关于办公室文秘综合管理工作的几点思考

张伟伟

摘要：办公室文秘主要负责的是文职工作，需要具备拟定相关公文、灵活使用office办公软件并具有较好的写作能力帮助企业解决杂碎的事情，不仅可以推动企业的发展，也可以增强企业内部的协调性。本文将通过介绍文秘的工作内容，并做好各方面的管理工作，从而提高文秘的管理水平。

关键词：办公室文秘;综合管理工作;思考

由于企业管理的过程较为复杂，各部门在协调工作中也无法提高他们的协调能力，如信息的传达等，这些事情需要安排专员负责，从而提高企业的协调性。由于相关项目的负责人在处理这些繁琐的事情中无法抽出更多的时间解决这些小事，需要设立文秘职务帮助企业解决繁琐的小事，从而提高企业的效率。倘若文秘的管理水平有限，就很容易将企业的工作搞得一团糟，严重的会影响企业的项目谈判等工作，使企业遭受到更大的风险。因此，提高办公室文秘所具备的技能水平，并根据企业的要求来解决这些工作问题，从而提高企业工作质量。

1 办公室文秘的综合管理工作

1.1 明确工作原则

首先，办公室文秘需要具备一定的职业道德，在实际的工作中也不能出现玩忽职守的情况出现，需要保持认真严谨的态度对待自己的工作。另外，文秘在处理任务的工作中也不能对某些工作或某些人产生偏见，倘若他们在工作中带上了有色眼镜，很容易影响工作效率和质量，最终会影响企业的成绩。最后，只有提高他们的职业道德和专业水平，并通过不断地对他们进行培训，使他们可以学习到先进的管理经验，从而提高他们管理工作的质量。

1.2 明确工作内容

文秘的工作内容是跟随企业而变化的，需要随着企业的不断发展并提高文秘的工作水平来适应企业的发展节奏，同时也能够及时的应对各种各样的问题。因此，文秘需要主动学习先进的管理技术从而促进企业发展，并在工作中注意工作的细节，避免因马虎而造成企业的经济损失的情况出现，也要具备严谨的工作态度，对工作的细节要准确把握，从而提高工作质量。由于文秘的工作较为繁琐，一项工作的完成可能需要多个部门之间的协调配合，需要文秘认真的对待本职工作。另外，在举办活动时也需要文秘提前规划活动的内容，从而为活动有条不紊的开展提供保障。在活动开展的过程中所遇到的问题也要及时的整理和反馈，同时也需要具备一定的预防能力，从而保障活動的顺利开展。例如，倘若企业领导需要外出开会，首先需要文秘将开会的流程进行总结并上报给企业领导，也需要为企业领导拟定一份公文，并规划前往开会地点的路线，以防止因天气变化、交通堵塞等情况影响开会进度。因此，文秘需要具备较强的专业能力，在面对突发的事情时要做到冷静分析，并按照事情的重要程度进行排列，将重要性较高的事件排列在前面，从而提高工作效率。

2 提高办公室文秘综合管理工作质量的具体策略

2.1 加强办公室文秘的培训教育

随着信息技术的不断普及，文秘在工作过程中需要借助相关信息技术来完成，例如office办公软件等，掌握这些办公软件的使用技能不仅可以有效提高文秘工作的效率，也可以避免一些人为错误的出现。因此，一个合格的文秘需要具备较强的专业能力，不仅需要掌握一定的计算机操作技术，也需要熟练的掌握各项文件的书写格式，并将公司的规章制度铭记于心，从而提高自身的工作素养。由于部分文秘缺乏远见的目光，他们在日常工作中仅仅是完成本质的工作，而并不注重学习先进的综合管理工作的经验，也就无法有效提高他们的工作效率。因此，相关负责人要具备一定的远见，需要通过培训从而培养文秘的责任心与工作积极性，只有当他们真正的对本职工作充满了兴趣以后，才能够产生团队的奉献精神，为提高文秘的工作素养有很大帮助。因此，企业要重视文秘的培训工作，可以定期的请一些优秀培训老师来对文秘进行培训，并通过指点文秘工作中存在的问题，从而提高文秘的工作质量。最后，要通过考核的机制对文秘的工作态度和工作质量进行考核，使文秘可以通过考核加强自身的忧患意识，帮助他们弥补自身的不足。

2.2 完善企业奖惩制度

完善企业的奖惩制度是非常重要的，在文秘进行连续工作以后很容易产生疲惫感，对培养他们的奋斗精神有很大阻碍。因此。通过设立奖惩制度不仅可以提高文秘的竞争精神，也可以提高他们的工作效率。在奖惩制度中，相关负责不能出现舞弊的现象，只有指定公平合理的奖惩制度才可以让企业成员信服和遵守。每当一个考核周期结束以后，利用奖惩制度可以对成绩落后的文秘进行惩罚，使他们可以汲取落后的教训，对表现优异的文秘可以进行适当奖励，以提高他们的工作动力，从而利用奖惩制度来推动企业的发展。

2.3 提高办公室文秘的办事效率

提高办公室文秘的办事效率使他们在处理工作任务中可以更加的得心应手，也可以有效推动企业的发展。在实际的工作中，由于许多工作需要各部门之间的配合才能完成，需要办公室文秘需要具备高效的办事效率才能有效地串联起每个部门之间的工作，倘若文秘在进行工作时由于他们的办事效率较低，很容易影响某项工作的进度。另外，部分文秘在工作中也会存在敷衍了事的态度，这种态度只会导致工作质量降低。例如，企业领导开会前需要文秘拟定一份发言稿，倘若文秘的专业水平较低，就难以提高发言稿质量，使企业领导无法在发言中准确表达自己的意思，最终会影响开会的质量。因此，文秘需要不断的学习来增强办事能力，也需要提高自身的专业技术水平和信息技术的运用能力，从而提高自己的办事效率。

2.4 制定全面的工作计划

由于文秘的工作内容是繁琐的，许多工作也具有较强的独立性，使文秘在处理这些工作中需要制定全面的工作计划，并根据这些工作的紧急性进行划分，从而提高工作的效率。制定全面的工作计划也可以将文秘的工作时间进行合理划分，不仅可以有效的利用工作时间，也可以提高工作质量。另外，文秘要分析每种工作内容的价值，在处理工作时需要优先处理最重要的工作，同时也不能夹杂着私人情感，需要通过自身努力帮助企业发展。

3结语

提高办公室文秘的综合管理工作效率，需要企业负责人注重提高文秘的素质水平，不仅需要定期的对文秘进行培训，也需要完善企业内部制度，从而推动企业发展。

参考文献：

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[2]叶晓斌.高校办公室文秘人员素质与能力的提升方法分析[J].办公室业务，2017（10）：60.

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