二维条码技术在档案管理中的应用分析

王志祥

随着时代的发展，各类信息呈现爆炸式增长。对于档案管理工作而言，所需管理的档案数量也与日俱增，相关工作人员出现错误的几率也大大增加，导致档案管理工作者工作效率和工作质量都每况愈下。采用二维条码技术，解决了人工档案管理过程中差错率较高的问题，也提高了档案管理的工作效率。因此，研究分析二维条码技术在档案管理中的应用具有重要的现实意义。

一、二维条码技术的概述

在进行二维条码设计时，其结构可以从横向和纵向两个方向来实现目标数据信息的表达。相比较一维条码，二维条码实现了数据信息的进一步优化，实现了以信息符合为信息存储的载体，大大提高了信息的储存量、准确度和精准度。在档案管理过程中，引入二维条码技术，只需要将和档案本身相关的信息堆积在一个面积较小的方框内，一方面降低了档案信息化管理的成本，也提高了档案管理的效率，备受档案管理人员的欢迎。此外，由于二维条码本身的存储空间相对一维条码较大，所存储的信息也较多，在采用识读器进行读取时，可能存在一定的不变。因此，二维条码大多应用于以件为单位的文档。

二、档案管理中二维码技术的实现模型

在档案管理中，首先将档案相关的数据、纸张以及电子文件等内容进行封装，然后采用现代化的处理手段，对其进行检测、分析，最后利用扫描仪将其设计成二维条码结构。二维码的信息在生成之后，无法进行更改，而元数据的内容在不断的传递、应用过程中，也可能会出现比较严重的增加或者变更现象。如果档案中的纸质文件流转到新部门时，新部门可以结合元数据的实际情况，对新增或者变更的信息再次转换成二维条码，并张贴在纸质文件上，实现信息的更新。

三、二维条码技术在档案管理中的应用

（1）存储格式。档案管理过程中，在进行信息存储过程中，具有多样性的特点，这种特性导致信息存在较大的丢失风险。例如：档案管理人员在进行档案信息存储时，本身的工作责任心较低，如果不能严格按照档案管理的标准要求和流程操作，导致部分档案信息出现丢失，而这些内容又无法进行更改，会给企业带来不可挽回的重大损失。因此，相关工作者在进行档案存储过程中，无论选择哪种档案形式，都应当确保存储格式的长期性。

（2）规范操作标准。与传统的档案管理不沟通，二维条码技术对档案管理人员的现代化技能要求较高，且在进行信息存储时，需要结合档案信息的具体情况，选择相对应的存储格式。因此，必须制定行之有效的档案管理制度，如《档案工作人员操作规范手册》、《档案工作管理制度》等，利用制度来约束档案管理人员行为，督促其做好本职工作，灵活的运用二维条码技术。此外，在应用二维条码技术过程中，除了遵循相关的标准规范之外，还应注意以下两个原则：①通用性原则：利用二维条码技术本身的优势，在档案整理过程中，实现对大量信息资料的整合。②使用原则：任何技术在应用过程中，都具有两面性。二维条码技术也不例外，在实际应用阶段，相关工作者应充分了解该技术的优势和缺点，合理的应用该项技术，以提高档案管理的效率和便利性。

（3）对档案管理系统进行完善。在档案管理过程中，二维条码在应用时，必须对现有的档案管理系统进行升级，实现两者的有效融合。尤其是识读技术的完善，应着重注意以下几个方面的内容：①测试平台建立：檔案管理部门所管理的各种文件数据，都对企业而言属于非常重要的信息，如果这些信息存储的软件和硬件出现问题，后果将不堪设想。因此，必须通过测试平台，对档案管理过程中所有使用的软件、硬件进行测试，只有通过测试平台的测试，确保其符合二维条码的应用，才能进入市场投入使用。②文档一体化系统的设计工作：为了充分发挥二维条码技术的作用，必须对文档一体化系统进行不断的完善，一方面利用二维条码的生成技术，将所有的电子文档转换成PDF格式，并与相关的著录信息转换成二维条码，从而生成带有二维条码的正式纸质文件。另外一方面利用二维条码的识读技术，对电子文件及相关的著录信息进行自动采集，降低相关工作者的工作量，提高档案管理的工作效率和质量。实现对原文件信息的“改良”。

综上所述，近年来，在档案管理过程中，传统的档案管理模式已经严重影响档案管理的质量和效率，限制了档案管理的现代化发展。二维条码技术的应用，大大提高了档案管理的效率，提高了档案管理的质量。因此，相关工作者应灵活的运用该项技术，不断提高自身的专业水平，推动我国档案管理的现代化、信息化发展。