我国企业境外档案管理面临的挑战与对策

敬娴

摘 要：中国公司在海外的文件管理面临着混乱的政治环境带来的潜在安全隐患。需要提高对风险管理的意识，并需要建立文件应急管理计划。面对由多种文化环境引起的管理冲突，应采用跨文化管理理论作为实施“双向包容”档案管理模型的指南。面对远程地理环境困难，需要建立全球企业文件管理系统并实现平台云端化。

关键词：境外档案;管理;挑战和对策

前言：

随着经济全球化的不断深入和对外开放的不断深入，投资海外的公司以建立子公司，开展项目并开展业务。在项目与业务开展的过程中，产生了许多境外档案。境外档案是公司档案资源的重要组成部分，是公司保护自己的权益，加强内部控制和做出科学决策的重要基础。本文首先分析了国外环境与国外环境之间的差异，探讨了中国公司海外档案管理面临的特殊挑战，并寻求有效的对策。

一、我国企业境外档案管理面临的特殊挑战

（一）动荡的政治环境带来的安全隐患

动荡的政治环境，会给包括档案在内的公司资产造成损失。公司境外档案的管理存在很多困难。负影响有三个特性：一是不可预测性。政治环境本身的变化是非常不确定的，公司很难了解政治趋势，做出事先预测并做好充分的准备。 不可预测性增加了对海外档案管理功能（尤其是应急处置功能）的需求。第二是直接性。政治环境的变化直接影响地方政府和人民对我国公司的态度，直接影响地方和司法当局对我国公司的监督，因此直接影响境外档案的管理。第三是破坏性。政治环境的变化，特别是战争和内战，对境外档案馆造成极大破坏，这种破坏是不可逆转的。如果原始存档已损坏，则无法还原。

（二）复杂的法律环境带来的法律风险

1.外部合规性风险

在“走出去”之后，我国公司在国外面临完全不同的法律环境。只有严格遵守法律法规，才能使业务平稳运行并降低运营风险。文件管理本身也存在法律合规性问题。例如，我国公司的海外机构通常同时拥有内部和外部账户，会计管理面临法律风险。海外档案保管员缺乏法律意識和知识。如果是这样，它们可能会违反当地法律规定，并受到当地执法机构的起诉，从而影响公司内部归档业务的正常发展并影响公司的日常运营。

2.档案管辖权冲突的风险

确定档案管辖权是在国外管理档案时必须解决的主要问题。存档法律因国家和地区而异，管理存档管辖权的规则也不同，这可能导致冲突。例如，如果中国公司的国内总部对其外国子公司的档案管理施加了严格和强制性的要求，则外国子公司可能会由于遵守国家法律而根据地域原则予以拒绝。如果处理不当，我国有关行政部门和公司总部将面临失去对海外档案的控制的风险，影响到整个企业的正常运营和管理。

3.法规遵从选择风险

境外档案管理通常面临选择性问题，即合规性的选择。复杂的外国法律环境会与外国法律法规产生冲突，并给公司带来重大法律风险。如果公司遵守外国法律的规定，则其档案管理行动可能不符合中国法律的相关要求，并且将无助于公司整体归档工作的发展，从而影响公司境外业务的正常发展。如俄罗斯法律规定，凡是包含有关矿产资源方面的信息属于俄罗斯所有，不允许将地质档案材料带出国境（指俄罗斯）;我国法律要求所有部门对档案进行集中和集成管理，而境外机构则需要将重要的档案带回国内。如何处理此类法律冲突是管理中国公司境外档案的重要问题。

（三）多元的文化环境带来的管理冲突

1.管理哲学方面

受“大统一”理念的启发，我国公司越来越重视“集中”和实现档案的集中统一管理。由各个业务部门组成的档案需要转移到档案部门进行统一存储。许多境外国家和地区重视“分权”各负其责。这些国家和地区的公司将文件分发到不同的业务部门保存，以促进日常运营。

2.经营理念

中国企业注重即时经济利益，无视品牌构建和文化形象，不注意存档与品牌推广的关系。企业的品牌形象和社会责任深深扎根于许多海外企业的文化中。存档体现了企业的任何无形资产品牌形象，体现了社会责任，实现了可持续发展。这种不同的经营理念会给档案管理造成冲突。

3.员工精神方面

我国公司始终高度重视人际关系，强调集体意识和奉献精神，并相信个人应从团体中寻求价值，并致力于服务他人。 但是，许多海外国家和地区提倡“个人主义”和“自由主义”，并且个人在平等竞争的环境中意识到自己的价值。我相信很难寻求外籍档案人员“无私的奉献”。

二、我国企业加强境外档案管理的应对之策

（一）构建全球化企业档案管理系统

中国企业的海外机构散乱，存档监督“鞭长莫及”，成本高，需要借助信息技术的帮助克服地理障碍，削减成本。因此，为了实现海外档案的远程在线管理，有必要建立全球区域性企业档案管理系统。

（二）贯彻双重遵守法律法规

双重遵守原则的基础是合规，中国企业不仅要遵守地方法，还要遵守中国法。双重承诺的法律原则的执行，遵循公司法（基于国际私法的所有权和支配权的行使的管辖权原则和国际经济交易法的“当事人意思自治”原则）中的跨国家企业的管理原则，是坚实的法律基础。实施双重遵守的法律原则有助于整合对中国企业在海外存档管理方面的法律承诺要求。同时，中国的法律和国家和地区法律之间的纠纷也面临着中国企业的境外机构的解决方案。

（三）建立档案工作应急处置机制

构建档案风险管理体系、建立档案工作应急处置机制，已经成为现代企业档案工作的重要一环。档案工作应急处置机制的建立，除了可以尽量降低自然灾害发生时对档案的损害，对境外档案而言，实际对解决因文化冲突、政治冲突等造成的突发事件更有意义。因此，我国企业在指导境外机构建立该机制时，应当有所侧重，充分研究电子化、信息化的凭证性作用，发挥系统的信息传输与备份优势，做好档案灾害或突发事件预防的最大限度的可防可控。

（四）实行“双向包容”的档案管理模式

“企业档案的不同文化之间的管理，主要在跨国家企业档案管理活动中，采用对不同人种档案管理相关问题的相似性和差异的综合理解态度。子公司所处的国家不同文化类型和不同文化发展阶段，集中了社会公司文化档案管理方法，实现企业档案有效管理，改善企业档案管理，充分发挥档案价值。境外机构处于多元环境之中容易引起经营纠纷。因此，为了实现国内外档案跨文化管理，需要在不同文化经营论的指导下，实现“双向包容”的原则。首先明确档案管理的首要目标的管理，在达到管理的基础上，可以适当的求同存异，以更好的推进档案管理工作的开展与协作。

结语：

企业境外档案管理所面临的挑战非常多，如何加强管理公司的境外档案非常重要且意义深远，具有巨大的未来重要性。

参考文献：

[1]孙军.我国境外企业档案管理的困惑和思考[J].档案学研究，2019（05）：133-136.

[2]徐拥军，洪泽文，王露露.我国企业境外档案管理面临的挑战与对策[J].浙江档案，2018（03）：7-9.

[3]张岩.如何做好境外档案管理工作——以中国铁建国际集团档案工作现状为例[J].国际工程与劳务，2015（07）：90-92.