信息化条件下高校财务报销模式探析

张瑞元

摘   要：按照《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》的要求，学校应推进数字化校园建设，加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、规范化。高校财务信息化是高校管理信息化的重要组成部分，文章以高校财务报销模式为主线，阐述了当前普遍采用的财务报销模式，分析了现行模式存在的问题。依托高校信息化水平和未来高校管理发展趋势，文章提出重构财务报销模式的改革，以期充分利用信息化条件，构建高效、实用的高校财务报销模式，减轻报销人的负担，为高校财务管理转型提供保障。

关键词：高校财务;报销模式;信息化

中图分类号：TP315 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2020）11-0080-04

一、引言

根据国家教育中长期发展要求，我国大部分高校已初步完成数字化校园的建设。财务信息化是高校信息化建设的重要组成部分，是数字化校园建设的关键环节。以北京市属高校为例，绝大多数已初步完成财务平台网络化建设，可实现财务报销网上预约、查询、网上缴费等基础功能。这些功能的落实，使高校财务“报销难”问题得到了改善，报销人（本文指参与报销的高校教职工及学生，下同）不必到财务部门排队等候办理业务。但令人困惑的是，高校的财务部门仍然在整体行政工作服务中排位垫底。

在实务调研中，发现报销业务反复“跑腿”、业务办理周期长、财务答疑反馈不及时是教学科研人员不满意财务工作的主要原因。2020年初，新冠肺炎疫情的爆发与扩散，给高校财务工作造成了一定的冲击，其中对财务报销环节的影响极大，这使高校财务人员不得不思考、创新财务办公模式，打破地域限制，降低沟通成本，提升高校财务信息化水平。同时，根据党的十九届四中全会精神，继续深化做好财务的“放管服”工作，从根本上提升高校财务的服务和管理水平，充分利用信息化条件，解决现行高校财务报销模式对高校资金使用效率的制约，提升财务对高校管理工作的作用，满足高校管理的发展需求。

二、高校财务现行报销模式

我国高校从20世纪90年代末期开始建设财务计算机系统，经历了会计电算化、财务信息化、财务网络化等几个阶段。就财务报销环节而言，各高校财务人员已基本解决报销排队等候这个重点问题。解决方法基本為两类：一是采用排队叫号方式;二是采用投递方式。其中投递方式又分为有审核投递和无审核投递。

排队叫号方式主要是借鉴银行网点办理业务的模式。报销人可以相对掌握办理业务的时间，利用等候时间处理其他科研工作。并且这种方式可以在第一时间让报销人了解需要补充的报销材料，相对提高报销效率。而投递方式主要依托高校财务信息化建设。在这种模式下，报销人可以将报销单据直接交给指定接单人进行简单初审或投递到指定投递点后即可完成报销工作。投递报销的具体模式为：报销人网上填报报销单并打印，由项目负责人、单位部门领导等相关领导签字审批后，将报销单、票据等报销材料送至专门地点由财务人员进行初审或直接投递报销单，接收到的报销单会分发至会计人员进行审核并记账，之后记账凭证及报销材料交由会计复核人员进行复审，如果无误，最终交至出纳进行付款，如图1所示。

根据实际工作经验，高校现行的两类报销模式均有继续改善的空间。排队叫号模式降低了报销的返工率，但是报销的等待时间未能有效减少。投递模式基本实现了报销“零等候”，目前北京市属高等院校大多已选择这种报销模式。但投递模式的报销效率不及传统报销模式，存在反复“跑腿”问题。为解决该问题，部分高校选择有审核投递报销模式，通过设置初审岗的方式提高报销人的财务报销效率。

三、现行报销模式存在的问题

1.未彻底解决报销人反复“跑腿”问题

高校财务“报销难”最集中体现在报销等候时间长和反复“跑腿”两个方面。现行高校财务投递报销模式解决了长期困扰报销人的财务报销排队问题，但无法从根本上解决报销人反复“跑腿”的问题。其根本原因是未能实现全方位的信息化财务平台。正如图1所示，报销中任何环节出现问题，报销均无法进行。当前高校财务仅在申报和支付环节实现了网络化，未涉及审核环节，因此在审核过程中会出现财务报销反复“跑腿”的情况。

高校财务目前仍处于现场办公模式，所以报销人必须到财务现场对报销材料进行修改或补充。为了提供报销人财务报销效率，有些高校财务设置了初审收单环节，但由于初审只是简单对基础财务要件的审核，无法兼顾所有细节，所以仍未能从根本上解决报销人反复“跑腿”的问题。例如报销人报销比较复杂的因公出国业务，其中涉及出国换汇汇率、回国退汇汇率、出国期间的各项费用核算等内容，报销这一项业务，报销人往往会因汇率波动、不了解政策标准等原因往返财务部门多次。此外，多校区教学办公是许多高校当前的实际情况，因财务报销使报销人在两校区之间反复“跑腿”的情况会经常在实务中出现。这无疑极大地降低了报销效率，增加了报销的时间成本。

