档案工作对独立学院发展的作用及对策

薛鹏 孙莞

摘要：档案工作现状与档案工作重要性之间的不平衡引起了越來越多独立学院的重视。独立学院中的档案工作具有存储功能、记忆功能等基本职能，还具有服务功能和育人功能等衍生功能，这凸显了档案工作对独立学院发展的重要意义。笔者进一步探究如何发挥档案工作对独立学院的积极作用，得出规范化、实用性、智能化建设的对策。

关键词：档案工作 独立学院 规范化 实用性 智能化

一、独立学院档案工作现状

总体来说，独立学院的档案工作不够规范。独立学院为了不断提升办学水平和教育质量，获得社会广泛认可和更大、更好的生存发展空间，普遍将主要精力聚焦规模发展和人才培养，因而没有能够腾出手规范档案工作。目前独立学院的档案工作主要存在四个方面的问题：第一，独立学院以二级学院或直属单位的身份存在，通常是作为母体高校档案工作职能管理部门的一个归档单位，以年度为时间单位整理报送档案，提供的档案往往缺乏细节。第二，档案工作没有形成常态化，经常是在年度考核、教学评估等需要回顾、总结办学成果的时间节点，按照相应的指标要求进行档案的收集与整理，既容易造成收集方面的疏漏，也容易导致重复存档。第三，对会议档案、工作计划总结、教学档案（培养计划、课程安排、学籍、学科专业竞赛成绩）、人事档案、财务档案等自成系统、便于梳理的档案保存较为齐整，对教学一线产生的档案、过程性档案、文化建设档案以及校友档案等的重视程度不高。第四，随着部门（院系）调整和人事调整，档案难免存在遗失的情况，也会出现档案部门化或个人化。因为缺乏系统的综合管理平台，档案与档案之间是一座座孤岛，相互联结较少。

目前，越来越多的独立学院意识到由于档案工作的无序导致大量信息资源超负荷存储，有效档案得不到妥善保存，进而无法对其有效利用，更加意识到档案工作对一所有历史底蕴的、全日制在校生规模庞大的高等学校的重要意义。所以，独立学院应逐步建立起学校发展和档案工作“一盘棋”的观念，在条件允许的范围内为档案工作配备相应的人、财、物和场所，推动学校档案工作走上正轨。

二、独立学院中档案工作的功能

一般而言，档案馆、综合档案室、校史博物馆、专题展示馆等承担了高等学院档案工作职能，通过搭建线上、线下两个平台，存储大量的文字、图表、声像来记录学校的历史变迁，实现档案工作的存储功能、记忆功能。笔者认为新时代的档案工作同时可以承担起服务功能，即助推学校事业高质量发展；也可实现育人功能，即推动学校人才培养、促进学生成长与成才。档案工作的存储功能、记忆功能、服务功能、育人功能突显了档案工作对独立学院发展的重要意义，主要包括四个方面的内容。

（一）全面、客观地记录并反映学校的办学历史和办学特色

独立学院的发展之路并不平坦，独立学院从“二级学院”“民办二级学院”“新制二级学院”发展而来，经历了初创期、建设期、转型期。[1]按照教育部办公厅最新印发的《关于加快推进独立学院转设工作的实施方案》的精神，独立学院加快推进转设工作势在必行，独立学院将再次在政策的指导下调整优化、开拓新局。并且，每个独立学院院情不尽相同，走过了一条条自主性的、差异化的、无法复制的从无到有、从少到多、从小到大的发展之路、探索之路、创新之路。每个学校的档案工作都“有话可说”，根据学校发展实际，分门别类、条理化地保护学校的历史资源，全面、客观地反映学校的历史面貌和发展轨迹，打造一个展示学校工作成就与办学特色的信息窗口是档案工作的基本职能，[2]同时服务广大师生和社会人士查档阅档。

（二）服务学校规范办学，推动学校不断提升办学能力和办学水平

在独立学院的发展过程中，学校高度重视教学评估，因为这项工作是学校自我认识、自我发展、自我提高的重要依据，是学校建设、改革、发展的“助推器”，也是提高教育教学质量的有效手段。[3]教学评估是一项常态化工作，针对独立学院的教学评估评测周期性强、评测手段多样，主要有规范设置省级合格验收、独立学院年检、专业综合评估、新专业评估、监测数据报送等，以大量的信息资源作为依托，主要是由评估建设部门承担。可见，档案对于教学评估而言是至关重要的，档案工作作为教学评估的坚实后盾，可与规范办学指标体系有机结合，形成档案管理闭环机制，凭借档案工作中央厨房式的仓储，输出必要的信息资源，适时满足教学评估的工作需要，避免不必要的重复劳动。档案工作的评估价值不仅限于此，还在于它将“要我评”变成“我要评”，相较于教学评估的量化指标，档案工作能够进行量化、质化、一体化研究，与评估工作并行不悖、互为补充，有利于建立一套全面、辩证的自查、自评、自建体系，发现发展过程中的短板和弱项，为领导决策提供依据，助力独立学院健康发展。所以，档案工作不仅能够真实地反映学校的办学历史和办学特色，也能够准确地衡量学校的办学能力和办学水平。

