浅析基于泛美文化下的办公室效能提升

李德均

[摘 要] 办公室属于学校运行的综合性部门，承载着服务“至上”、参谋“优先”、协调“关键”的重要职能，是学校运行与发展的记事簿。四川泛美教育集团“传承善与美德，传递爱与快乐”赋予了在企业运行模式下的院校运行文化精神，希望教职员工成为享受教育的人。办公室作为窗口服务单位，员工需不断提升个人能力，切实“做好自己，成为精英”。本文浅析基于泛美文化下的办公室人员能力素质培养的内容与方式，提高办公室工作效能。

[关键词] 泛美文化；办公室；效能

泛美教育集团以“用心去工作，用爱去教育”给教职员工做了明确要求，并在“服务员、导师、战友、家人”四位一体的文化引领下建设队伍，形成独特的不可复制的发展路径。在新形势下，办公室可以是桥梁，是纽带，是信息中心，是檔案馆等，仍需深化服务意识，强化文化与科技意识，推进精细、高效管理意识，真正实现“窗口”单位的职能。

一、认清办公室的性质与职能定位

泛美文化之“认清形势，低头拉车，抬头看路”。要求认清办公室的性质与职能，才能在低头拉车的同时抬头看路，优化工作模式，找准工作目标，发挥工作职能。

（一）办公室工作性质认识

一是体现在综合性。办公室工作内容的内涵与外延都很广，主要体现在资料、信息、人事、经费、会务、行文、档案、调查研究等综合业务办理。

二是体现在枢纽性。枢纽是发生工作关系的中心环节，主要体现在上传下达、沟通内外、协调左右，保障工作要求精确下达与有效落实。

三是体现在服务性。服务是办公室工作的天性，也是工作考核的基本属性。工作人员应将服务质量的高低、服务对象的满意、服务创新的探索等内容纳入业绩评价的核心数据，从理念上将“管理”与“服务”有机整合。

四是体现在辅助性。办公室承担着秘书的工作，兼任着辅助管理的职责。

五是体现在保密性。办公室是学校运行的信息中心，各级各类资源都会汇总于此，需要我们的工作人员严格保密，谨言慎行[1]。

（二）办公室工作职能认识

一是秘书的职能。办公室工作人员是学校工作的运行秘书，是校领导的行政秘书，是教职员工的生活秘书。

二是参谋的职能。“谋事在人，成事在天”，做好参谋是基本职能。办公室人员没有建设性的思考与作为，埋头于等待工作与指令，类似于稻草人或录音笔。履行参谋的职责，拔高角色意识，才是真正发挥办公室的工作职能。

三是管理的职能。办公室工作需协助院领导做好学校运行管理，做好机制建设与完善，监督各单位落实，形成管理评价所需的基本材料。

四是培训的职能。办公室对教职员工承载着培训的职能，是文化传递的中坚力量。通过对招聘、入职培训、过程培训等方面有效开展培训业务，搞好团队建设。

五是沟通的职能。以办公室为枢纽，将暴露问题的力度、数据统计的标准、制度文件的审核与完善、部门之间信息的传递等内容集中处理，实现行政办公高效率。

六是服务的职能。办公室要构建综合服务保障体系，强化服务意识，提高服务质量。办公室虽然是行政办公室，但一定要建设成有温度、有星级的服务型办公室[2]。

二、现阶段办公室工作的问题解析

现就办公室工作容易出现的问题进行剖析研究，优化工作效能。

（一）比照泛美文化“我们占领不了思想高地，是干不成大事业的”

一是认识思想的问题。办公室存在依附性思想，办领导之任务、做常规之事务、避创新之义务。做事僵化，听命行之，工作的主观能动性大打折扣。认为办公室就是从属性工作，开拓性与创造性失之交臂。

二是学习思想的问题。没有学习，就不会有思考；没有思考，就不会有思想；没有思想，就不会有作为。

三是目标思想的问题。目标思想主要存在于对工作的意识驱使，“琐碎”成为办公室工作的代言，没有形成战略意识，从而将工作业绩与事业发展相剥离，久而久之成为没有远大目标的“琐碎人”。