2.未解决报销前的财务答疑问题

高校财务报销效率低、反复“跑腿”的主要原因是高校报销人并非专业财务人员。高校财务报销人主要是高校科研教师和高校学生，他们的精力主要用于学科研究和专业学习，而非财务报销这类行政工作，往往对高校财务制度的掌握较为欠缺，在财务报销的过程中，难免会在会计审核时发现遗漏报销要件。

现行高校财务报销模式，依然重点依托传统报销模式，以会计核算为财务报销重点。各高校财务部门将财务人员主要集中在核算部门，该部门普遍具有人数多、工作量大、业务琐碎等特点，其工作量主要来源于收集报销单和录入审核记账凭证。会计人员长期疲于应对记账工作而无暇顾及财务报销咨询工作，财务咨询问题往往迟于回复，财务咨询电话经常无法打通或无人接听。尽管各高校财务人员都尽力做了关于财务报销业务的操作手册，相关财经制度也通过各种渠道公布，但由于报销人非专业财务人员，因此往往不愿翻看长篇的财经法条和操作手册。在报销前针对当前的报销事由做专门的财务咨询是报销人首选的财务报销咨询方式，现行的财务报销模式无法让会计人员兼顾答疑工作，往往会使高校师生对财务人员的工作产生较多的抱怨与不理解，同时也降低了高校资金的使用效率。

3.未解决“信息孤岛”问题

从财务报销模式和业务经济实质角度，业务报销票据和必要支撑材料是财务报销的基础。在高校财务报销中，必要的支撑要件绝大多数已经在其他行政管理部门或相关学院进行审核和留存，财务报销只是其中的付款环节。由于高校各部门系统没有做到协调统一，相关信息不能进行数字化传递，因此财务报销时无法避免要求报销人反复提供相同的报销要件。

信息化财务平台与其他财务部门的信息化平台相互独立，仍存在“信息孤岛”问题，高校信息化建设缺乏系统性。各部门使用的管理软件在实际应用时交互性较差，无法实现数据流在各软件之间的传递。以测试化验费报销为例，需要测试化验合同、测试方的资质证明作为报销的支撑要件，而这些均是已在科研部门备案登记的资料，由于跨部门无法实现资源共享，因此在财务报销时需要报销人重复提供相关资料才能完成报销。

此外，就财务报销系统而言，各环节相对独立，未能有效衔接。例如，北京市属高校的电子票据目前未能实现电子化，报销审批未能实现电子签名，会计档案未能实现数字化等。财务系统内部的信息化建设尚未完善，导致财务报销系统运行效率较低。未能真正做到服务报销人，未能提高财务管理效率。

四、信息化条件下高校财务报销模式的改革

1.重构高校财务报销模式

随着高校信息化建设的逐渐深入，高校财务信息化的逐步发展，依托云平台、大数据等信息化手段，高校财务报销模式已经具备改革的条件，可初步实现高校财务共享网络平台。在信息化条件下，可将报销模式进行重构，建立新的财务报销模式。具体流程为：①申报上传。报销人填写报销单，并将相关票据及报销材料影像化，上传至报销平台。②审批。报销平台收到报销内容后会自动传输给项目负责人进行网上审批，若报销业务触发大额资金审批或特殊事项审批，报销平台会在项目负责人审批完成后自动推送至相关领导继续网上审批。③会计初审。审批完成后，报销平台将收到的“线上报销单”推送至会计人员，进行平台审核。通过审核的“线上报销单”给予财务专用编号。若审核过程中存在财务疑问或缺少相关报销要件，会计人员将“线上报销单”退回报销人，并同时给予专业回复。④投递。报销人将申报上传环节的纸质资料投递到财务专用投递柜。投递柜收单以财务专用编号为依据，确保收到的纸质报销单为已经审核过的报销材料。⑤凭证转化。收到纸质报销单后，会计人员扫描其财务专用编码，利用财务系统自动生成记账凭证。⑥会计复审。会计人员对记账凭证和报销业务进行最终审核。若存在问题，将联系报销人到财务处进行实地修改或退回报销单。⑦付款。对会计复审无误的报销业务，出纳及时进行付款，完成业务报销。同时，在整个流程执行中，开启实时答疑功能，保证报销人关于财务咨询的各项事宜及时解答。（如图2所示）

