《档号编制规则》（DA/T 13—94）的内容和修订建议

《档号编制规则》（DA/T 13—94）是20世纪90年代，由国家档案局档案工作标准化技术委员会提出的一项档案行业推荐标准。该标准的制定和实施对规范和推动我国档号编制工作的规范化和标准化，起到了非常重要的历史和现实作用。档号作为一种人工标识语言，其重要性不亚于分类检索语言和主题检索语言。本文将在介绍《档号编制规则》（以下简称“规则”）基本内容的基础上，探讨修订规则的建议。

一、规则的主要内容及评价

就整体结构而言，规则包括5章47条，其中一级条款26条，二级条款17条，三级条款4条。规则的内容构成包括：主题内容与适用范围、术语、档号编制原则、档号的结构、档号的编制方法及附加说明。

规则的第1章“主题内容与适用范围”，说明了规则的基本内容构成和适用范围。规则主要适用于档案馆（室）编制档号。

规则的第2章“术语”，对档号、全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、件号、页（张）号、代码等9个术语进行了定义。规则对档号的术语定义是：“档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。”这是一个两段式的术语定义，首先，该定义说明了档案的形成工作领域（档案馆、室的档案整理和管理工作）和主要表现形式（以字符形式赋予档案的一组代码）；其次，说明了档号的功能和作用（存取档案的标记、有统计监督作用）。这种两段式的术语定义，是规则编制者们对20世纪90年代我国档号编制工作实践经验的总结。不足之处就是在表述方面的严谨度还存在一定瑕疵。因为“整理”本身就是一种档案管理活动，所以不应把“整理”和“管理”两个词并列提出。另外，档号的功能除存取档案的标记、统计监督外，还有固化档案整理成果、维护档案文件之间的有机历史联系、辅助鉴定和组织档案内容信息等方面的功能。

规则对全宗号的术语定义是：“档案馆（室）给定每个全宗的代码。”这个术语从层级上看，应该是档号的下位术语，在标准的术语编码上，应作为二级术语来编码比较合适（其他的几个术语也存在类似的问题）。从定义角度来说，目前规则的定义仅仅说明了全宗号的编制主体——档案馆（室），并没有说明全宗号的其他主要特征。如全宗号的唯一性特征、全宗号的价值特征等。其实，全宗号是每个立档单位的全宗档案首次入馆时，负责接收该立档单位档案的档案馆在全宗名册上进行登记的过程中，给予该立档单位全宗的唯一规范性标识，而且是一成不变的。有时，为了使立档单位的全宗档案得到更好的管理，立档单位也可以事先与有移交档案关系的国家档案馆联系，获得一个预留的全宗编号。全宗号是有效识别各个立档单位档案的重要标识，也是开展馆藏档案统计和综合开发利用档案资源的重要标记。

规则对案卷目录号的术语定义是：“全宗内案卷所属目录的代码。”该术语定义基本上说明了案卷目录号的基本特征，但是也忽视了对同一全宗内案卷目录号的唯一性特征的揭示。可以说，案卷目录号是同一全宗内每一本案卷目录的唯一编码。

规则对类别号的术语定义是：“馆（室）藏档案类别的代码”。该术语定义不够明确，从逻辑上看，还存在同义反复问题。我们可以说，作为档号组成部分的“类别号”又称“馆（室）藏档案类别的代码”，但是不能将这一种称谓作为“类别号”的术语定义项来使用。在档案管理实践中，档案管理机构和有关人员需要对档案实体进行分门别类的序化管理，为此就需要编制档案实体分类方案（或称档案分类大纲），并对分类方案中的各级类目赋予对应的分类号。所以，规则中的“类别号”实际上是各个立档单位或国家档案馆根据各全宗档案实体分类方案，赋予的全宗内档案的分类编码。其编码的形制包括单纯号码制（全部用字母或阿拉伯数字来编制分类号）和混合号码制（将字母和阿拉伯数字分层结合起来编制分类号）两种。

