谈智慧档案馆建设的认识误区及对策

2020-06-29李桦

北京档案 2020年6期

李桦

摘要：近年来，智慧档案馆建设成为业界热门话题，但由于起步较晚，进展不尽如人意。在智慧档案馆建设方面，目前仍存在不少认识误区，表现在顶层设计、系统定位、技术依赖、建设导向等方面。本文综合阐述了认识误区的具体内容，并提出了相应对策，以期对智慧档案馆建设提供些许启示与帮助。

关键词：智慧智慧档案馆建设认识误区对策

“智慧档案馆”（Smart Archives）是伴随“智慧地球”（Smart Planet）等概念，以智慧城市建设为背景，由档案专家提出的。根据牛津词典中较接近的解析，此处“智慧”（Smart）应理解为“人或物快速反应、聪明、智能地应对情况的能力”。因此，智慧档案馆的“智慧”可理解为在档案收集、保存、管理、利用等业务流程中，调动各种资源，支持用户的知识应用和生产性使用，智能满足用户需求的能力。

一、智慧档案馆建设概述

智慧档案馆作为一种全新的档案理念，是在智慧工程建设驱动下，运用大数据和人工智能等新兴技术，对实体或电子档案资源进行感知与挖掘，对“馆藏数字化、管理智能化”等功能进行提升和完善，形成多样化的智慧档案信息，为公众提供丰富、全面、及时的档案服务。

智慧档案馆充分依托新技术、新手段，以用户需求为导向，主动感知、分类挖掘、科学保管、智能利用、优化处理档案信息资源，实现各类档案资源与信息的整合、开发与共享，使得智慧档案馆中的各种要素和谐运行，档案信息资源和人力、资金等各要素达到有机融合，继而为用户提供高质量、高效率、人性化的服务。

智慧档案馆建设是时代发展的客观要求，是科技进步的新兴产物。在可预见的将来，决定档案事业发展的因素不再仅仅是普通的档案保管与利用，还包括借助新技术，最大限度提升档案资源整合与服务能力，使档案的价值取向从数据、信息和知识上升到智慧的高度，从而使档案馆功能实现质的“飞跃”。

二、智慧档案馆建设的认识误区

从众多文献中可以看出，智慧档案馆建设目前还处于初级阶段，研究相对浅显，定位相对模糊。比如，有些研究不加消化吸收地将“智慧”概念生搬硬套到档案馆上，甚至直接从起步较早的智慧图书馆“移植”而来，或者大谈特谈“RFID”等智能楼宇或物流通用技术在智慧档案馆建设中的应用，有喧宾夺主之嫌。智慧档案馆建设出现的认识偏差，主要有以下六个方面。

（一）“可以在一些城市试点”

国家层面总体设计、统筹规划和战略部署的缺失，使得一些地区按照自己的理解，自发开展智慧档案馆的前瞻性研究和探索，无论是在建设目标，还是在基础条件、内涵功能、构成要素等方面，都没有形成广泛共识，导致同类型同行业的档案数据标准不统一，信息资源无法共享，建設水平参差不齐，达不到预期目标和要求，制约档案馆与经济、社会协调发展。各地区各行业智慧档案馆建设的试点，在取得成功经验的同时，在理性投入、准确定位、合理规划等方面难免各行其道，极易导致资源浪费，还会加剧档案领域的信息孤岛现象。

（二）“主要依赖于技术手段”

谈到智慧档案馆建设，必然离不开“互联网技术”“云计算”“物联网”“大数据”“移动通信”等概念，有些文献资料主题虽涵盖了智慧档案馆的基础理论、信息服务、信息技术和资源建设等，但多聚焦于信息技术方面，对其他主题的研究相对薄弱，并且对将档案数据、信息上升到智慧高度关注有限。大多数学者对档案、档案馆（包括各种业务流程）的内在智慧更感兴趣，却不自觉地苛求软硬件系统的先进性，致使内在智慧一定程度上被忽略或轻视，不免让人担忧建成的智慧档案馆有名无实，无法改变档案供给侧与需求侧失衡的现状，或者说会进一步加剧信息孤岛现象。

