基层单位档案数字化管理的现状与对策分析

摘要：在新时期，随着电子化、信息化、网络化快速发展，对人们生活、工作和学习等方方面面产生非常重要影响。基层单位档案不仅能够对个人信息进行全面记录，而且也能够帮助个人不断的成长。档案数字化管理可以简化档案管理流程，使档案管理工作更加方便、快捷、高效，确保基层单位档案管理的质量与水平，充分发掘档案的价值。本文通过对基层单位档案数字化管理存在的主要问题进行探究，并采取相应的解决措施，加强档案数字化管理效果，保障基层单位档案信息资源得到有效开发与利用。

关键词：基层单位;档案管理信息化;平台建设

引言

基层单位档案管理工作不仅能够真实记录并反映基层单位的发展历史，而且也能够反映出一个基层单位的综合实力。档案信息资源开发主要是对基层单位档案管理水平进行全面评价，体现出基层单位管理工作质量。科研、管理、服务等相关活动中发挥着非常重要作用。档案信息资源的创新与开发很受人们关注，但是档案资料内容复杂、信息繁琐，不利于统一管理，利用档案数字化管理，能够对档案资料文献进行快速筛选，确保基层单位各种档案资料更加齐全。

1基层单位档案数字化管理的主要现状

1.1基层单位档案数字化管理观念陈旧

从实际情况来看在基层单位档案数字化管理的过程中，由于基层单位领导对档案管理工作不够重视，档案管理意识淡薄，甚至认为档案管理可有可无，这样就导致基层单位推进档案数字化管理效率不高。很多基层单位依然以手工检索为主，教育信息资源开发和建设严重滞后，导致基层单位档案数字化管理受到严重阻碍。在档案管理的过程中，忽略了档案信息资源的深入开发和利用。

1.2基层单位档案管理手段和方式落后

在基层单位档案数字化管理时，由于管理手段和管理方式没有做到与时俱进，无法适应新载体和新技术发展需求。尽管许多基层单位的办公条件得到保障，但对档案管理部门缺乏资金投入，无法适应高速增长档案工作需求，这样就导致档案信息化管理开展效果不理想。目前许多基层单位在档案管理方面依然存在着“重藏轻用”的问题，只注重对档案资料的保存，没有能够深入挖掘档案资料隐藏信息。还有一部分档案管理人员认为只要档案资料不丢失、不损坏即可，无需对档案资料进行开发与利用。

1.3基础设施不完善

档案数字化管理需要硬件基础设施和软件基础设施，其中硬件设施，包括网络通讯设备、扫描设备和大型服务器。由于这些设备投入成本非常高，许多单位缺乏足够的预算，这样就导致基础设施不完善。还有单位在引入了大量的基础设备之后，没有能够引入配套软件服务，这样也会导致档案信息化管理效率不高，严重影响了档案数字化管理的水平。

2基层单位行业档案管理工作的主要策略

2.1积极加强数字档案管理平台建设

随着互联网加的快速普及与推广，对各行各业产生了深刻的变化。基层单位档案管理数字化平台建设，不仅可以节约大量的人力物力，也能够对基层单位档案资料进行在线处理，提高档案管理的整体质量与水平，还能够探索出更加先进的管理系统，帮助基层单位档案信息资源管理更加的丰富。要想完善档案信息化建设的质量与水平，最主要的就是从领导人开始，摒弃传统、落后的思想观念，重视档案管理重要价值，对档案信息化管理的重要作用进行深入分析，这样才可以确保档案数字化管理顺利开展。在信息档案建设的过程中，由于需要长时间的架构才能够顺利实现，所以要加强对人员的培养，通过对档案管理人员进行信息化培训，让他们把握化信息资料的基础知识，确保档案管理的操作水平全面提高。加强对档案管理人员的培训，让管理人员的综合素质得到全面提高，正确运用信息管理技术对计算机软件进行管理，确保档案数字化管理利用效率全面增强。积极聘请优秀的信息化管理人才和专业的基础人员，对档案信息化系统进行及时的维护，在发现问题时也能够及时处理，确保信息安全。

2.2提高服务意识，丰富档案管理的内容

在新时期基层单位档案工作开展的过程中，必须要增强档案管理人员的服务意识，充分通过自身的工作，保证为社会公众提供高质量的档案管理服务。加强档案内容建设，确保基层单位档案具有高效性、完整性、真实性，全面记录并反映基层单位行业的发展历史进程，提高基层单位档案的整体利用效率。在新时期，最主要的就是积极加强对基层单位档案管理工作深入推广与普及，确保基层单位档案管理更加的高效稳定，满足基层单位档案的实际需求。加强对基层单位档案人才的培育，让他们能够掌握计算机系统的相关知识，保证档案资料录入更加准确高效。在档案数字化管理的过程中，必须要对档案信息化管理建设做好统一，由于信息化建设是一项复杂的工程，必须由单位领导制定明确的目标，通过对人员配置，资金投入等变量因素进行充分的统筹规划，这样才能够确保档案信息化管理建设，严格按照既定的流程完善档案信息系统的设计与优化。

在档案数字化管理的过程中，必须积极利用数字化管理规章制度由国家档案局进行统一管理。结合档案实际工作单位的特点，建设相应电子档案管理制度，确保档案管理工作得到有效落实。在档案信息建设的过程中，最主要的就是坚持系统性、安全性、规范性、效益性的原则，保证档案数字化管理工作顺利开展，通过信息化的管理保证信息系统得到全面优化，促进档案管理的水平得到有效提高。项目档案其中一個重要的作用就是为后续项目提供参考和依据，若项目档案本身的广度和深度都不符合要求就直接归档或移交了，如何为后续项目提供参考，今天的认真，是对明天的负责，资料归档不仅仅只是为了完成合同的收口，还涉及到此后的项目审计、质量监督、档案验收、概算调整、项目验收等，因此对项目档案的接收检查工作要做到全面、细致，严防“带病”资料。

2.3加强对档案数字化管理的投入力度

从现阶段来看，在档案数字化管理的过程中，必须要从资金、技术、设备、管理等方面加大投入，这样才能够确保档案数字化管理管理水平全面增强，通过制定合理的档案规划及目的，能够确保各个资源项目得到优化，保障信息化系统的顺利开发，也能够改善档案硬件设备和软件设施。档案管控模式及方式多种多样，主要是以更好地满足档案规范化管理要求以及适应企业自身实际情况为出发点，实现管理现代化、队伍专业化、效益最大化，以适应新时期企业档案工作发展要求，做实、做深、做精基层建设单位档案管理工作。

结语

总而言之，在新时期必须要积极推动档案的管理工作的开展，确保档案资源的利用水平全面增强，顺应新时期的发展，完善档案管理信息化和网络化建设，确保信息库的“鲜活度”，实现日常管理信息动态化和科学化。

参考文献

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[3] 陈莉. 数字化档案管理工作的实践与探讨[J]. 卷宗，2019，（6）.

[4] 王辉.浅谈基层单位档案管理标准化建设[J]. 黑龙江档案. 2018（01）

作者简介：詹小平（1975年5月—），男，汉族，四川广安市人，江南大学，行政管理.