论加强机关人事档案管理现代化和信息化建设

周嫚

摘 要：随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理转为主向自动档案管理为主转变、从部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。

关键词：人事档案;信息化管理;科学化管理

人事档案是个人成长经历的所有记录，也是全面考察、了解和正确评价个人能力和业绩的重要依据。加强人事档案管理，提高人事档案的利用率，对一个单位或部门开发人才资源，加强团队建设，促进各项工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。人事档案及其管理工作在各单位各部门起着关键作用，它为单位提供各类人才基础信息，为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据。

1 人事档案及其特点

1.1人事档案的含义。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。机关事业单位的人事档案相当重要。

1.2特点

1.2.1全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

1.2.2现实性。由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

1.2.3真实性。这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

1.2.4动态性。人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

1.2.5流动性。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

1.2.6机密性。人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

2机关人事档案信息科学化管理技术问题

2.1人事档案管理信息平台主要应用模块包括应知应会、企业知识、部门知识、个人知识、你问我答。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能，用户可根据工作考查、学术研究、经济建设、落实政策、个人取证等不同目的进行档案检索。从无序的海量数据中，找到数据之间的关系和规律，进一步提高档案资源的利用价值。

2.2完善人事档案管理制度。建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况;明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺;采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命;明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

2.3采用信息化管理手段。 信息化是当今社会发展的一大趋势，档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享，最终实现电子数据的共享利用和综合应用信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。

3 加强机关人事档案管理现代化和信息化建设的措施

3.1提高档案管理的现代化意识。更新观念、勇于进取。把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

3.2增强档案信息化管理的安全意识。对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切實加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

3.3深化档案管理信息平台应用 。在现行档案管理信息平台的基础上，可进一步规范档案数字化信息标准，档案管理信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。

4结束语

总之，信息化是科技档案管理的必由之路。要使档案工作有新的进展和突破，必须抓住有利时机，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化建设作出应有的贡献。

参考资料：

[1]李美.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2017（01）.

[2]蒋俭诚.对档案规范化管理认定标准的思考[J].中国档案，2011（09）.