（三）“类似数字档案馆建设”

对于数字档案馆与智慧档案馆的关系有两种认识：一是认为两者“同向发展”，即前者是基础，后者是必然结果；二是认为两者“并行并存、略有交叉”，即智慧档案馆重在感知技术，数字档案馆重在数据处理。就全国范围来看，在数字档案馆建设还没有取得全面胜利的今天，又出现了智慧档案馆这种全新的档案馆模式，且两者关系尚未明朗，无论对数字档案馆建设的继续推进，抑或对智慧档案馆建设的摸索探究都十分不利，因为它关系到智慧档案馆建设是必须另起炉灶，还是“弯道超车”。

（四）“档案数据就是大数据”

在档案数字化基础上，档案成为可以在服务器上储存、通过网络进行访问的数据，档案数据被深度挖掘。但是，档案“数据”与大数据是截然不同的两个概念，不少人对大数据在智慧档案馆建设中的角色定位存在认识偏差。档案本身是历史的记录和回溯，是历史的真凭实据，具有极高的凭证价值和情报价值，加之档案有一个法定封闭期，导致被人们广泛利用或发挥作用需要一定的时间，具有滞后性，而大数据的突出优势在于数据传输和接收的高速与实时。也就是说，智慧档案馆中储存的是经过鉴定筛选、时效性相对较弱的数据，与大数据的概念差别很大。

（五）“应纳入智慧城市框架”

在智慧城市背景下，智慧档案馆是档案馆信息化建设的更高阶段，这已经成为广泛共识。但是人们对智慧档案馆的认知和定位笼统、模糊，认为智慧档案馆建设要限定于智慧城市建设的框架内，并处理好与智慧城市建设其他重大工程项目的协同共生问题，在智慧城市建设中实现档案馆向“智慧”转型。那么，有一个疑问：离开智慧城市，智慧档案馆就不能存在吗？如果将智慧档案馆囿于智慧城市的范畴进行研究和分析，难免思路狭隘，形成错觉，影响对智慧档案馆建设的准确定位。

（六）“应以档案部门为主导”

有人认为，智慧档案馆建设应以档案用户或社会公众为主体，更多的观点认为，智慧档案馆建设应该从档案部门的角度出发，从管理手段、技术应用和人才队伍建设等软硬件方面做大做强，与智能楼宇、物联网、云计算、大数据技术交互融合，使之向智慧型转变。这种将档案部门和社会公众对立起来，以一方为主导的观点，就会不自觉地忽视另一方的地位和作用。

三、应对策略

各综合档案馆应充分认清智慧档案馆建设中的误区及产生的原因，并从根本上采取一定的措施，才能保证智慧档案馆建设步入规范、合理、正确的轨道。笔者结合部分文献资料和自己的理解，归纳总结出以下应对策略。

（一）确立总体规划和顶层设计

智慧档案馆的建设应该得到国家层面足够的政策支持和宏观指导，应以国家层面为起点，建立合理的组织领导机构，充分考虑我国档案管理体制地区和行业差异，通过全方位、多角度的战略架构和总体设计，确定智慧档案馆的指导原则、发展方向、基本格局和建设步骤，作为各级各类智慧档案馆建设的基本遵循和发展蓝图，构建涵盖全国范围的智慧档案馆网络体系，健全物理安全、网络安全、应用安全、数据安全等防护体系，确保智慧档案馆可持续发展，这是推动智慧档案馆建设的重中之重。