规则对项目号的术语定义是：“产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。”这个术语定义也不够严谨。“项目号”实际上是各立档单位所承担的产品、工程、课题、设备等项目的代字或代号，而不是专门为档案编写的代字或代号。由于产品档案、工程档案、课题档案、设备档案等科技档案，都是围绕着产品、工程、课题、设备等项目形成的，具有很强的项目成套性特征，所以各个立档单位在整理这些科技档案的过程中，就很自然地将它们类聚在一起，并通过项目号（如产品代号、工程项目代号、课题代号、设备型号等）來加以区分。因此，项目号的术语定义应该是：档案所属项目的代字或代号（如产品代号、工程项目代号、课题代号、设备型号等）。

规则对案卷号的术语定义是：“案卷排列的顺序号。”案卷号是立档单位在对全宗内档案分类后，于每个终端类内对所组成的案卷进行排列后，给予每个案卷的唯一顺序编号。

规则对件号的术语定义是：“案卷内文件的顺序号。”在传统的立卷环境下，这个术语定义是比较准确的。但是，对件号的术语定义过程中，定义者也应强调同一个案卷内件号的唯一性特征。当下，由于一些立档单位的管理性档案或文书档案不再立卷了，而是以“件”为单位来管理，所以对“件号”的术语定义亦应有所调整。

规则对页（张）号的术语定义是：“案卷内文件每页（张）的顺序号。”该定义也没有注意强调同一个案卷内文件页（张）号的唯一性特征。另外，在目前情况下，标准修订和管理部门还应注意根据《归档文件整理规则》等推荐标准的变化情况，将以件为单位来整理的档案的“页（张）号”的编号要求考虑在内。

规则对代码的术语定义是：“一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。”该术语定义也需要强调代码的唯一性特征。此外，由于二位码和条形码在档案编码实践中的应用，其中有的编码是人、机都可以识读的，但有的编码却只能依赖机器才可以识别（如二维码），所以对“代码”的术语命名和术语定义都需要进一步斟酌。笔者建议将“代码”改为“档案计算机代码”，并将其定义修订为：一组唯一标识档案实体对象的，易于计算机识别和存取档案的条形码或二维码。随着“整理简化、检索深化”思想在档案管理实践中的应用，通过档案计算机代码的编码方式取代传统、繁琐的档号编制方法的趋势，必将得到越来越多立档单位和国家档案馆的认可。

规则的第3章“档号编制原则”，说明了档号编制应当遵循的五个原则，其中包括：唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则。这五个原则是我国档案管理学理论在实践中的具体应用。唯一性原则是指“档案馆（室）内档案档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象”。合理性原则是指“档号结构必须与馆藏的整理分类体系相适应”。稳定性原则是指“档号一经确定，一般不应随意改变”。扩充性原则是指“档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要”。简单性原则是指“档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率”。这些原则，落实到档案管理的实践中，就是要求相关单位和人员在编制档号的过程中做到“四个不重复”，即同一个档案馆内不应有重复的全宗号，同一个全宗内不能有重复的目录号，同一本案卷目录中不能有重复的案卷号，同一个案卷（类、项）中不能有重复的件号。诚然，编制档号还是一项非常严肃的科学性工作，档号不可“常变常新”，一经编定，就应保持长期的稳定性，否则就会因改变档号造成相关检索体系或检索工具的失灵等严重后果。目前一些单位和部门一味强调将“保管期限”代码编入档号，实际上就存在着这种风险。因为，人们对档案价值的鉴定不是一蹴而就的，而是需要多次反复才能完成的一项工作，因此档案的保管期限也会发生这样和那样的变化。

规则的第4章“档号的结构”，说明了档号编制的三种基本结构。第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号；第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号；第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张号）。这三种档号的结构，是对20世纪90年代中期我国档号编制实践经验的良好总结。第一种档号结构主要适用于党政机关的文书档案；第二种和第三种档号结构主要适用于企业和一些专业主管部门形成的专门业务档案。

规则的第5章“档号的编制方法”，说明了档号各个组成部门的具体编号方式和相关要求。全宗号的编制方法是：用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如用Z、X、J分别标识中华人民共和国建国后档案全宗、新民主主义革命历史档案全宗、旧政权历史档案全宗。目前规则对此没有做统一规定，可以说是一个缺憾。

全宗号的具体编制要求是：全宗属类的各个全宗按排列次序流水编号；在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。

案卷目录号的编制方法是以三位阿拉伯数字标识（如第一本案卷目录的编号就是001，第二本案卷目录的编号就是002，以后依次类推就可以了）。编号的具体方法和要求是：案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号；每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号；在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。

