.

[4]夏文彬.浅谈事业单位档案整理工作[J].黑龙江档案，2018 （08）.

[5]刘宏伟.机关事业单位专门档案收集整理的特性[J].兰台内外，2013 （10）.