现代秘书工作所需要的职能

彭博雅

摘要：文章通过描写现代秘书工作所需要具备的职能素养，并借鉴古代秘书工作中所体现的职能，总结出现代秘书工作的需要注意的启示。

关键词：现代秘书;古代秘书;职能素养

古代秘书在日常工作中具备的职能有文学才能、参谋劝谏才能以及管理才能，现代秘书在日常工作中需要帮助领导处理文书工作，协助领导决策以及传达决策命令等工作，也需要具备这些职能素养。

1 现代秘书应具备文学才能

作为一名秘书人员最基础的要求是做一个“笔杆子”，也就是说秘书人员应具备写作能力并有深厚的文学功底，并养成读书习惯树立终身学习的理念，不断更新自己的知识与素养，本文所写古代五大著名秘书之所以可以被君王所重用首先在于他们不凡的文学才能。

现代秘书应具备优秀的文学功底与文学才能，要写得一手好的文章，尤其是对于公文的写作能力。姜尚的《六韬》论述了很多治理国家和军队的理论与方法，对后世产生了很大影响。魏征不仅编著《群书治要》这篇历史巨著，更写了很多流传百世的诗篇，能看出文学成就显著，文笔功底强，文学才能突出。这启示现代秘书应具备良好的文学功底。

現代秘书应具备熟读各种文章、书籍，尤其是秘书相关专业书籍的阅读能力，以及具备终生读书学习的思想，张良熟读太公兵法，并讲给刘邦听，刘邦非常接受并经常使用其中计谋，因熟读兵法所以能够善用各种兵法后得重用，这启示现代秘书只有熟读才能够理解才能将知识运用到日常工作的实践中去，这就要求现代秘书时时储备应用文知识并将应用文写作方法等熟记于心才能在需要的时候才思泉涌。

现代秘书应具备良好的礼仪礼貌，像霍光一样熟读儒学经典重视品德、文学的作用，他的行为和语言受到了儒家思想的影响，他善于以儒学经典约束自己，熟读儒家典籍以使得自身行为合法合规受人尊敬，增强自身的文学与政治修养。这启示现代秘书应该注重自己的礼仪礼貌，这也是文学职能中的一部分。

古代秘书带给我们的启示是要成为一名合格的秘书应具备全面的文学才能，首先应具备的是文学职能其中包括具有良好的文学功底也需要我们有良好的礼仪礼貌，现代秘书工作要求秘书必须具备突出的书面表达能力，也就是写作能力。秘书人员必须具有扎实的文学基础，这是秘书人员的最基本的素质要求，像上述姜尚、管仲、张良、魏征以及霍光一样，具备高超的写作能力，才能在日常秘书的各种公文写作工作中游刃有余。只有日常多读书，多看有关公文以及秘书写作的相关内容，才能具有一定的公文写作常识，了解公文写作语法和逻辑知识、熟悉公文的种类、用法和格式;才能在公文写作时语言做到准确、生动、简洁，做好掌管文书和协助领导日常工作的助手。

2 现代秘书应具备参谋劝谏能力

在秘书工作中劝谏参谋的工作也非常重要，是秘书工作中不可或缺的一部分，参谋劝谏的能力需要有一定的艺术与方法，是对领导的工作出谋划策、提出意见，秘书参谋劝谏工作的内容必须与领导决策活动的需要相一致，参谋活动要围绕领导工作开展。秘书工作的特点和性质决定了秘书参谋劝谏活动的内容十分广泛，主要分为两个方面：一是与领导决策工作有关;二是与领导日常事务有关。秘书应积极充分发挥的两方面的参谋劝谏作用。

现代秘书应该在参谋劝谏的时候注意参谋劝谏的技巧，劝谏分为直谏、喻谏、委婉的进谏、讽谏等，直谏就是直言相劝，能够快速的明确表达自己的想法与态度，但是一定要注意领导的性格，像唐太宗是个性格仁爱可以接受各种建议的人，才可以像魏征一样采取直谏的方式辅助决策;讽谏，是使用委婉的言语进行劝告，使其改正错误。用暗示、比喻的方法进行劝告，例如管仲用易牙、卫开方、竖刁三人所做的不好的事情暗示齐桓公务必要疏离这三人，后齐桓公听取了他的建议任用了隰朋，他采用了讽谏的方式使得齐桓公能够受用;张良用最不受刘邦喜欢的人都能被重用，那何况是其他的官员，用暗示的方法让刘邦能够很清晰的想明白这一道理，从而使其采纳了他的建议。

参谋劝谏能力是秘书的重要职能以及日常工作中非常重要的一部分，秘书的工作内容其中的一个重要内容就是充分发挥参谋劝谏的军师作用，包括为领导的决策提供相应参考依据，还包括发现领导在决策等工作中的失误以及不好的地方，从而提出相应的意见、建议，保证领导决策以及工作的科学性准确性，避免发生重大的不可避免的失误。要想做好参谋劝谏的工作，需要参谋劝谏的艺术与方法，语言应生动形象让领导能够很快理解意图，现代秘书应具备高超的参谋劝谏的能力才能更好地辅助领导进行日常工作。

3 现代秘书应具备的处事方式

秘书作为一个连接领导与下属的纽带作用的职位，更应该注意自己的处事方式，做到像姜太公一样自信强势帮助领导好好地统领下属，像管仲一样不拘小节聪敏机智面对一些突发情况时巧妙的处理，像张良一样坚忍在任何场合都能够不屈不挠，像霍光一样小心谨慎的对待日常的工作。

现代秘书的处事方式应该是聪敏机智、不拘小节的，这也可以说是一种应变能力，而在秘书人员的日常工作中需要面对很多突发的情况，这就需要秘书人员具备应变能力吗，也就是说秘书人员的处事方式应该按照不同的人运用不同的方法去对待;不同的事情也要运用不同的方法去处理，并在危机情况发生时尽快的做出反应，将事情的不好影响控制在最小。

现代秘书的处事方式应该是比较坚忍、忍耐，作为秘书人员要对待无理的人以及面对一些突发的情况时，应当保持忍耐平和的心态，在任何情况下面对对任何人都应该平和忍耐的面对做到不卑不亢;面对领导时更应时时牢记秘书的职责是辅助领导进行日常工作，应该本着一种为领导服务的态度去进行日常工作。

现代秘书的处事方式应该是沉着冷静、细致慎重的，这说明作为一名秘书应当时刻保持一颗细致小心谨慎的心去处理遇到的任何事情，这启示现代秘书不管遇到什么情况都应该沉着细致，秘书工作人员的日常工作也包括对于文件档案的保存，这需要秘书具有细致慎重的品质才能做好这一工作。

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（作者单位：河北民族师范学院）