类别号的编制方法是：由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识，不同级位的类别之间可用间隔符分开。不产生误解时，可省略間隔符。类别号的编制要求是：类别号一般不应超过三级，在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。

项目号的编制方法是：引用有关管理部门编制的项目代号。案卷号的编制方法是：用三位阿拉伯数字标识；目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号；每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两个以上（含两个）案卷目录时应合并为一个目录号或目录分编相应数目的案卷流水号。

件号的编制方法和要求是：不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号；件号用阿拉伯数字标识；卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号；件号前必须同时列写案卷号及其以前各号。页（张）号的编制方法和要求是：页（张）号用阿拉伯数字标识，卷内文件各（页）张按排列次序流水编号，不应有空号。

二、修订规则的建议及相关说明

（一）修订档号的术语定义应充分考虑档号的形成过程和功能意义

鉴于目前人们对档案馆和档案室的理解问题，对“档案馆（室）”这一“种差”的修订方式不外乎两种。其一，删除。这种修订的好处是各单位在编制档号时不必纠结谁来编的问题。其二，细化。即把“档案馆（室）”的描述更加具体，如立档单位及其内部组织机构的档案部门和国家档案馆（综合档案馆和专门档案馆）。档号从本质上讲是一种人工标识语言。从功能意义上分析，档号的基本含义是：

1.档号是表征立档单位和国家档案馆所管理档案的整理体系，反映与固定全宗内档案文件或其基本保管单位（案卷）的整理和保管特征的一组代码。

2.档号是以档案整理的基本单元——归档文件（档案文件）或案卷为实体对象编制的。

3.档号是因其唯一性特征而成为具有指代作用的固定代码。

4.档号具有对档案实体存取的标记功能。

5.对档案的整理、统计、检索和提供利用以及库房日常管理等活动，档号都是重要的管理工具。如人们可利用档号对立档单位的档案工作进行统计监督和审查等。

6.档号是对电子档案和数字化档案副本命名的依据。

因此，档号可以定义为：档号是在档案的整理和保存活动中编制的，以字符形式赋予档案的基本保管单位（案卷案或文件）的一组固定的、具有标识、指代和存取功能的代码。

（二）修订规则应对档号编制的依据进行全面系统的梳理和分析

编制档号不是一种随意的行为，而是应遵循相关的规范要求和标准，结合立档单位的档案管理实际需要，才能合理合规完成的一项业务工作。编制档号的主要依据包括：

1.各级党和国家机关、人民团体的档号编制依据。各级党和国家机关、人民团体（以下统称“机关”）在编制档号时，主要的规范依据包括《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）、《归档文件整理规则》（DA/ T 22）、《数字档案室建设指南》（国家档案局2014年发布），等等。

（1）《机关档案管理规定》提出的档号编制要求。2019年1月1日开始实施的《机关档案管理规定》第三十三条规定：“机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。档号结构应当符合《档号编制规则》（DA/T 13）、《归档文件整理规则》（DA/ T 22）和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。”

（2）《归档文件整理规则》（DA/T 22）提出的档号编制要求。该行业推荐标准对机关归档文件的档号的概念、编制原则、结构、编制要求和方法等都提出了具体的要求。具体内容包括：

档号的概念：是“在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。”

档号的编制原则：归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

档号的编制要求和编制方法：1）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。2）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

（3）《数字档案室建设指南》提出的档号编制要求。《数字档案室建设指南》的5.2“数字档案资源命名规则”要求：应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案资源命名的，若以卷为单位整理，按《档号编制规则》（DA/T 13）编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号·子件号”结构。具体编制要求和编制方法是：1）全宗号：用四位代码标识，按照《档号编制规则》（DA/T 13）编制。2）档案门类代码·年度：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS”“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注項加以说明。3）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年的，分别以代码“Y”“D30”“D10”标识。采用其他保管期限的，也应使用其相应缩写代码。4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS”标识。未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。5）件号·子件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。子件号是指件内单份文件排列的顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。不需要编制子件号的，子件号可以省略。如有需要，可以在件号·子件号之后编制下位代码，比如页（张）号等。

2.企业单位的档案号编制依据。各企业（公司）在编制档号时，主要的规范依据包括《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）、《企业数字档案馆（室）建设指南》（国家档案局2017年9月1日发布）等。