（二）比照泛美文化“真正要对这个社会负起责任的人，要有担当的精神，要不断创新”

一是责任感的问题。办公室存在责任意识薄弱，弱化工作职能，层级观念影响工作推进，致使工作出现慵懒局面。

二是担当的问题。担当精神是每个人都应该具备的基本品质。面对学校发展，存在不是事、躲事情、少担责、怕担责的意识，造成人为的沟通无效。

三是创新的问题。办公室应着重创新员工培训、创新服务保障、创新为学校发展出谋划策、创新管理协调、创新品牌宣传等机制，扭转办公室“板正”形象[3]。

（三）比照泛美文化“作为搞教育的领导干部必须是一个通才”

学校发展是全员参与的大事，员工进行通才培养是泛美文化的必然要求，是实现作业的有效途径。

一是办公能力的问题。办公室工作人员并非全部是专业出身，办公能力素质构成如公文写作、信息处理、档案管理等能力需专业培训。

二是管理能力的问题。强化人人是管理者、人人是参与者的思想，通过提升个人管理能力达到提升团队作战能力。

三是组织能力的问题。组织能力提升有助于办公室工作高效、快捷地完成，从语言、文字中均可以表达。

三、全面提升办公室工作效能的举措

（一）全力创新

一是创新工作方法。方法永远比困难多，练就眼观六路耳听八方的本事，能够快捷敏锐地进行困难剖析、方法选择。选择创新，全力创新，是提高效率的必然选择。

二是创新职责定位。狭义的办公室职责已不再适合当前的发展形势，综合办公室成为新的功能定义。需要创新的结合基础工作职责扩大职能，解决别人难办、别人未办的事宜。

三是创新服务方式。服务简单来说就是满足客户需求，提高客户感官体验舒适度。随着科技的发展，办公室可通过大数据、新媒体将引进、培训、发展等关乎员工切身利益的事情，创新形成有机的综合保障服务机制，有效促进员工对企业的认同感。

（二）全力参谋

一是勤于思善于谋，做一名高智商参谋。勤于思考是发挥参谋作用的重要内容，思考有序、思考有方、思考到位才能有价值。遇到任务先做调查研究与对比，做好预见性思考、超前性设计、可行性验证。

二是综合协调，有序推进，落实到位。妥善協调，保障工作有序推进，做到事事有回音，项项有交代，件件有落实。

（三）全力比拼

一是要勤于学习。摒弃办公室 “打杂”的糟糕思想，学习是人的一种生存方式，也是一种发展方式，坚持终身学习才能不被时代所抛弃。没有坚实的理论基础与高度，就不能成为“窗口”单位的代言，更不要谈培训与管理。

二是要建立服务品牌。既然是服务部门，就应该体现高质量的服务标准与理念，建立符合本部门的服务品牌，获取良好的服务评价。急人所急，办人所托，利己利他。

三是要提升个人能力。个人能力素质提升关系部门工作效能，全面提升自己的角色站位、作风修养、业务能力、协调能力等内容显得极为重要[4]。

（四）全力奋斗

一是要勤于提笔。勤于提笔是做大事的第一步，是融思想与行为的结合。

二是要任劳任怨。守得住寂寞与艰辛，炼就坚强意志。乐于奉献，共创传奇，铸就大我思想。

三是要立志修德。基础工作到位不离位，管理工作到位不越位，执行工作服从而不盲从。树立远大志向，发挥超强战斗力。

办公室工作任重道远，科学、规范、高效、创新、奉献是永恒的主题词。作为企业运行的中枢神经，应全力在真抓实干、谋略有术、效率第一、服务至上、创新有措等方面实现突破，以先进的文化理念、思想认识来武装头脑，以不断提升业务能力为职责，以优化服务质量为己任，真正发挥个人及团队的价值。

参考文献：

[1]张浩.新编办公室主任必备全书.光明日报出版社，2003.

[2]孙昌增.把握关键环节 提高高效办公室工作效率.办公室业务，2009（08）.

[3]李晓丹.大型企业办公室管理创新与实践.广东科技，2011，4.

[4]褚春雨.新时期企业办公室管理工作探究.科技与生活，2010.14.

[作者单位]

四川西南航空职业学院，四川 成都