如图2所示，如果报销业务存在问题，那么报销人只有在会计复审环节会出现一次线下“跑腿”。同时，会计人员的工作整体前置，将报销咨询答疑和审核人员的队伍充实壮大。报销人在报销过程中可能会遇到的问题在报销初期可以及时解决。杜绝了因报销人事前对财经纪律、财务制度不熟悉、不了解，而提前支出但无法报銷的情况，减少了报销人不必要的经济损失。正因前期会计人员在线上已经详细审核过报销业务，该业务在会计复审时的“返工率”会很低。如果确需补充资料，那么报销人最多也只需到财务部门一次。这种模式既解决了财务报销排队问题，也解决了报销反复“跑腿”的问题。真正实现了“最多只跑一次”的财务报销服务承诺，从根本上解决了高校财务“报销难”的问题。同时，这种模式因借助网络平台进行网上审核，也可以解决多校区财务报销的难题，将高校财务人力资源得到充分利用，打破地域限制，确保财务部门向全校师生提供高水平的财务服务，优化了高校财务管理结构。

2.加速建立标准化财务报销环境

重构后的财务报销模式将现行模式中最重要的会计记账功能弱化，这种弱化主要基于目前财务信息化的实现程度和水平。就当前信息化条件而言，各高校基本已具备自动生成凭证的能力，只要确保前期网上申报填写和后期凭证生成设置的准确性，实现自动记账是完全可行的。在硬件的支持下，加速建成标准化的财务报销环境有助于提高高校财务报销工作效率。

建立标准化的财务报销环境，首先需要标准化的财务报销规则作为保障。报销规章制度、业务规则等均需要做到标准统一。报销规则的标准化是实现会计凭证及资金结算凭证准确生成的关键。而在实务工作中，财务报销标准化是难以规范和统一的。主要原因在于各级文件层次较多、文件来源渠道不一而导致文件接收的时滞性和文件解读的偏差性。依托信息化手段，可以快速接收各级文件政策信息，保证财经政策实时接收，同时重构后的报销流程，可以促进财务人员共同解读财经文件，形成统一、标准的专业意见。其次，打造一支具备高素养的标准化财务人员队伍，有助于提高财务工作效率。高校财务人员的构成比较多样，有些财务人员经历的专业学习有限，专业基础知识较为薄弱。重构后的财务报销模式，将财务人员“推”到工作“最前线”，有助于倒逼财务人员加快提升专业素养。在复杂多样的实务工作中，不断磨练本领，提高专业水平，节约报销人财务报销的时间成本。

3.深化高校财务信息化建设

在保证信息安全的情况下，深化高校财务信息化建设，充分做好财务基础数据与其他职能部门的信息对接，为全面实现数字化校园做足准备。信息化云平台具有可拓展、可靠性强、按需分配、成本低、使用便捷五大优势，借助云平台可以对报销内容进行集成共享，高校财务报销云平台的基本构架如图3所示。

首先，信息化技术支持、信息安全体系、标准化财务报销规则是财务报销云平台必要的构架支撑。其次，财务报销申报环节，财务报销系统网络平台要做好与资产、科研等部门管理系统的信息对接，确保信息的真实性、准确性，真正实现多部门信息共享。同时加快推进合同管理系统，有效适应政府会计制度改革后对财务核算的要求，确保合同信息及时共享。最后，在财务报销流程结束后，财务部门要做好与档案部门的档案资料对接，实现会计档案数字化功能，有助于规范、完善财务档案管理。直接将会计档案信息推送至档案部门，满足会计档案的智能化查阅功能，为日常财务查询和审计提供便利。同时财务报销的各环节可对接审计部门和上级部门，实现财务数据全流程监控和反馈。

目前北京市属高校财务报销系统已基本实现银企对接，同时随着公务卡的使用和财政自助柜面业务的应用，各高校均已实现出纳无现金支付功能。多数北京市属高校也已完成财务报销网上申报功能。但就财务报销系统而言，需要进一步深化财务报销系统网络平台建设。首先，为适应电子票据的广泛应用，应构建电子票据系统。该系统应具备电子票据智能识别、校验、储存等基本功能，从而真正实现票据电子化，从源头保证票据真实性，有效节约报销人的申报时间。其次，启动电子签名审批系统。电子签名功能在银行等领域已经比较成熟，一些北京市属高校的数字校园OA系统已经实现了电子签名审批功能。电子签名审批系统能够保证项目负责人等相关审批领导及时对报销业务进行远程、实时审批，从根本上消除因出差、多校区办公等客观原因导致地审批时滞，为项目负责人和实际报销人提供报销便利，切实提高资金使用效率。最后，增加线上审核系统和线上实时答疑系统。将财务报销中审核、答疑两项关键报销环节嵌入云平台，切实解决财务报销系统网络平台的“断点”。

五、结束语

高校财务报销模式的改革是高校信息化发展的必然要求，是高校实现财务管理精细化的基础。有效运用信息化条件，重构高校财务报销模式，建设标准化财务报销环境，可以有效提高高校财务报销的会计核算效率和水平，适应高校对财务部门的管理要求。随着高校信息化建设的不断深化，财务信息化建设也不断完善，高校必将逐步实现财务共享服务模式，为精细化管理发挥关键作用。

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（编辑：王晓明）