（1）《企业档案工作规范》提出的企业档号编制要求。国家档案局2009年11月2日发布了《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）。它规定了档号的一般编制要求、原则、结构等。该规范要求：企业应根据分类方案和排列顺序编制档号。档号应指代单一，具有唯一性。档号编制方法见《档号编制规则》（DA/T 13）。档号可采用“[全宗号]分类号（或项目代号或目录号）-案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[ ]表示可选）结构。全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。

（2）《科学技术档案案卷构成的一般要求》提出的企业档号编制要求。《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）对科技档案号的概念、结构组成等，提出了要求。该标准规定：档号是“以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码”。档号，由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。其中各部分的编制要求是：1）全宗号，需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定；2）分类号，应根据本单位分类方案设定的类别号确定；3）项目代号，由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；4）目录号，填写目录编号；5）案卷号，应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

（3）《企业数字档案馆（室）建设指南》提出的企业档号编制要求。《企业数字档案馆（室）建设指南》提出的企业档案编号要求是：“依据档号编制规则形成档号，所形成档号唯一、简明、合理、稳定、可扩充。”

这些档号的编制依据，有关部门在组织修订规则时，都应做进一步梳理和研究。

3.其他编制档号的依据。我国各主管机关会同国家档案局或单独制定了相应档案的档号编制规范，各相关立档单位在档案整理实践中，应遵循这些特殊的规范要求。例如，照片档案的档案号可依据《照片档案管理规范》（GB/T 11821）的要求执行。高等学校档案的档号编制可依据2008年9月1日起施行的教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）的要求实行。会计档案的档号编制可依据《会计档案管理办法》执行。

（三）修订规则应对档号的编制原则进一步加以明确

规则目前规定的编制档号需要遵循的原则，表述的线条尚显粗放。建议在修订时，将档号的编制原则做如下修订：

第一，将“唯一性原则”修订为：档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。具体地说，在一个立档单位和国家档案馆内不能有重复的全宗号，在一个全宗内不能有重复的案卷目录号或类别号、项目号，在一本案卷目录或一个类别中不能有重复的案卷号，在一个案卷或一个终端类中不能有重复的页号（张）号或件号。

第二，将“合理性原则”修订为：档号结构必须与库藏档案的整理分类体系相适应。档号应保持完整，不能随意减少某种代码；档号最末的代码（页号、张号、件号）的选择应从档案的实际情况出发；按流水顺序编号时不应有空号；档号应留有适当的递增容量，已备不断补充档案的需要。

第三，将“稳定性原则”修订为：档号一经确定，一般不应随意改变。这一原则要求，除非十分必要，不应在档号中增加主观的、可变的编码成分。对必须改变的档号，应在卷皮、卷盒、所有相关检索工具和档案数据库中做出相应的更改；对用档号命名的电子档案或数字化档案副本的相应编码也要做出相应的更改，要严格保持档号在实体存放处与检索工具上的一致性。改变档号时，还应注明原来的档号。

第四，将“简单性原则”修订为：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

（四）修订规则应对档号的结构与编制方法进行分对象说明

1.文书档案的档号结构和编制方法。

（1）以案卷形式整理的文书档案档号的结构和编制方法。建议保留规则目前的规定。案卷档号的结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。注意：不同的国家档案对馆藏档案的全宗编号可以重复，在进行档案目录信息和数字化档案资源交流或整合的过程中，可以通过档案馆代码来加以区分，故此不会造成混淆。《编制全国档案馆名称代码实施细则》（国档发〔1987〕4号），经2011年1月28日国家档案局局务会议审议，属于继续有效的规范性文件。例如，湖北省档案馆的代码为442001，武汉市档案馆的代码为442002，武汉市江岸区档案馆的代码为442003，湖北省黄石市档案馆的代码为442030等。

（2）以“件”的形式整理的文书档案档号的结构和编制方法。档号不能等同于归档章上的所有编目项目。在归档章上会出现保管期限，一方面是为了固定档案价值鉴定的成果，另一方面是为了方便期满档案文件鉴定工作的开展。如果将“保管期限”编入档号，是违背前述档号编制的“稳定性规则”要求的，即将一种主观性较大的认识成果置入了档号。从长远来看，会造成管理工作量的增加和管理成本的提高。随着档案部门元数据管理能力的不断提高，这种做法就更失去了其存在的意义。