（三）服务师生，增强师生的教学科研、学习创新和社会服务能力

独立学院是培养创新应用型人才的社会文化事业性单位，应用型人才是面向岗位的具有扎实理论知识、实践操作能力和创新能力的高素质专门人才类型，是促进区域经济社会发展的重要人力资源支撑。档案工作应当围绕学校这项中心工作开展，将广大师生当作服务主体，在汇总、整理档案的过程中关注学校学科专业建设、人才培养策略、科学研究、产教融合和校企合作、成果转化、国际交流合作等内涵建设领域和范畴，将关键做法和成效登记造册，方便广大师生查阅。档案工作帮助师生在前人教学科研、学习创新的基础上增强自身实力，有实力和底气主动对接区域行业链、产业链和创新链，提升社会服务能力。

（四）推动校园文化建设，营造浓郁的、具有鲜明特色的校园文化氛围

学生工作是学校工作的重要环节，独立学院多措并举进一步提升思想政治工作质量和“三全育人”工作实效。对学校优秀传统文化的挖掘、凝练和传承是思想政治工作和“三全育人”工作的重要组成部分。档案工作可以尽可能完整地保存学校建立、发展历程中的历史资料，涵盖学校和师生荣誉、学校发展历程（特别是在初创期、瓶颈期、转型期彰显的遇水搭桥逢山开路的不畏艰难、吃苦耐劳的精神）、学校突破性成就、杰出校友、与社会的有益互动、社会影响力不断提升等方面的信息资源。档案是学校文化的珍贵载体，档案工作可以直接参与到育人工作中，如在新生入校时举办校史展、荣誉展，编印并发放校园文化建设画册，制作并播放学校发展宣传片、学校文化宣传片等。档案工作也可以间接参与到育人工作中，营造出浓郁的育人氛围，使广大学子在学校的光荣传统和文化底蕴的氛围中得到精神上的升华，塑造爱校荣校的情怀，更好地传承校园精神文化，[4]夯实奋发向上的精神力量。

三、发挥档案工作对独立学院积极作用的对策

档案工作是学校重要的基础性工作，对独立学院而言，建立系统的档案工作是一项有益探索，这对学校档案的收集、管理和编研都提出了最基本的要求。进入新时代，高校档案编研工作将侧重于开发档案资源、发挥档案的文化价值。[5]随着数字化、网络化、智能化浸润时代的肌理，智慧校园、未来校园建设成为高等学校信息化发展的最新趋势，档案工作乘校园信息化建设的东风，可以提高现代化管理水平，给师生带来更便捷、更有效的服务。接下来，笔者将从以下三个方面探究如何发挥档案工作对独立学院的积极作用。

（一）以规范化建设作为基础

独立承担系统的档案建设，对许多独立学院而言意味着从零开始。为了更好地发挥档案的作用，独立学院首先必须理顺档案部门的内部机制，加强档案的规范化建设与管理。笔者认为独立学院的档案工作需要从四个“一”着手。

一套人马即要求配套人员提升本领。从一些高等学校成熟的档案工作中借鉴经验，部分档案工作的管理部门是独立的职能管理部门，有的是党政办公室的内设机构，有的是挂靠党政办公室的办事机构，主要提供查档阅档服务，负责档案编研。部分学校还设有专门的校史博物馆、专题展示馆，宣传部门、图书馆也承担了部分档案工作，主要用作展示。除了在管理部门内部加强业务培训，建设一支专业化、专家化的档案员队伍，独立学院还要增强全员档案意识，强化兼职档案员队伍建设。

一个理念即要求明确职能，聚焦主业。档案工作围绕学校中心工作，服务领导决策，服务广大师生，充分凝练、彰显学校办学历史和办学特色。

一套制度即要求完善制度，规范管理。档案工作除了遵循国家和省级档案法规、档案行业标准和《普通高校档案管理办法》，还必须建立并遵循校园管理制度。首先，对档案部门的性质、地位、管理体制、主要职能、工作网络、岗位职能、经费保障等方面进行具体规定。[6]其次，针对业务工作，形成包含科研项目档案管理、电子文件归档、纸质档案数字化技术规范、服务利用、归档范围及保管期限、鉴定销毁、库房管理、安全保密等的一系列规章制度。档案工作规章制度能够帮助解决实际工作中遇到的棘手问题，通过内部管控支持档案工作在校园土壤上健康有序开展。

