高校工作室运行模式下档案管理存在的问题与对策研究

崔鸰

【摘  要】在高校工作室运行模式下，科学地对教学档案进行管理，不仅可以使高校的教学活动更加高效，而且可以促进教育教学改革和教学质量提高。但是一些高校在教学档案管理上存在形式化倾向，有必要规范档案管理的内容，推进档案管理的数字化建设，实施科学高效的档案管理。

【Abstract】Under the operation mode of university studios， scientific management of teaching archives can not only make university's teaching activities more efficient， but also promote the reform of education and teaching and improve the teaching quality. However， there is a tendency of formalization in the management of teaching archives in some universities. It is necessary to standardize the contents of archives management， promote the digital construction of archives management， and implement scientific and efficient archives management.

【关键词】档案管理;工作室模式;对策

【Keywords】archives management; studio mode; countermeasures

【中图分类号】G647                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）04-0023-02

1 引言

近年来，教学档案管理与创新的研究日益深入，但各高校教学档案管理部门存在档案检索效率低的问题，一些高校档案管理工作中资料内容与实际应用之间缺乏一致性，管理者的实践操作性较差，这严重制约了当前高校教学水平和办学质量的进一步提升，必须引起高度重视和及时妥善处理。同时，作为高校教学档案管理工作的从业人员，应继续学习档案方面的相关知识，充分掌握计算机知识，尽快适应新形势的需要，积极参与学校教学档案管理改革，更好地做好管理工作，以促进学校档案管理整体水平的提高。

2 高校工作室运行模式概述

2.1 模式简介

工作室运行模式在欧美艺术院校中首次出现，工作室（模式）在西方有着悠久的历史，逐渐被我国一些艺术院校采用，在高等教育中具有一定的生命力。该模式一般以学术权威为主导，工作室模式不是把全班同学简单集合起来，宣布工作室的成立，而是学生根据自己的思维能力和学习能力分成几个小组来进行。特别是设计学科，市场的变化为高校从事设计的学生提供了机会。这些学生可以发挥他们的全部创造力，将创新设计带入设计市场。加强教育领域的合作，设计项目进入教师工作室，进行课题化实践教学。在为学生提供广泛实践机会的同时，促进设计教育链、设计人才链与设计产业链、设计创新链的有机衔接，逐渐形成专业链状工作室，打造产教共同促进的协同创新平臺。

2.2 模式优势分析

工作室运行模式的教学方法不仅能调动学生的学习自主性，而且有助于提高教师的专业水平和整体素质，在三四年级，工作室是大多数学生向往的地方，这是学生的目标，学生努力学习，目标明确，进步越来越大。经过学习，学生的能力得到了显著的提高，很快适应了这种新的教学模式，各工作室应根据不同的研究方向，提出设计实践、制作要求和计划等项目，根据具体的计划或目标，教师从教学转向强调学生解决问题的过程和实际操作的能力[1]。

设计要与市场需求相结合，抓住实践与市场的结合度，学生只有通过大量的个人实践才能达到这一目的，工作室主课的假设题目越少越好，题目越多，使学生更接近专业、商业和市场，同时，发挥高校服务社会的职能。

3 高校档案管理的问题分析

高校档案是指教学活动开展时编制的历史记录，这些资料对社会、学校和学生都有很大的保存价值，因此，档案内容将以各种形式被获取。重要资料的影响评价、教师经验的总结、课程教学的评价等教学内容和其他参考资料是反映高校教学整体情况的重要指标，高校负责人可以通过档案全面了解学科发展的形势和历史，也是专业战略规划制定的重要参考点。

3.1 对档案管理的重要性认识不到位

由于高校的主要任务是教学和科研，高校对教学档案管理的认识不到位，有的教学部门甚至没有设立专职的教学档案管理人员。此外，高校对教学档案管理缺乏应有的重视，高校教学档案管理基础设施建设滞后，一般不注意资料的收集和整理，导致教学档案不完整。例如，有的教学档案留有书面记录，但不留音像、图像、图表等，最终导致材料不全。

3.2 档案管理制度落后

目前，各高校都建立了相应的档案管理制度，但高校建立的管理体系科学性和系统性欠佳。一方面，一些高校在管理体制建设方面缺乏理论上的建议和支持;另一方面，也存在盲目借鉴的现象。此外一些高校虽然建立了比较完善的教学档案管理制度，但在缺乏专职人事管理的情况下，会损害教学档案的价值，不能充分发挥其应有的作用。

