海外核电工程信函档案管理的实践与探索

崔秀敏

摘要：信函档案是核电项目的一级档案类目，具有鲜明的特点和独特的管理要求。其中海外核电建设项目信函档案因为地域、基础条件等的限制，管理难度更大。本文结合笔者所在单位海外建设项目实践经验，对海外核电建设项目信函档案的管理进行分析，总结困难所在，并提出解决的方法。

关键词：海外建设项目 核电项目 信函档案管理

在国家能源局发布的核电项目档案分类标准中，信函档案是12个一级档案类目之一，代码为M。与竣工图等其他类型的档案比较，信函档案具有交换量大、交换内容庞杂、接口繁多、回查率較高等特点。

在核电建设项目中，存在大量的各类信息和文件的交换，为了保证交换信息的准确性和有效性，通常约定必须用信函的方式进行文档和信息的正式交换。核电的信函档案就是项目建设期间文档正式交换的记录，记录了项目建设期间各种信息的交换、意见讨论、决策过程和数据等重要信息。目前，国内核电建设项目普遍采用了“文函一体化”的管理方式，这种管理方式就是对需要交换的各类文函进行分类管理，对每种类别给予唯一的类型代码，以便分发和归档。“文函一体化”的管理方式如同条理清晰的经纬线，将核电建设项目交换的各类信息梳理得脉络分明，是信函档案前期控制的良好举措。

信函档案作为核电建设项目档案的一个重要组成部分，具有如下特点：一是因为建设周期长，信函档案产生的时间跨度往往在6～7年以上；二是信函档案内容复杂，因为核电站的建设往往涉及数十个专业、成千上万种材料，核电文档的专业性高；三是信函档案的回查率、利用率高。

与国内项目相比，海外核电建设项目的信函管理因为所处环境的差异等，面临着独特的挑战和困难，最常见的困难是确定信函的管理要素有哪些、如何进行编码和分类、如何确保能迅速流转等。针对这些问题，笔者单位在多年的实践中，总结了以下经验，使信函的管理能做到分类清晰、分发迅速、归档及时、查找便捷。

一、管理重细节，制度来规范

在信函档案管理中，笔者单位坚持用制度来管理、规范工作流程，在每个项目启动之初，就根据项目特点，及早编制好项目的信函管理制度，并对各个参建单位的信函管理提出明确要求，坚持从一开始就用制度使管理国际化、标准化、规范化。

笔者单位为项目编制的信函管理制度涵盖了信函全生命周期，包含信函的格式、签发、流转、催办、归档、借阅等每个细节，对操作步骤给出了明确的规定，努力使每个操作有据可依。以下就几个重要方面进行简要说明。

首先要明确信函的格式。项目信函的格式包含以下内容：项目名称、发件单位/发件人、收件单位/收件人、信函编码、发出时间、页码、是否需要回复、回复时间、紧急与否、标题、正文、附件、签发、抄送等。统一、完善、清晰的信函格式可以将各种要素清晰地展现出来，对信函的识别、接收、分发、归档、利用非常有利。

其次要明确各类信函签发的权限。项目发出的信函具有法律效力，所以对信函内容的审核和签发非常重要。笔者单位在编制信函的通信规则时，就确定好各类信函签发人的级别。例如，对外发出的信函，有权限的签发人一般是项目总经理、项目副总经理，以及经他们授权的代签人。涉及商务费用、工期等内容的信函，需要多个部门联合签署，并要求各个参建单位及时提交签发人名单进行备案，以此来保证信函的严肃性。

此外，笔者单位要求项目信函的传递必须按照规范渠道进行。虽然在紧急情况下可以通过口头进行信息传递，但传递的信息随后必须尽快用正式的信函进行确认。

二、巧用区段码，分类更清晰

在信函管理中，除了格式、签发、流转外，还要对信函的编码进行科学设计。

信函的编码可以被视为信函的身份证，是识别、分发、检索、追踪信函的重要工具，也是信函管理上的一个难点和要点。总体来说，目前我国核电项目信函的编码主要有以下几种方式：

三段式：发文单位代码-大流水码-收文单位代码

发文单位代码-区段流水码-收文单位代码

发文单位代码-收文单位代码-大流水码

四段式：发文单位代码-年度码-大流水码-收文单位代码

发文单位代码-年度码-区段流水码-收文单位代码

五段式：项目代码-发文单位代码-年度码-大流水码-收文单位代码

虽然目前各个海内外核电项目信函编码的方式并不完全一致，但总体来看，三段式中的“发文单位代码-区段流水码-收文单位代码”编码方式比较占主流。对于三段式信函编码举例如下，在某项目中，“ABCD-000001-AFGH”这个信函编码的含义为这是某项目ABCD单位递送给AFGH单位的第一封普通类型信函，而“ABCD-400098-AFGH”就代表着这是ABCD单位递送给AFGH单位的第98封设计变更类型的信函。