一个体系即要求统抓统管，细分管理。由独立学院的档案管理部门牵头，对学校内部二级单位的档案工作实施统抓统管、形成体系。独立学院的档案工作要反映学校创建、变迁、发展、建设的历程。按照独立学院发展的一般路径，笔者认为档案基本可以分为党政、教管、学籍、师资、国际化、学生工作、基建、财务、人物、实物、声像等门类，再根据学校特色增减相关门类。

（二）以实用性建设作为保障

档案工作的管理对象大多是静态的，但是信息服务是一个动态的过程，是一个逐步优化、突出实效的过程。独立学院不但要遵循档案工作的规律，通过陈列、展览等常规的老办法，保持历史资源的原汁原味；也要善于转变档案工作思路，探索并发现新机制和新路径，拓展档案工作的广度和深度。因此，笔者提倡实用性建设，因为实用性建设能够确保档案工作有声有色，能够使档案在不同时代发光发热。实用性建设要强化对馆藏结构的专业化和个性化设计，完善馆藏内容，通过对各类档案资源的整合利用，提高信息服务的针对性与实效性。实用性建设要强化人才培养目标，档案工作要为培养创新应用型人才服务。实用性建设要强化档案工作的内涵建设，加强对档案资料的编研，通过对学校发展历程的研究，梳理学校发展的脉络，催生一系列教改研究成果，如独立学院人才培养目标更迭、应用型人才培养模式改革、人才培养方案的沿革与发展、独立学院深化转型发展举措、质量体系建设、现代职业教育人才培养等，有利于为独立学院的进一步发展厘清思路，从而进一步推动国家高等教育事业发展。

（三）以智能化建设作为提升

档案智能化建设有其内生动力，一是信息技术的普及推动了校园实施“无纸化教学”和“无纸化办公”；二是独立学院办学历程越来越长，办学规模越来越大，文书档案和声像档案的体量随之激增，调阅档案的人数也呈正相关上升趋势，会出现调阅困难、调阅不全面、调阅步骤烦琐等问题。充分融合现代化的信息技术手段使档案工作更智能、科学、高效是独立学院档案工作面临的必然选择和迫切需要。现阶段，独立学院在国家政策的指导下积极推进转设工作，新校园建设是一项应然举措，许多独立学院选择借助这个时间点基于大数据、云计算、物联网等现代信息技术，建设多网融合、万物互联、智能采集、数据集成、安防立体、管理可视、业务协同的智慧校园，为学校教育教学和管理运行提供智慧支撑与服务。智慧校园及基础平台建设成为校园建设的重要一环，这为档案工作智能化建设提供了良好契机。充分利用合适的前沿技术，如数据中台这一新技术，能够给校园安装一个“大脑”，加强数据之间的关联性，打破数据壁垒，起到数据集成的作用。这样做实现的功能之一是可以给每一位入校的学生描摹一张立体画像，准确地提供学生的学籍档案、试卷、学业成绩、奖惩情况等文书档案，以及军训照片、课堂表现、毕业照片等声像资料。档案智能化建设是以计算机网络建设为基础，以资源建设为核心，以纸质档案数字化为重点，以扩大档案信息资源开发利用为目标，[7]搭建网络化、数字化、泛载化、个性化的综合管理服务平台，实现信息资源的智能录入、查询、交换、分析，也可以呈现一个网上办事大厅，不但提高了档案工作效率，也提升了用户体验。档案智能化建设也包含善于运用学生青睐的信息资源接受方式，与学校新媒体官方平台打好“组合拳”，发挥校园网的宣传教育和服务功能。[8]

突出规范化、实用性、智能化建设，用档案记录学校改革发展的成果，用档案协同育人、立德树人，促进独立学院实现办人民满意的应用型本科教育的目标。

注释及参考文献：

[1]路正南，周西安，孙国.新形势下独立学院的发展历程及路径分析[J].教育与职业，2012（33）：26-28.

[2]倪慧敏，柯友良，黄文卿.高校評估档案管理规范化的探索[J].档案学研究，2006（5）：16-18.

[3]马玉杰.本科教学评估与高校档案管理工作研究[J].档案学研究，2006（6）：22-26.

[4]潘昕，李名家.高校档案服务校园文化建设的实践与思考——基于档案管理现代化的视角[J].华中农业大学学报（社会科学版），2013（2）：133-136.

[5]徐彦红.新时代做好高校档案编研工作探析——以首经贸档案编研工作为例[J].北京档案，2020（3）：39-40+46.

[6]朱忠新.推进高职院校档案馆建设的若干对策[J].浙江档案，2020（3）：62-63.

[7]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）：254-258+263.

[8]邬雪军.高校档案馆参与校园文化建设的思考[J].档案，2003（2）：40-41.

作者单位：江苏大学京江学院