3.3 工作室运行模式下的档案资料不规范

由于高校教学档案管理内容具有复杂性，与高校几乎所有的内容都有着密切的联系，同时，档案的存储要求也很高，高校各教学单位的档案管理职责不明确，管理范围混杂或重叠，甚至出现了档案丢失的现象。目前，随着新的工作室教学模式开展，高校教学档案管理体制没有升级，导致日常管理中缺乏创新。所涉活动与高校档案单位分类要求和高校相关标准不符，档案分类不够明确，对档案资料的重要性认识不清，在实际操作中往往只考虑红头文件的收集和整理。高校忽视了对一些零散资料的收集和整理，对其部分总结和整理的教材收集和整理不认真、不规范，对原始文献资料的收集和整理也不重视，而且材料的分类也不严谨，导致在之后的使用过程中会出现丢失的现象。

3.4 缺乏专业的档案管理人员

在大多数高校档案管理部门中，很少有具有档案学专业背景的档案工作者，由于受到评价等因素的影响，这些管理者近年来不能单纯从事对档案的管理工作。许多从事档案管理的工作人员由教学秘书兼任，其还涉及教学管理、行政工作和学术研究等方面，缺乏专业知识和技能，也没有具体的理论知识储备，以上对高校的档案管理水平会产生负面影响。

3.5 工作室运行模式下的档案管理方法和设备落后

高校档案管理水平是学校管理水平和高校管理能力的重要体现，以及衡量高校综合素质的基本指标。一方面，纸质档案在检索过程中比较复杂，存在一定的问题，如果不确定是否能找到档案，往往会放弃检索;另一方面，虽然我国大多数高校都采用了计算机管理模式，但计算机设备不升级，管理人员计算机水平偏低，一旦网络出现文件泄漏或损坏的风险，就会对校园安全带来隐患。

4 高校档案管理的改革措施

4.1 完善档案管理制度

高等学校要提高各部门开展档案工作的能力，明确学校档案管理、教育行政管理的职责，在教学档案管理和教学档案培训过程中，要向各高校、各部门、各教学单位和单位负责人、专职档案员（兼职）、专业系主任、专职教师明确档案管理的重要性。制定严格、完善的制度，明确具体要求，确保文件的完整性。明确课程的评价体系，根据各部门教学档案的实际情况制定指标，定期进行评价和检查，要求各部门重视和支持档案管理工作，高校档案管理工作要坚持集中管理、同步管理、专项管理以及综合管理的原则，特别是调动管理者和教师的积极性和主动性，创造良好的合作机制。

4.2 提升对档案管理的重视程度

为了提高对档案管理的认识水平，可以利用公告栏、微信公众号、校园网等媒介获取基础知识，在师生中提升对档案管理的重视程度。應该开展各种活动，重视、参与和支持高校档案管理工作水平提高，支持高校教学档案的管理。

4.3 提高档案资料的规范性与真实性

首先，为加强教学档案的收集工作，各高校应评估各教学部门的档案管理范围;其次，领导各部门有计划、有步骤地组织收集相关资料，档案室的工作人员要及时了解各教学部门的工作情况，尽最大努力帮助他们解决实际困难，如选择一些完整的教学档案，组织其他教师相互学习、共同提高，并采取相应措施完成档案管理工作。

4.4 优化档案管理方式，提升管理设备稳定性

高校教学档案具有大而多的特点。一些高校虽然从开学到学期末一直在集聚资源，但也不能在规定期限内完成。档案收集是一个复杂的、周期性的、分散的过程工作。现代计算机技术、数字技术、管理信息技术等高新技术产品得到广泛应用，这是提高工作效率、合理分类档案的有效途径。

5 结语

随着我国城市现代化进程的加快，许多高校都开设了设计专业，以创新创业人才培养为核心，在具备较为深厚的理论知识的基础上，提高学生的专业实践能力，推行工作室教学改革。在此背景下，高校档案管理工作需要进一步扬长避短，以满足教学改革和高校发展的需要。

【参考文献】

【1】姚国勤.高校教学档案管理存在的问题及对策[J].办公自动化，2016（16）：46-48.