以件为单位整理的档号结构：全宗号-门类代码·年度-机构（问题）代码-件号·子件号或全宗号-分类号·年度-件号·子件号。其中门类代码应为可选项。

2.企业档案的档号结构和编制方法。T 13推荐的科技档案档号的结构实际上有两种形制，即“全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号”和“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”。《企业档案管理工作规范》（DA/T 42—2009）推荐的企业档案档号的格式为“[全宗号]分类号（或项目代号或目录号）—案卷号（或件号或盘、盒、张号）”（[ ]表示可选）结构。全宗号由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。基于此，建议企业应根据职能分工的情况，结合档案管理的实际需要，编制本企业的统一档案分类方案。通过这种统一的档案分类方案，使企业的档案都可以获得相对稳定的分类代码标识（分类号）。基于企业统一档案分类方案的企业档案的档号基本结构和编制方法，建议采用以下编制方法：

企业档案的档号基本结构是由全宗号、档案分类号、对象特征码、案卷号（或件号）等四段编码组成。企业的档案号可采用英文字母和阿拉伯数字混合编码制。档号中左边为上位代码、右边为下位代码、四段代码之间用“-”（短横线）分隔。

全宗号：可采用公司的英文或汉语拼音名称的缩写，表示公司档案的全宗号。如：HUAWEI、WANKE、HLONG、CEDB、BJJY等。

档案分类号：一级类的代码采用英文字母表示，为避免混淆，档案分类编码中的部门代码和分类号编码禁止使用英文字母I、O、U、V。二级类的代码用阿拉伯数字表示，为保证编码的可扩展性，采用双位法编制，即用11、12、13……19，21、22、23……29……91、92、93……99来依次标识各一级中的二级类，禁用00～09，10、20……90等阿拉伯数字。三级类代码采用一位阿拉伯数字标识，即采用0-9等十个阿拉伯数字表示；如果三级类的数量较多，也可以采用“双位法”或“八分法”编制。档案分类号应从档案分类主表中获取。企业各部门如需要增加三级分类代码，可在相应的二级类目代码下细分。

档案分类号的编码应力求简短明了，便于检索利用，并能适用档案类别扩充的需要。档案分类号的编码结构和方法一经确定，原则上不应更改。

对象特征码：采用N个阿拉伯数字或字母表示，企业各部门可以根据所形成档案的稳定性对象特征（如文书档案的“年度”和“部门”特征，基建工程档案可将“工程项目号”“国别与地区”“工程阶段”“工程专业”“部门”特征，设备档案的“型号”特征；合同档案的“合同号”特征，员工业绩档案的“职工代码”特征，贸易项目档案和招标档案的“项目代号”特征，以及各种门类档案的“载体类型”特征等），确定对象特征码，并将其区分必要的对象特征码和可选的对象特征码两种。不同的对象特征码之间用“·”分隔。企业档案的对象特征码可包括（各企业可以根据实际需要加以确定）：1）工程项目代码——工程项目代号；2）项目阶段号（工程运作阶段的代码标识）；3）工程专业代码（结构、供水、供电、供暖等）；4）设备代码——设备型号；5）年度——公历纪年法；6）业务活动项目代码——贸易项目代码和招标项目代码；7）合同代码——公司标准合同编号；8）员工代码——公司职工代码；9）采购订单号——标准采购订单编号；10）报关单号——标准报关单编号；11）文件载体类型代码；12）各部门代码；13）世界各国和地区名称代码（GB/T 2659—2000）；14）中华人民共和国行政区划代码（GB/T 2260—2002）；15）其他特征代码等。

案卷号：即案卷顺序号，一般采用三位阿拉伯数字表示，从001到999。特殊情况依事先确定的规则处置。

件号：公司的文书档案和实物应以“件”为单位整理并编“件号”，采用四位阿拉伯数字表示，即用0001- 9999标识。

此外，对特殊载体的档案和专门档案的档号编制结构方法，有关部门在修订规则时，也应注意在调查研究的基础上，做出相应的规定。

参考文献：

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[4]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学（第4版）[M].北京：中国人民大学出版社，2015.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院