《浅谈档案出版中心质量管理措施之点滴》

包斌

摘 要：本文从档案出版中心在公司产品形成链条中的位置入手，介绍了其主要业务范围及属性，加强档案出版发行环节的质量管理，有助于提升公司的品牌美誉度;有效的质量管理措施的点滴积累，能稳步推进质量管理工作迈上新台阶。

关键词：档案管理;出版发行;质量管理;体系;四检制;质量记录;措施

背景：

档案出版中心是公司是西安长庆科技工程有限责任公司所属的勘察设计产品实现过程中所及的生产部门;业务位置处于勘察设计成果文件形成链条的下游、末端;被看作是公司最终的设计定型产品走向市场用户途径上的最后一道关口。其主营业务为档案管理与出版发行。就其属性而言，档案管理为管理业务，出版发行为操作业务。

档案管理主要包括勘察设计文件的验收、存档、扫描、刻录等，以及文书、经营、财务、声像、资质、专利、软件、荣誉档案等的收编、整理和利用;包括蓝图、底图、文书、地形图、科技图书等岗位。出版发行管理包括公司生产经营管理活动中所有文件、资料、图纸的晒、印、配、装和发放工作，以及出版过程中的HSE管理;包括晒图、复印、装订、发行、质检、安全等岗位。

如果在该作业环节中，及时发现已定型产品的个别缺陷，并及时协调作业链相关环节做出改进的话，将会极大减少勘察设计成果在出版发行端的浪费，降低生产成本，不断提升公司品牌美誉度带。

一、以公司QHSE体系为抓手，进行全面质量控制

度初，根据公司QHSE体系规定，组织力量，科学有效识别各种管理要素、保证源头质量受控。从流程出发，完成了部门工作目标及保障措施、相应阶段性工作总结、质量风险识别、QHSE目标识别、应急管理、年度法律法规辨识清单、法律教育培训与签到、采购与供应商评价、设备维修管理、不合格品管理、安全与质检管理、档案管理、出版发行等十四个方面的全管理要素的识别。

依据公司QHSE体系中CTEC-QHSE-P5-2020出版发行控制程序、CTEC-QHSE-P6-2020文件控制程序、CTEC-QHSE-P12-2020服务控制程序、CTEC-QHSE-P13-2020HSE监测程序、CTEC-QHSE-P14-2020产品质量检查程序、CTEC-QHSE-P15-2020顾客满意度监测程序、CTEC-QHSE-P18-2020不符合与纠正措施程序、CTEC-QHSE-P20-2020设计过程控制程序、CTEC-QHSE-P22-2020设计变更管理程序等，通过内部质检和HSE监测，对勘察设计文件在档案出版中心业务环节进行全面的运行监控和持续改进。一旦发现设计过程某环节失控或存在质量风险和出现了不符合要求的现象、立即采取相应措施进行改进，确保QHSE体系运行活力。

二、以“四检制”为手段，重视源头质量及重点项目的过程控制

底图岗是部门出版发行业务的策源地，底图归档、扫描和配图的好坏关系着后续工序的顺利进行，直接影响了出版发行端的成品质量。通过晒印前核查和修正本图图面质量状态保证源头质量。各岗位全面落实质量“自检、互检、抽检及全检”四检制度，所有上报审查项目进行全程旁站质检工作;确保各作业环节质量受控。重视重点工作和工程的质量控制，通过专项质量现场会议和培训予以保证。如针对底图配图质量不稳定问题、定期和实时召开质量现场会议进行分享经验和教训总结、找到提升改进的有效方法;再如为确保档案移交工作质量、组织了3次中石油档案管理系统（E6）专项应用培训和9批次实操培训，确保质量工作持续改进和全面提升。发现一般质量问题，及时和不同岗位部门沟通协商反馈并处理。

三、以教育培训为方法，培养全员质量安全环保健康和合规意识

针对部门的窗口服务功能、公司保密重点单位、公司安全生产的重点部门、及管理具有公司核心竞争力的秘技图纸等业务的实际情况;通过教育和培训工作，使全体员工树立质量安全健康环保及重视保密的意识至关重要。部门年初制定了详细的教育培训计划，坚持每月2次紧贴工作和生活实际需要方面的HSE和质量常规培训、实时组织保密知识专项培训、定期组织QHSE体系升版及内外审注意事项专题培训、每年2次组织员工综合素质提升培训、根据公司工作主题组织经营、合规等业务培训。

通过常规和专题的教育培训，树立全员全面质量管理、合规经营、保密及安全生产等方面的意识;清楚制度和规章，明白底线和红线，知道那些能做？那些不能做？那些要做好！那些该如何做好？全年各类培训覆盖了所有岗位，扎实的教育培训很好的支撑了部门的生产经营活动的顺利进行。

四、以质量记录集中清理为契机，促使技术档案基础管理水平提升

针对历史性质量记录实存欠账项目多、新旧档案信息系统数据迁移转化与衔接不同步、无电子台账、手工台账登记不规范的情况，创新工作方法、通过认真调研、重新编写了EXCEL应用程序、实现了质量记录归存状态的批量比对，提升了存档状态的比对效率，夯实了质量记录基础管理工作。

面對质量记录中项目号与实际不符、错登、少登、漏登、重复等情况，采取有效应对措施，组建了专门的历史性质量记录清理补存专项工作团队，制定了可行的清理补存计划、安排了专人负责清理补存的协调和监督;对清理补存工作进行了重点人力资源保障。经过清理补存工作，完成了2016-2018年三年质量记录（第二册）的清理补存工作。应存13352项，实存13341项;另有11项因项目没有结束，经会议决定转入2019年进行归档。同时，展开了对2016-2019年质量记录第一册和第二册的清理工作，目前该项工作在持续进行中。

随着质量记录清理补存工作的结束，补齐了阶段性欠账，使公司的过程资产得到了持续有效的管控及历史经验数据库得到了进一步的丰富和完善;夯实了勘察设计过程中技术成果档案文件可追溯性的基础。

结束语：

通过上述点滴的质量管理措施，从根本上加强档案出版发行环节的质量管理，确保了公司勘察设计成果文件在全作业链末端的产品质量;不断提升了公司的品牌美誉度;稳步推进了质量管理工作迈上新台阶。