（二）筑牢技术为人服务的根基

在科技日新月异的今天，智慧档案馆建设没有理由拒绝信息技术的大显身手。但是，再先进的技术也是为人服务的，对新技术的膜拜有可能偏离档案工作的初心，顾此失彼，本末倒置。智慧档案馆建设应遵照档案馆的社会本质及发展规律，恪守档案馆基本职能和档案工作本质，以用户为中心，优化档案资源与智慧服务模式，在档案工作与信息技术之间找到一个平衡点或切入点，在确保档案馆根基和档案基本属性与功能的前提下，实现对信息技术的合理应用，增强档案资源的文化特质，使用户感受到智慧档案馆的人文关怀，体会到智慧档案馆的真正“智慧”。

（三）借鉴数字档案馆建设经验

数字档案馆主要是将馆藏资源进行信息化处理和加工，并进行统一、规范、安全的管理，可以为智慧档案馆提供真实有效的信息以及基本数据支撑。而智慧档案馆通过各种先进手段对数字档案进行开发，对档案馆实体、馆内设备和档案资源等进行智能管理，是智慧城市的有机组成部分，需要物联网、云计算、大数据等助阵。智慧档案馆进一步发展和完善了数字档案馆，并几乎拥有数字档案馆建设的全部先进技术，两者都是档案管理工作中的重要组成部分，智慧档案馆建设应充分借鉴数字档案馆建设的经验，少走数字档案馆建设的弯路。

（四）正确理解和运用大数据

随着云计算的到来，大数据被广泛关注，它的规模足够大，可以在获取、存储、分析等方面远超传统数据库范围的数据集合，有四个基本特征：海量数据规模、快速数据流转、多样数据类型和价值密度低。其核心是挖掘数据价值，进行数据分析，其战略意义不在于掌握庞大的数据信息，而是对有意义的数据进行专业化处理。因此，智慧档案馆在进行档案信息储存和运算、海量数据分析并处理相应问题时，虽然依托大数据、云计算，但归根结底此“大数据”与档案信息数据不是同一概念。比如，利用大数据可以推测用户意图和需求，减少检索资料的困惑，使用户体会到智慧档案馆的“智慧”所在。

（五）合理纳入智慧城市建设

智慧城市是一个涉及各行业的城市整体发展方式，它要求城市各要素全面互联、充分整合，而档案由于保密和安全等要求，需要进行权限设置。另外，当前我国档案的开放程度较低，再加上地域和行业限制，即便智慧档案馆建成后，也会有相当一部分档案无法被纳入到智慧城市体系中。因此，依托智慧城市建設智慧档案馆，要充分论证时机是否成熟，基础设施是否达到必要条件，是否与档案工作水平协调一致，要考虑不同数据的标准、不同平台的融合等技术问题，还要探究如何跨越智慧城市界限，在全国乃至全球范围解决馆际资源交互共享等问题，使智慧档案馆的“智慧”名实相副。

（六）正确理解由谁主导的问题

智慧档案馆的建设，以档案部门为主导，抑或以社会公众为主体，一定程度上决定着智慧档案馆是否能更好地实现其基本职能，强调档案部门的职责并不是对社会公众的遗忘，档案部门作为国家档案事业的建设者和主导者，由其主导智慧档案馆建设理所当然。以此为前提，在智慧档案馆建设时，应充分考虑、融入和满足社会公众需求，实现智慧档案馆的应有价值和功能，才是智慧档案馆建设的初衷。

四、结语

2017年初，围棋人工智能机器人“AlphaGo”完胜中日韩一流棋手60盘，震惊世界。笔者认为，智慧档案馆应该具备“AlphaGo”那样准确判断档案用户思维或意图的能力，未雨绸缪地提供不同层次、纷繁复杂的档案服务，满足各类用户的多样需求。当前，各地各行业智慧档案馆建设方兴未艾，如火如荼，决不能急于求成、一蹴而就，要依托国家宏观战略布局，纳入国家智慧战略体系，树立“以人为本”理念，深入把握智慧档案馆内涵，广泛吸纳智慧城市各建设项目的成功经验，凭借相关行业核心技术支持，推进智慧档案馆建设稳步发展。

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