因为信函传递的内容非常繁杂，做好分类管理，对信函档案前期的分发、流转，后期的归档和查询都有重要意义。在三段式“发文单位代码-区段流水码-收文单位代码”中的第二位编码“区段流水码”就是信函的分类和流水码。笔者单位对信函的分类，主要根据信函传递的内容来确定。从传递的内容来说，信函可以分为普通类、发票类、工作令、变更类、审查类、文件传递类、纪要类等多种类型。在一个核电建设项目中，信函分类可达数十种，例如“000001-09999”区段通常用于普通信函的传递，“100000-139999”区段用于提交发票相关的函件，“400000-499999”区段用于设计变更类型函件的传递……笔者单位在信函档案的管理中，根据项目实际情况，对信函的分类和编码进行了科学设计，使得信函档案分类清晰，归档和查找方便。

同时，笔者单位在实践和研究中也发现，目前国内各个核电项目在信函的“区段流水码”编制和使用中存在区段分类不一致等问题。虽然各个项目可以自己定义区段码，但从促进我国海内外核电建设项目文档管理的标准化角度来看，如果今后能对信函区段流水码进行统一分类是一件非常好的事情。

对于信函是选择三段式编码，还是四段式、五段式，最重要的是要适合项目管理的实际。对海外核电建设项目来说，因为情况比较复杂，尤其不能照搬国内的习惯做法。

三、创新多举措，流转变顺畅

一封信函经过起草、编码、签发后，就进入质量检查环节。质量检查的内容包含格式是否正确、签发人是否有效、编審批是否齐全等。笔者单位的海外项目有大量的外文信函，对外文信函还要检查是否有翻译者的签字，在完成质量检查之后，信函就进入了流转环节。

信函的流转在国内项目中是比较顺畅的，但海外项目因为所在国网络等基础设施的限制，以及时差、多地办公、国内外接口繁多等实际情况，流转环节往往比国内项目复杂得多。以笔者单位某核电建设项目为例，因为当地网络条件有限，现场工作的项目部同事登录国内的网站时，存在打开时间长或网站无法打开等情况，使得每天大量信函的交换和管理非常不方便。为了保证信函能流转快捷，公司采取了灵活、创新的举措，顺利地完成了信函快速的流转，满足了施工需要。

一是帮助项目部在当地架设了局域网络，以方便项目部的日常工作，同时公司总部的文档部门主动承担了项目信函交换中转站的角色，负责接收和处理项目部发往国内的部分信函，相当于接办了前线信函管理人员的一部分工作，前后方的协作使得工作顺利进行。

二是对信函进行了分层级的管理。在海外建设项目中，建设高峰期交换的成千上万封各类信函如雪片般飞来，快速流转的压力很大。为了加快信函流转和处理速度，确保信函得到准确和快速的处理，笔者单位对信函进行了分级管理。

首先根据信函的发出层级将信函分为公司级信函和项目级信函。笔者单位总部编制了《公司通信的一般规则》等，对公司信函的级别，项目部与总部、各个项目部之间如何交换信函进行了规范。各个项目部参照此程序制定和发布项目级别的通信规则，并负责管理好项目层级的信函档案。

在公司级信函和项目级信函中，又根据信函是否外发，将信函分为内部信函与外部信函。外部信函是指公司各部门、各项目部与外单位的通信，通过正式信函的方式来进行，需要文档部门统一编号、收发、归档。公司各部门内部、项目部各部门之间流转的各类信函，被划分为内部信函。内部信函的管理相对简单，由各个部门根据程序自行编码，负责日常流转、管理与归档。

分类管理使得信函呈现出层次性，脉络分明，也减轻了文档部门信函管理的压力，加快了信函的审批、流转速度，同时减少了后期归档的压力。

综上所述，在海外核电项目信函管理中，笔者单位在借鉴国内做法的同时，在信函档案的要素、编码、流转、归档等方面根据项目实际情况进行创新性管理，确保了信函管理在满足项目建设需要的同时，也能满足档案管理要求。今天的经验和成绩是几代档案管理人员汗水与智慧的结晶，也是我们的宝贵财富。希望这些经验能助力我国海外建设项目信函档案管理的研究和实践，并对大家有所启迪。

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作者单位：中国中原对外工程有限公司信息文档部